Qu'est-ce qu'un extrait Kbis et comment en obtenir un gratuitement ?

L'extrait Kbis a pour objet de renseigner les tiers sur l'identité et la situation d'une entreprise (forme juridique, identité des dirigeants, montant du capital social...).

A quoi sert l'extrait Kbis ?

Un extrait Kbis est un document légal et officiel qui permet d'apporter la preuve qu'une société exerçant une activité commerciale est bien immatriculée au RCS.

Ce document est mis à jour à chaque fois que le dirigeant de l'entreprise déclare la survenance d’un événement important (transfert de siège social, nomination d’un dirigeant, opération sur le capital social, etc.).

L’objectif de l'extrait Kbis est de permettre à toute personne y ayant un intérêt (administration, fournisseur, client, avocat...) d'obtenir des renseignements à jour sur une entreprise.

L'extrait Kbis ne concerne pas toutes les entreprises. En revanche, toutes les entreprises reçoivent un avis de situation au répertoire SIRENE lors de leur inscription au Répertoire des Entreprises et des Établissements géré par l'INSEE.

Pour quelles démarches un extrait Kbis est-il nécessaire ?

L'extrait Kbis était jusqu'ici exigé pour réaliser la plupart des procédures administratives : demande d'autorisation d'exploitation commerciale, demande d'ouverture auprès du Tribunal de commerce d'une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire, dépôt d'un nom commercial auprès de l'INPI, fourniture de la preuve de l’absence de cas d’exclusion à un marché public....

Mais, depuis la publication des "décrets Kbis" en mai 2021, pris dans le cadre de la loi Pacte de mai 2019, la présentation d'un extrait Kbis n'est plus exigée dans la plupart des procédures administratives.

Désormais, il suffit à l'entreprise de communiquer son numéro SIREN. Grâce à ce numéro, l'administration pourra se procurer elle-même les données relatives à l'entreprise qui lui sont nécessaires.

L'extrait Kbis reste toutefois nécessaire pour :

Toutes les entreprises disposent-elles d'un extrait Kbis ?

L'entreprise exerce une activité commerciale

Une entreprise qui exerce une activité commerciale :

  • Dépend de la CCI ou du Greffe du Tribunal de Commerce
  • Doit s'immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
  • Reçoit ensuite un extrait Kbis (société) ou un extrait K (entreprises individuelles dont auto-entrepreneurs)

L'entreprise exerce une activité artisanale

Une entreprise qui exerce une activité artisanale :

  • Dépend de la Chambre de Métiers et de l'Artisanat (CMA)
  • Doit s'immatriculer au Répertoire des Métiers
  • Reçoit ensuite un extrait D1

L'entreprise exerce une profession libérale

Une entreprise qui exerce une activité une profession libérale :

  • Dépend de l'URSSAF
  • N'a pas à s'immatriculer à un registre ou à un répertoire
  • Ne dispose ni d'extrait Kbis, K ou D1

Pour prouver son existence, l'entreprise peut utiliser l'avis de situation au répertoire SIRENE.

Où obtenir un extrait Kbis gratuitement ?

Le dirigeant d'une entreprise peut obtenir un extrait Kbis gratuitement s'il formule sa demande en ligne via infogreffe.fr

Pour cela, il doit préalablement activer son compte personnel sur l'espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr.

Une fois son compte personnel activé, le dirigeant pourra se connecter à son espace personnel grâce à un identifiant pour demander son Kbis numérique.

L'extrait Kbis est parfois payant

Un dirigeant ne peut obtenir un extrait Kbis gratuitement que s'il fait sa demande en ligne.

La démarche devient payante (quelques euros seulement) lorsque le dirigeant effectue sa demande sur place ou par courrier ; ou lorsqu'elle est réalisée par une personne autre que le dirigeant de l'entreprise concernée (un concurrent, par exemple).

Que contient un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis contient l’ensemble des informations que l’entreprise doit déclarer lors de son immatriculation, parmi lesquelles :

Lorsqu'une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) est engagée à l’encontre de l'entreprise, une mention le spécifiant apparaît sur l’extrait Kbis.

Quelles sont les modifications statutaires entraînant une modification de l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis ne comporte pas toutes les informations figurant dans les statuts d'une société. Dès lors, certaines modifications statutaires ne nécessitent pas la mise à jour du Kbis, et notamment les clauses concernant uniquement les rapports entre les associés (exemple : insertion d’une clause d’agrément).

En revanche, la modification d'une information figurant sur le Kbis nécessite le dépôt d'un dossier de modification au greffe afin de mettre à jour l'extrait Kbis.

Changement d'activité ou d'objet social

C’est à partir de l’objet social qu’est déterminé le code APE et par là la nécessité ou non de détenir un titre particulier pour exercer l’activité. C'est pourquoi une modification de l'objet social va nécessairement entraîner une mise à jour de l'extrait Kbis.

Différentes raisons peuvent amener les associés à modifier l’objet social d’une société :

  • vente d’un fonds de commerce dont l’exploitation est expressément mentionnée dans l’objet social,
  • acquisition de parts sociales ou d’actions dans une société ayant un objet social différent,
  • mise en gérance libre du fonds de commerce alors que l’exploitation indirecte n’est pas prévue dans l’objet social...

Augmentation ou réduction du capital

Les statuts doivent obligatoirement mentionner la répartition du capital social entre chacun des associés fondateurs.

Toute variation d’un capital fixe est une modification statutaire qui va aboutir à la modification de l'extrait Kbis.

En revanche, la modification d'un capital variable à l'intérieur du minimum et du maximum fixé par les statuts ne constitue pas une modification statutaire. Il n'y a donc aucune conséquence sur les mentions figurant sur l'extrait Kbis.

Changement, nomination et révocation d’un dirigeant

Les dirigeants en tant que représentants légaux de la société figurent obligatoirement dans le Kbis.

Par conséquent, toute modification de la direction d'une société doit se traduire par la mise à jour du Kbis (exemple changement de président en SAS ou changement de gérant en SARL ou encore modification de l’adresse du gérant sur le Kbis).

Transfert du siège social

Le transfert du siège social constitue une modification des statuts qui nécessite de mettre à jour le Kbis.

L’adresse du siège social peut être amenée à changer si l'entreprise déménage ses locaux, ou lorsque le dirigeant change de résidence principale si la domiciliation est effectuée au domicile du mandataire social.

Transformation de la société

La forme juridique de la société fait partie des informations figurant dans l'extrait Kbis.

Ainsi, la transformation d'une SARL en SAS ou inversement nécessite de modifier l'extrait Kbis.

Changement de dénomination sociale

Diverses circonstances peuvent amener les associés à modifier la dénomination de la société :

  • retrait ou décès d’un associé dont le nom figurait dans la dénomination sociale,
  • fusion, si la SARL est absorbée par une autre société,
  • changement de forme sociale, par exemple lorsque la société avait incorporé les mots « SARL » ou « société à responsabilité limitée » et qu’elle se retrouve avec un seul associé (EURL),
  • changement d'activité ne correspondant plus avec la dénomination initiale...

Un changement de dénomination sociale n’a aucune influence sur la personnalité juridique de la société. Il correspond à une simple modification des statuts et va donc donner lieu à la modification de l'extrait Kbis.

Que faire lorsque l'extrait Kbis comporte des erreurs ?

Une erreur sur un extrait Kbis peut avoir de lourdes conséquences juridiques pour une entreprise.

Par exemple, une formulation approximative dans la rédaction de l'objet social ou sur l'intitulé d'une activité dite réglementée, soumise à autorisation, comme la transaction immobilière ou le BTP, peut empêcher l'entreprise de souscrire une assurance décennale ou encore de se prévaloir du statut des baux commerciaux.

Lorsque l'erreur provient du greffier, il suffit de se rendre au greffe du tribunal du commerce compétent ou d'adresser un courrier en recommandé avec accusé de réception.

Si, en revanche, l'erreur est commise par le dirigeant, celui-ci est contraint de refaire l'intégralité des formalités (insertion d'une annonce légale, paiement de droits d'enregistrement et de frais de greffe) car il n'est pas possible de rectifier l'extrait Kbis.

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