Une association peut-elle délivrer des factures ?

Une association qui vend des biens ou réalise des prestations de services peut être dans l'obligation d'établir des factures.

A quelles conditions une association peut-elle émettre des factures ?

Dès lors qu'une association est déclarée, elle peut émettre des factures. Ce document est même obligatoire dès lors que l'association vend des biens ou des prestations de service à certaines personnes (article 289, 1-a du Code générale des impôts).

Plus précisément, une association doit délivrer une facture :

  • lorsque l'acheteur est une personne morale (une société ou une autre association, par exemple),
  • lorsque l'acheteur est une personne physique soumise à la TVA,
  • lorsque l'acheteur est un particulier et que la loi impose expressément la remise d'une facture (ventes à distance, ventes aux enchères publiques, ventes directes par les producteurs agricoles de fruits et légumes provenant de leur exploitation),
  • lorsqu'un acompte a été versé,
  • lorsque l'acheteur le demande.

Une facture n'est pas obligatoirement un document imprimé. Une facture manuscrite constitue une pièce comptable valable, à condition qu'elle indique l'objet de la prestation, la somme réclamée, le nom et l'adresse de l'association ainsi que la signature du président (avec son nom en toutes lettres).

Le fait que les activités économiques ne soient pas soumises à la TVA ou que l'association ne soit pas immatriculée à l'INSEE (et ne dispose donc pas de numéro Siret) ou au RCS est sans incidence.

Quelles mentions obligatoires sur les factures émises par une association ?

La loi réglemente très précisément le contenu des factures émises par les associations.

Aussi, doivent y figurer :

  • des mentions relatives à l'association et à son client ;
  • le numéro de la facture ;
  • la date de la facture ;
  • des mentions relatives aux opérations réalisées ;
  • des mentions relatives au prix final.

La facture de l'association doit être émise en double exemplaire : une pour le client et une servant de pièce comptable.

Mentions relatives à l'association et à son client

La facture de l'association doit comporter :

  • le nom de l'association et celui du client (ou raison sociale) ainsi que leurs adresses respectives (ou lieu du siège social) ;
  • l'adresse de facturation et l'adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes (depuis le 1er octobre 2019) ;
  • le numéro de bon de commande éventuellement mentionné par l'acheteur (depuis le 1er octobre 2019) ;
  • le numéro individuel d'identification à la TVA de l'association, si celle-ci en a un. Si le service est rendu ou le bien vendu dans un autre pays de l'Union européenne, il faut aussi indiquer le numéro d'identification à la TVA de l'acquéreur.

Numéro de la facture de l'association

Chaque facture doit comporter un numéro unique délivré chronologiquement et de façon continue.

Il faut que le système adopté par l'association garantisse que deux factures émises la même année ne peuvent pas porter le même numéro.

Date de la facture de l'association

La date indiquée sur la facture de l'association est celle de sa délivrance.

Elle doit en principe être délivrée le jour de la vente du bien ou de l'exécution de la prestation mais un décalage de quelques jours ou une facturation à la fin du mois (en cas de réalisation d'opérations fréquentes au profit du même client) sont admis.

Mentions relatives aux opérations réalisées

L'association doit reporter sur la facture :

  • la date de l'opération si celle-ci diffère de la date d'émission ou de délivrance de la facture ;
  • la quantité des biens livrés ou des services rendus (poids, volume, taux horaire) ;
  • la dénomination précise des biens ou services fournis (référence) ;
  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service ;
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à une opération en particulier ;
  • le taux de TVA légalement applicable, sauf si l'association bénéficie d'une exonération.

Mentions relatives au prix final

Facture avec TVA

La facture de l'association doit préciser :

  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service,
  • le total hors taxe et la TVA correspondante,
  • le prix final toutes taxes comprises,
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes pratiquées sur l'ensemble de la facture et non pas liés à une seule opération.

En l'absence de précision, un prix convenu avec un particulier sans référence à la TVA est un prix TTC et un prix convenu entre l'association et un professionnel sans autre précision est un prix HT.

Facture sans TVA

La facture de l'association doit préciser :

  • le prix final,
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes pratiquées sur l'ensemble de la facture et non pas liés à une seule opération,
  • le dispositif légal qui permet à l'association de facturer sans TVA :
    - " Association exonérée des impôts commerciaux ", si elle est exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
    - " TVA non applicable, art. 293 B du CGI ", si elle bénéficie de la franchise en base de TVA (activité normalement soumise à la TVA mais ne dépassant le seuil)

L'article 283, 3 du CGI prévoit qu'une TVA indiquée par erreur sur la facture doit obligatoirement être reversée au Trésor public.

Mention relative aux délais de paiement

Lorsque la facture de l'association est adressée à un professionnel, elle doit préciser :

Quelle sanction en cas d'irrégularité sur les factures d'une association ?

Défaut de facturation

Une association qui ne réalise pas de facture alors que la loi le lui oblige encourt :

  • une amende administrative de 375 000 €, qui peut être portée à 750 000 € en cas de récidive dans les 2 ans d'une première sanction (article L. 441-9 du Code de commerce),
  • une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction (article 1737, I-3 du Code général des impôts). Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende. Toutefois, lorsque l'association apporte la preuve que l'opération a été régulièrement comptabilisée, elle encourt une amende réduite à 5 % du montant de la transaction. Cette amende n'est pas applicable aux prestations de services et ventes au détail réalisées à des particuliers

Les ventes sans factures constituent par ailleurs, pour l'application des pénalités pour insuffisance de déclaration, une présomption de manœuvres frauduleuse.

Omission ou inexactitude d'une mention obligatoire

Une association qui réalise une facture présentant une omission ou une inexactitude encourt :

  • une amende administrative de 375 000 €, qui peut être portée à 750 000 € en cas de récidive dans les 2 ans d'une première sanction (article L. 441-9 du Code de commerce),
  • une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte. Mais, lorsqu'une facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total des amendes dues à ce titre est plafonné à 25 % du montant total de la facture.

Facture de complaisance ou facture fictive

En plus des rappels d'impôts traditionnels éventuels résultant de recettes dissimulées ou minorées et (ou) de déductions opérées à tort, l'association encourt une amende fiscale (article 1737 I. 1 et 2 du Code général des impôts) :

  • Une association qui travestit ou dissimule l'identité ou l'adresse de ses fournisseurs ou de ses clients ou accepte sciemment l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom est passibles d'une amende fiscale égale à 50 % des sommes versées ou reçues au titre des opérations concernées.
  • Une association qui délivre une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de services réelle est redevable d'une amende fiscale égale à 50 % du montant de la facture.

Cette amende n'est pas applicable aux prestations de services et ventes au détail réalisées à des particuliers.

Quand faut-il délivrer des factures électroniques ?

Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques des associations sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Clients privés

La facturation électronique n'est pas encore obligatoire lorsque la facture s'adresse à un client privé, c'est-à-dire à une association, une entreprise privée ou à un particulier.

En revanche, depuis le 1er janvier 2020, les associations et les entreprises privées, quelle que soit leur taille, ne peuvent plus refuser la réception des factures sous format électronique qui leurs sont transmises par d'autres associations ou entreprises privées.

Dans les années à venir, toutes les factures émises entre assujettis à la TVA devront obligatoirement être émises sous la forme électronique, et les données figurant sur ces factures seront électroniquement transmises à l'administration. Cette nouvelle obligation de facturation électronique doit s'appliquer à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025.

Clients publics

Depuis ce 1er janvier 2020, la facturation dématérialisée est devenue obligatoire dans le cadre des marchés publics, pour toutes les associations, y compris celles qui comptent moins de 10 salariés.

A cet effet, les associations doivent transmettre leurs factures à leurs clients publics (État, collectivités, établissements publics) en utilisant le portail Internet officiel « Chorus Pro ». Ce portail permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures.

Le logiciel de facturation utilisé par ces associations doit également avoir obtenu l'accréditation "loi anti fraude à la TVA".

Comment corriger une erreur sur une facture ?

Lorsque l'association remarque une erreur sur une facture, elle peut soit la rectifier, soit l'annuler.

Rectification d'une facture de l'association

Trois situations doivent être distinguées :

  • la facture de l'association n'a pas encore été transmise au client : il suffit de rectifier les mentions erronées sous le même numéro de facture,
  • la facture de l'association a été transmise au client mais pas encore payée : il faut envoyer une facture rectificative, c'est-à-dire une seconde facture (avec un nouveau numéro) faisant explicitement référence à la facture originale,
  • la facture de l'association a été payée : il faut réaliser une facture rectificative avec un montant négatif (avec un nouveau numéro) puis émettre une nouvelle facture faisant référence au numéro de la facture d'origine, soit deux factures en plus de la facture erronée.

Il peut arriver que l'association, si elle est soumise à la TVA, ait déjà acquitté au Trésor public la TVA correspondant à la facture initiale :

  • si elle entend récupérer la TVA correspondant à la réduction accordée, la note d'avoir doit indiquer le montant hors taxe du rabais et le montant de TVA correspondante. Le montant pourra être récupéré sur la prochaine déclaration TVA de l'association, à condition que le client assujetti à la TVA ait rectifié la déduction de TVA opérée sur sa déclaration de TVA ;
  • si elle renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, elle doit préciser que le rabais est " net de taxe ".

Annulation d'une facture d'association

La loi interdit d'annuler purement et simplement une facture d'association. Les numéros de factures doivent se suivre de manière logique et chronologique ; annuler une facture créerait un trou dans la numérotation et pourrait dès lors signifier que l'association a délibérément fait disparaître une facture.

Pour annuler une facture, l'association doit créer un avoir c'est-à-dire une nouvelle facture avec un montant négatif qui annulera le montant facturé. Cette seconde facture doit faire référence à la facture annulée et préciser expressément l'annulation de la facture précédente.

Elle doit, en outre, comme toute facture, comporter l'ensemble des mentions visées à l'article 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts.

Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?

Un reçu et une facture sont deux documents totalement différents.

Une facture est un document mentionnant les prestations effectuées ou les produits vendus par l'association. Elle indique la somme totale due par le client avant un certain délai (pris hors taxe + TVA si association assujettie + prix TTC).

Un reçu est un acte sous seing privé permettant à une personne d'attester qu'elle a bien reçu quelque chose d'une autre personne (paiement d'une cotisation, donation, mécénat ou parrainage).

Il contient généralement la formulation suivante : " L'association X certifie avoir reçu la somme de ... euros de M Y. ", datée et signée. Dans le commerce en détail, il s'agit le plus souvent du ticket de caisse. Contrairement à la facture, la somme est indiquée TTC, ce qui ne permet pas aux professionnels de déduire la TVA dans leur comptabilité.

Au final, la facture est le document permettant de réclamer une somme d'argent tandis que le reçu permet d'attester qu'elle a bien été réglée.

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