Qu'est-ce qu'un extrait Kbis et comment en obtenir un gratuitement ?

L'extrait Kbis a pour objet de renseigner les tiers sur l'identité et la situation d'une entreprise (forme juridique, identité des dirigeants, montant du capital social...).

A quoi sert l'extrait Kbis ?

Un extrait Kbis est un document légal et officiel qui permet d'apporter la preuve qu'une société exerçant une activité commerciale est bien immatriculée au RCS.

Ce document est mis Ă  jour Ă  chaque fois que le dirigeant de l'entreprise dĂ©clare la survenance d’un Ă©vĂ©nement important (transfert de siĂšge social, nomination d’un dirigeant, opĂ©ration sur le capital social, etc.).

L’objectif de l'extrait Kbis est de permettre Ă  toute personne y ayant un intĂ©rĂȘt (administration, fournisseur, client, avocat...) d'obtenir des renseignements Ă  jour sur une entreprise.

L'extrait Kbis ne concerne pas toutes les entreprises. En revanche, toutes les entreprises reçoivent un avis de situation au rĂ©pertoire SIRENE lors de leur inscription au RĂ©pertoire des Entreprises et des Établissements gĂ©rĂ© par l'INSEE.

Pour quelles démarches un extrait Kbis est-il nécessaire ?

L'extrait Kbis Ă©tait jusqu'ici exigĂ© pour rĂ©aliser la plupart des procĂ©dures administratives : demande d'autorisation d'exploitation commerciale, demande d'ouverture auprĂšs du Tribunal de commerce d'une procĂ©dure de sauvegarde ou de redressement judiciaire, dĂ©pĂŽt d'un nom commercial auprĂšs de l'INPI, fourniture de la preuve de l’absence de cas d’exclusion Ă  un marchĂ© public....

Mais, depuis la publication des "décrets Kbis" en mai 2021, pris dans le cadre de la loi Pacte de mai 2019, la présentation d'un extrait Kbis n'est plus exigée dans la plupart des procédures administratives.

DĂ©sormais, il suffit Ă  l'entreprise de communiquer son numĂ©ro SIREN. GrĂące Ă  ce numĂ©ro, l'administration pourra se procurer elle-mĂȘme les donnĂ©es relatives Ă  l'entreprise qui lui sont nĂ©cessaires.

L'extrait Kbis reste toutefois nécessaire pour :

Toutes les entreprises disposent-elles d'un extrait Kbis ?

L'entreprise exerce une activité commerciale

Une entreprise qui exerce une activité commerciale :

  • DĂ©pend de la CCI ou du Greffe du Tribunal de Commerce
  • Doit s'immatriculer au Registre du Commerce et des SociĂ©tĂ©s (RCS)
  • Reçoit ensuite un extrait Kbis (sociĂ©tĂ©) ou un extrait K (entreprises individuelles dont auto-entrepreneurs)

L'entreprise exerce une activité artisanale

Une entreprise qui exerce une activité artisanale :

  • DĂ©pend de la Chambre de MĂ©tiers et de l'Artisanat (CMA)
  • Doit s'immatriculer au RĂ©pertoire des MĂ©tiers
  • Reçoit ensuite un extrait D1

L'entreprise exerce une profession libérale

Une entreprise qui exerce une activité une profession libérale :

  • DĂ©pend de l'URSSAF
  • N'a pas Ă  s'immatriculer Ă  un registre ou Ă  un rĂ©pertoire
  • Ne dispose ni d'extrait Kbis, K ou D1

Pour prouver son existence, l'entreprise peut utiliser l'avis de situation au répertoire SIRENE.

OĂč obtenir un extrait Kbis gratuitement ?

Le dirigeant d'une entreprise peut obtenir un extrait Kbis gratuitement s'il formule sa demande en ligne via infogreffe.fr

Pour cela, il doit préalablement activer son compte personnel sur l'espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr.

Une fois son compte personnel activé, le dirigeant pourra se connecter à son espace personnel grùce à un identifiant pour demander son Kbis numérique.

L'extrait Kbis est parfois payant

Un dirigeant ne peut obtenir un extrait Kbis gratuitement que s'il fait sa demande en ligne.

La démarche devient payante (quelques euros seulement) lorsque le dirigeant effectue sa demande sur place ou par courrier ; ou lorsqu'elle est réalisée par une personne autre que le dirigeant de l'entreprise concernée (un concurrent, par exemple).

Que contient un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis contient l’ensemble des informations que l’entreprise doit dĂ©clarer lors de son immatriculation, parmi lesquelles :

Lorsqu'une procĂ©dure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) est engagĂ©e Ă  l’encontre de l'entreprise, une mention le spĂ©cifiant apparaĂźt sur l’extrait Kbis.

Quelles sont les modifications statutaires entraĂźnant une modification de l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis ne comporte pas toutes les informations figurant dans les statuts d'une sociĂ©tĂ©. DĂšs lors, certaines modifications statutaires ne nĂ©cessitent pas la mise Ă  jour du Kbis, et notamment les clauses concernant uniquement les rapports entre les associĂ©s (exemple : insertion d’une clause d’agrĂ©ment).

En revanche, la modification d'une information figurant sur le Kbis nécessite le dépÎt d'un dossier de modification au greffe afin de mettre à jour l'extrait Kbis.

Changement d'activité ou d'objet social

C’est Ă  partir de l’objet social qu’est dĂ©terminĂ© le code APE et par lĂ  la nĂ©cessitĂ© ou non de dĂ©tenir un titre particulier pour exercer l’activitĂ©. C'est pourquoi une modification de l'objet social va nĂ©cessairement entraĂźner une mise Ă  jour de l'extrait Kbis.

DiffĂ©rentes raisons peuvent amener les associĂ©s Ă  modifier l’objet social d’une sociĂ©tĂ© :

  • vente d’un fonds de commerce dont l’exploitation est expressĂ©ment mentionnĂ©e dans l’objet social,
  • acquisition de parts sociales ou d’actions dans une sociĂ©tĂ© ayant un objet social diffĂ©rent,
  • mise en gĂ©rance libre du fonds de commerce alors que l’exploitation indirecte n’est pas prĂ©vue dans l’objet social...

Augmentation ou réduction du capital

Les statuts doivent obligatoirement mentionner la répartition du capital social entre chacun des associés fondateurs.

Toute variation d’un capital fixe est une modification statutaire qui va aboutir à la modification de l'extrait Kbis.

En revanche, la modification d'un capital variable à l'intérieur du minimum et du maximum fixé par les statuts ne constitue pas une modification statutaire. Il n'y a donc aucune conséquence sur les mentions figurant sur l'extrait Kbis.

Changement, nomination et rĂ©vocation d’un dirigeant

Les dirigeants en tant que représentants légaux de la société figurent obligatoirement dans le Kbis.

Par consĂ©quent, toute modification de la direction d'une sociĂ©tĂ© doit se traduire par la mise Ă  jour du Kbis (exemple changement de prĂ©sident en SAS ou changement de gĂ©rant en SARL ou encore modification de l’adresse du gĂ©rant sur le Kbis).

Transfert du siĂšge social

Le transfert du siÚge social constitue une modification des statuts qui nécessite de mettre à jour le Kbis.

L’adresse du siĂšge social peut ĂȘtre amenĂ©e Ă  changer si l'entreprise dĂ©mĂ©nage ses locaux, ou lorsque le dirigeant change de rĂ©sidence principale si la domiciliation est effectuĂ©e au domicile du mandataire social.

Transformation de la société

La forme juridique de la société fait partie des informations figurant dans l'extrait Kbis.

Ainsi, la transformation d'une SARL en SAS ou inversement nécessite de modifier l'extrait Kbis.

Changement de dénomination sociale

Diverses circonstances peuvent amener les associés à modifier la dénomination de la société :

  • retrait ou dĂ©cĂšs d’un associĂ© dont le nom figurait dans la dĂ©nomination sociale,
  • fusion, si la SARL est absorbĂ©e par une autre sociĂ©tĂ©,
  • changement de forme sociale, par exemple lorsque la sociĂ©tĂ© avait incorporĂ© les mots « SARL » ou « sociĂ©tĂ© Ă  responsabilitĂ© limitĂ©e » et qu’elle se retrouve avec un seul associĂ© (EURL),
  • changement d'activitĂ© ne correspondant plus avec la dĂ©nomination initiale...

Un changement de dĂ©nomination sociale n’a aucune influence sur la personnalitĂ© juridique de la sociĂ©tĂ©. Il correspond Ă  une simple modification des statuts et va donc donner lieu Ă  la modification de l'extrait Kbis.

Que faire lorsque l'extrait Kbis comporte des erreurs ?

Une erreur sur un extrait Kbis peut avoir de lourdes conséquences juridiques pour une entreprise.

Par exemple, une formulation approximative dans la rĂ©daction de l'objet social ou sur l'intitulĂ© d'une activitĂ© dite rĂ©glementĂ©e, soumise Ă  autorisation, comme la transaction immobiliĂšre ou le BTP, peut empĂȘcher l'entreprise de souscrire une assurance dĂ©cennale ou encore de se prĂ©valoir du statut des baux commerciaux.

Lorsque l'erreur provient du greffier, il suffit de se rendre au greffe du tribunal du commerce compétent ou d'adresser un courrier en recommandé avec accusé de réception.

Si, en revanche, l'erreur est commise par le dirigeant, celui-ci est contraint de refaire l'intégralité des formalités (insertion d'une annonce légale, paiement de droits d'enregistrement et de frais de greffe) car il n'est pas possible de rectifier l'extrait Kbis.