Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Une facture doit comporter diverses mentions obligatoires, sous peine d'amende. De nouvelles mentions sont obligatoires depuis le 1er octobre 2019.

Les mentions obligatoires à insérer sur les factures

Les mentions obligatoires à insérer dans toutes les factures

Toutes les factures, qu'elles soient adressées à un particulier ou à un professionnel doivent au minimum comporter les mentions suivantes :

  • Date de l'émission de la facture
  • Date de la vente ou de la prestation de services
  • Numéro de la facture
  • Numéro de bon de commande (s'il en a été établi un)
  • Identité du vendeur / du prestataire :
    - Nom et prénom (entrepreneur individuel) / Dénomination sociale + numéro Siren ou Siret (société)
    - Numéro d'immatriculation au RCS ou au RM
    - Adresse du siège social (et nom de l'établissement)
    - Forme juridique et montant du capital social (société)
  • Identité de l'acheteur :
    - Nom (particulier ou entrepreneur individuel) / Dénomination sociale (société)
    - Adresse du siège social d'une entreprise ou du domicile d'un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
    - Adresse de facturation (si différente du siège social)
  • Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation) et sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €
  • Désignation du produit ou de la prestation :
    - Biens : nature, marque, référence des produits
    - Services : matériaux fournis et la main-d'œuvre
  • Décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation et produit fourni (facultatif si devis accepté)
  • Détail du montant à payer :
    - prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
    - majoration du prix : frais de transport, frais d'emballage, frais de mise en service...
    - taux de TVA applicable à chaque opération + montant total de TVA correspondant
    - rabais, ristourne, ou remise
    - somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

A noter : la mention " Facture " n'est pas obligatoire.

Les mentions obligatoires à ajouter dans certains cas sur les factures

Lorsque l'entreprise se trouve dans une situation particulière ou que la facture concerne certains biens ou services, des mentions supplémentaires doivent être ajoutées :

  • Si le vendeur / prestataire est membre d'un CGA ou d'une AGA : la mention " Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté "
  • Si le vendeur / prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA : la mention " TVA non applicable, art. 293 B du CGI " + facture HT
  • Si le vendeur / prestataire bénéficie d'une exonération de TVA : la référence à l'article du Code général des impôts ou de la directive 2006/112/CE qui fonde l'exonération de TVA
  • Si le vendeur / prestataire est en liquidation amiable ou judiciaire : la mention " Société en liquidation " + nom du ou des liquidateurs
  • Si le vendeur / prestataire est locataire-gérant ou gérant-mandataire : la mention " Locataire-gérant du fonds de commerce exploité " ou la mention " Gérant-mandataire du fonds de commerce exploité "
  • Si le vendeur / prestataire est franchisé : la mention " Commerçant indépendant ", " Entreprise indépendante " ou " Franchisé indépendant "
  • Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA : la mention " Autoliquidation " + facture HT
  • Si le client réalise lui-même la facture : la mention " Autofacturation "
  • Si l'entrepreneur exerce une activité artisanale, pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire (exemple : garantie décennale) :
    - Assurance souscrite au titre de l'activité
    - Coordonnées de l'assureur ou du garant
    - Couverture géographique du contrat ou de la garantie
  • Si la facture concerne l'achat de produits ou d'équipements électroniques ou de meubles : le montant de l'éco-participation DEEE
  • Si la facture concerne l'acquisition d'un support d’enregistrement : le montant de la rémunération pour copie privée (RCP)

A noter : il n'est plus obligatoire d'indiquer sur la facture les modalités particulières d'acquittement de la TVA et notamment les mentions TVA sur les débits ou TVA d'après les livraisons (travaux immobiliers).

Les mentions obligatoires à ajouter sur les factures lorsque le client est un professionnel

Lorsque la facture est adressée à un professionnel, des mentions supplémentaires doivent être ajoutées :

  • Date limite de paiement :
    - Date à laquelle le règlement doit intervenir
    - Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
    - En cas d'absence d'escompte la mention " Escompte pour paiement anticipé : néant "
  • Conséquences d'un retard de paiement :
    - Taux des pénalités de retard
    - Montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €)

La rédaction des mentions obligatoires d'une facture

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification de la facture

Les factures doivent en principe être émises dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Chaque facture doit être numérotée et datée, la numérotation devant être effectué chronologiquement.

Un différé de facturation reste possible s'il ne dépasse pas quelques jours ou dans certaines situations particulières, notamment lorsque les opérations, effectuées régulièrement, sont de faibles montants et que le vendeur, en accord avec son client, décide de n'émettre qu'une facture pour une période donnée ou lorsqu'un élément de facturation n'est pas encore connu au moment de la livraison, de l'enlèvement des produits ou en fin d'exécution de la prestation de services.

Dans cette seconde hypothèse, un bon de livraison doit être établi en double exemplaire, être numéroté et comporter les éléments connus de la facture.

Depuis le 1er octobre 2019, il faut ajouter au numéro de facture le numéro de bon de commande, lorsqu'il en a été émis un.

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification du vendeur/prestataire

Les factures doivent indiquer le nom ou la raison sociale ainsi que l'adresse du vendeur. Si le vendeur est une société, la forme sociale et le montant du capital doivent également y figurer.

Enfin doivent être mentionnés le numéro SIREN à 9 chiffres, la mention RCS suivie de la ville où se trouve le Greffe où l'entreprise est immatriculée ainsi que le cas échéant la qualité de locataire-gérant.

Le numéro SIRET et le code d'activité (NAF) ne sont pas obligatoires.

Mentions obligatoires d'une facture : l'identification de l'acheteur

Le nom ou la dénomination sociale ainsi que l'adresse de l'acheteur doivent figurer sur la facture.élivrée en principe au siège social, mais peut-être délivrée à un établissement secondaire, à la condition que la dénomination corresponde exactement à celle de l’entreprise cliente.

La facture doit en principe être adressée au siège social de la société, mais elle peut être délivrée à un établissement secondaire, si sa dénomination correspond exactement à celle de l’entreprise cliente.

A noter : la seule mention de l’établissement secondaire n'est pas suffisante. En effet, l’établissement secondaire n’ayant pas la personnalité juridique, c’est bien la société identifiée par sa dénomination sociale qui doit être facturée.

Depuis le 1er octobre 2019, il faut mentionner à la fois l'adresse de facturation et l'adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes.

Mentions obligatoires d'une facture : la date de l'opération

La facture doit mentionner la date de la vente ou de la prestation de services.

La date de la vente ou de la prestation doit coïncider avec celle d'établissement de la facture sauf dans les cas de différé de facturation ou en cas d'exécution fractionnée d'une prestation.

Mentions obligatoires d'une facture : la dénomination et la quantité vendue

La dénomination précise des produits ou marchandises vendus ou des services rendus doit figurer sur la facture.

Elle doit permettre d'identifier de manière précise le produit ou la prestation, ce qui nécessite, en cas d'emploi de termes génériques, de les faire suivre de références.

Les factures doivent également mentionner la quantité des produits vendus ou des services rendus exprimée soit en unité de produits ou services, soit en poids, soit en volume ou taux horaire.

Mentions obligatoires d'une facture : le prix HT des produits et services

Le prix HT ne doit pas tenir compte des éventuelles réductions accordées.

Mentions obligatoires d'une facture : mentions relatives à la TVA

Le taux et le montant de la TVA doivent figurer sur la facture sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €.

Les entreprises bénéficiant d'un régime spécifique de TVA ou d'une exonération doivent ajouter une mention sur leurs factures :

  • pour les entreprises relevant de la franchise en base de TVA : « TVA non applicable article 293 B du CGI »,
  • pour les livraisons intracommunautaires de biens, la mention « Exonération de TVA, art.262 ter I du CGI »),
  • pour les exportations : « Exonération article 262-1 du CGI »,
  • pour les ventes de biens réalisées en autoliquidation au profit d'entreprises ressortissantes d'autres états membres de l'Union européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du Code général des impôts et autoliquidation »,
  • pour les prestations de services réalisées au profit d'entreprises ressortissantes d'autres États membres de l’Union européenne : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts »
  • en cas de sous-traitance dans le secteur du bâtiment : « TVA due par le preneur assujetti ; autoliquidation en application de l’article 242 nonies A, I-13° de l’annexe II au CGI ».
  • pour l'entreprise qui bénéficie du régime de la TVA sur la marge : Régime particulier-Biens d'occasion, Régime particulier-Objets d'art, Régime particulier-Objets de collection et d'antiquité,
  • pour la location de terrains non aménagés et de locaux nus (sauf option pour les locaux professionnels) : « Exonération article 261 D, 2 E du CGI »,
  • pour les refacturations de frais exonérés de TVA : « Remboursement exonéré de TVA article 267 II 2e du CGI »,
  • pour les sociétés concernées par l'application du régime particulier des agences de voyage : Régime particulier-Agences de voyages,
  • pour l'application du régime de la marge sur les acquisitions intracommunautaires : « Article 256 bis I 2e bis du CGI »,
  • pour les opérations triangulaires : « Exonération de TVA, article 141 de la directive 2006/112/CE ».

Mentions obligatoires d'une facture : la date de règlement

Toutes les factures adressées à un professionnel doivent mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir.

La date doit être indiquée par la mention du quantième du jour, du mois et de l'année.

En cas de paiement le jour même de la livraison, il est possible de faire figurer la mention " Paiement comptant ".

Mentions obligatoires d'une facture : les conséquences d'un retard de paiement

Toutes les factures adressées à des professionnels doivent comporter une mention relative à l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (article L 441-3 du Code de commerce). Cette indemnité forfaitaire s'élève à 40 euros.

La facture doit également indiquer le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. Ces pénalités ne sont dues que par les clients professionnels.

Les sanctions en cas d'absence d'une mention obligatoire sur une facture

Une facture conforme :

  • constitue un élément de preuve de support pour valider la comptabilisation d'une charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable,
  • permet d'exercer le droit à déduction de la TVA pour le montant qui y est mentionné.

Un vendeur ou un prestataire qui délivre des factures ne comportant pas toutes les mentions obligatoires encourt :

  • une amende forfaitaire pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale), pouvant être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives,
  • une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

L'acheteur peut lui aussi être sanctionné. En effet, il lui appartient de réclamer au vendeur une facture conforme dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. A défaut, il s'expose à être sanctionné de la même façon que le vendeur.