Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

La règlementation impose la présence d'un certains nombre de mentions obligatoires pour qu'une facture constitue une pièce justificative en comptabilité.

Récapitulatif des mentions obligatoires d'une facture

Mentions obligatoires générales sur une facture

1 Nom et adresse du vendeur et du client (dont siège social) et adresse de facturation s'il est différent
2 Forme juridique du vendeur et montant de son capital social
3 N° d'inscription au RCS ou au Répertoire des métiers
4 Si différente de la date d'établissement de la facture, date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services, ou la date à laquelle est versé l'acompte.
5 Numéro de la facture et numéro de bon de commande(s'il en a été établi un)
6 Numéro d'identification à la TVA du vendeur
7 Lieu de facturation
8 Pour chaque produit ou service vendu, quantité, dénomination, prix unitaire HT et taux de TVA applicable
9 Taux des pénalités de retard exigibles en cas de retard de paiement
10 Montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
11 Montant de TVA à payer et total de la TVA correspondante, par taux d'imposition
12 Date à laquelle le règlement doit intervenir

Mentions obligatoires supplémentaires pour les factures adressées à un professionnel

1 Date ou délai de paiement. Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé ou, en l'absence d'escompte, mentionner sur la facture " Escompte pour paiement anticipé : néant "
2 Taux des pénalités de retard
3 Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 €

Mentions obligatoires complémentaires sur les factures

1 Si nécessaire, l'état de liquidation de la société
2 Si nécessaire, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire
3 En cas de bénéfice d'un CAPE, la dénomination de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro unique d'identification
4 Si nécessaire, la qualité de franchisé de la société
5 Si nécessaire, que la société est membre d'un centre de gestion agréé : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté »
5 Si nécessaire, modalités particulières d'acquittement de la TVA : TVA sur les débits, TVA d'après les livraisons
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  • En cas de franchise de TVA : " TVA non applicable, art. 293 B du CGI ",
  • En cas d'exonération de TVA : " TVA exonérée, article 262 ter 1 du CGI" ,
  • En cas de bénéfice du régime d'auto-liquidation : " Régime d'auto-liquidation, article 283-1 du CGI ",
  • En cas de bénéfice du régime de la marge bénéficiaire : " Régime de la marge, article 297A du CGI ".
8 Le numéro d'identification à la TVA du vendeur et de son client, lorsque c'est ce dernier qui est redevable de la TVA en application des alinéas 1 et 2 de l'article 283 du CGI
9 Le numéro individuel d'identification, le nom complet et l'adresse du représentant fiscal
10 En cas de transmission de la facture par voie électronique, sa date d'émission
11 Si une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale), mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité, les coordonnées de l'assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie

Comment rédiger les mentions obligatoires d'une facture ?

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification de la facture

Les factures doivent en principe être émises dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Chaque facture doit être numérotée et datée, la numérotation devant être effectué chronologiquement.

Un différé de facturation reste possible s'il ne dépasse pas quelques jours ou dans certaines situations particulières, notamment lorsque les opérations, effectuées régulièrement, sont de faibles montants et que le vendeur, en accord avec son client, décide de n'émettre qu'une facture pour une période donnée ou lorsqu'un élément de facturation n'est pas encore connu au moment de la livraison, de l'enlèvement des produits ou en fin d'exécution de la prestation de services.

Dans cette seconde hypothèse, un bon de livraison doit être établi en double exemplaire, être numéroté et comporter les éléments connus de la facture.

Depuis le 1er octobre 2019, il faut ajouter au numéro de facture le numéro de bon de commande, lorsqu'il en a été émis un.

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification du vendeur/prestataire

Les factures doivent indiquer le nom ou la raison sociale ainsi que l'adresse du vendeur. Si le vendeur est une société, la forme sociale et le montant du capital doivent également y figurer.

Enfin doivent être mentionnés le numéro SIREN à 9 chiffres, la mention RCS suivie de la ville où se trouve le Greffe où l'entreprise est immatriculée ainsi que le cas échéant la qualité de locataire-gérant.

Le numéro SIRET et le code d'activité (NAF) ne sont pas obligatoires.

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification de l'acheteur

Le nom ou la dénomination sociale ainsi que l'adresse de l'acheteur doivent figurer sur la facture.élivrée en principe au siège social, mais peut-être délivrée à un établissement secondaire, à la condition que la dénomination corresponde exactement à celle de l’entreprise cliente.

La facture doit en principe être adressée au siège social de la société, mais elle peut être délivrée à un établissement secondaire, si sa dénomination correspond exactement à celle de l’entreprise cliente.

A noter : la seule mention de l’établissement secondaire n'est pas suffisante. En effet, l’établissement secondaire n’ayant pas la personnalité juridique, c’est bien la société identifiée par sa dénomination sociale qui doit être facturée.

Depuis le 1er octobre 2019, il faut mentionner à la fois l'adresse de facturation et l'adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes.

Mentions obligatoires d'une facture : la date de l'opération

La facture doit mentionner la date de la vente ou de la prestation de services.

La date de la vente ou de la prestation doit coïncider avec celle d'établissement de la facture sauf dans les cas de différé de facturation ou en cas d'exécution fractionnée d'une prestation.

Mentions obligatoires d'une facture : la dénomination et la quantité vendue

La dénomination précise des produits ou marchandises vendus ou des services rendus doit figurer sur la facture.

Elle doit permettre d'identifier de manière précise le produit ou la prestation, ce qui nécessite, en cas d'emploi de termes génériques, de les faire suivre de références.

Les factures doivent également mentionner la quantité des produits vendus ou des services rendus exprimée soit en unité de produits ou services, soit en poids, soit en volume ou taux horaire.

Mentions obligatoires d'une facture : le prix HT des produits et services

Le prix HT ne doit pas tenir compte des éventuelles réductions accordées.

Mentions obligatoires d'une facture : mentions relatives à la TVA

Le taux et le montant de la TVA doivent figurer sur la facture sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €.

Les entreprises bénéficiant d'un régime spécifique de TVA ou d'une exonération doivent ajouter une mention sur leurs factures :

  • pour les entreprises ayant opté pour la TVA sur les débits : « TVA exigible d'après les débits »,
  • pour les entreprises relevant de la franchise en base de TVA : « TVA non applicable article 293 B du CGI »,
  • pour les livraisons intracommunautaires de biens, la mention « Exonération de TVA, art.262 ter I du CGI »),
  • pour les exportations : « Exonération article 262-1 du CGI »,
  • pour les ventes de biens réalisées en autoliquidation au profit d'entreprises ressortissantes d'autres états membres de l'Union européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du Code général des impôts et autoliquidation »,
  • pour les prestations de services réalisées au profit d'entreprises ressortissantes d'autres États membres de l’Union européenne : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts »
  • en cas de sous-traitance dans le secteur du bâtiment : « TVA due par le preneur assujetti ; autoliquidation en application de l’article 242 nonies A, I-13° de l’annexe II au CGI ».
  • pour l'entreprise qui bénéficie du régime de la TVA sur la marge : Régime particulier-Biens d'occasion, Régime particulier-Objets d'art, Régime particulier-Objets de collection et d'antiquité,
  • pour la location de terrains non aménagés et de locaux nus (sauf option pour les locaux professionnels) : « Exonération article 261 D, 2 E du CGI »,
  • pour les refacturations de frais exonérés de TVA : « Remboursement exonéré de TVA article 267 II 2e du CGI »,
  • pour les sociétés concernées par l'application du régime particulier des agences de voyage : Régime particulier-Agences de voyages,
  • pour l'application du régime de la marge sur les acquisitions intracommunautaires : « Article 256 bis I 2e bis du CGI »,
  • pour les opérations triangulaires : « Exonération de TVA, article 141 de la directive 2006/112/CE ».

Mentions obligatoires d'une facture : la date de règlement

La facture doit mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir.

La date doit être indiquée par la mention du quantième du jour, du mois et de l'année. En cas de paiement le jour même de la livraison, il est possible de faire figurer la mention "paiement comptant".

Mentions obligatoires d'une facture : le taux des pénalités de retard

Toutes les factures adressées à des professionnels doivent comporter une mention relative à l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (article L 441-3 du Code de commerce). Cette indemnité forfaitaire s'élève à 40 euros.

La facture doit également indiquer le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. Ces pénalités ne sont dues que par les clients professionnels.

Mentions obligatoires d'une facture : cas particuliers

Dans certaines professions, des références complémentaires sont imposées :

  • Une entreprise de sécurité doit mentionner son numéro d'autorisation administrative, préciser qu'elle est une entreprise privée et rappeler les termes de l'article 8 de la loi 83-629 du 12 juillet 1983.
  • Les entreprises de travail temporaire, les agences immobilières sont également tenues d'apposer des mentions particulières sur leurs factures.
  • Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire, ce qui est le cas pour les professionnels du bâtiment, doivent mentionner sur leurs factures l'assurance souscrite au titre de leur activité, les coordonnées de l'assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

En cas d'adhésion à un Centre de gestion agréé, il est obligatoire, pour bénéficier de l'abattement fiscal, d'indiquer que l'on accepte le paiement par chèque.

Quelles sont les sanctions encourues en cas d'omission d'une mention obligatoire ?

Une facture conforme :

  • constitue un élément de preuve de support pour valider la comptabilisation d'une charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable,
  • permet d'exercer le droit à déduction de la TVA pour le montant qui y est mentionné.

Une entreprise qui délivre des factures ne comportant pas toutes les mentions obligatoires encourt :

  • une amende forfaitaire pouvant aller jusqu'à 75 000 € (375 000 € voire 750 000 € en cas de récidive dans les 2 ans de la première sanctions),
  • ainsi qu'une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

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