Comment relancer une facture impayée ? Modèles et procédure
La lettre de relance pour facture impayée constitue l'une des premières étapes du recouvrement amiable et précède généralement l'envoi d'une lettre de mise en demeure de payer.
Qu'est-ce qu'une lettre de relance ?
Une lettre de relance est un document rédigé par un créancier qui permet d'informer un client qu'une facture émise à son nom est impayée.
La lettre de relance peut être envisagé soit comme premier mode de relance, soit lorsque l'entretien téléphonique n'a pas été suivi d'effets.
Mais, comme la mise en demeure, la lettre de relance n'est pas suffisante pour engager une procédure de recouvrement forcé, c'est-à-dire pour pratiquer une saisie.
Juridiquement, la relance n'est pas un acte obligatoire en cas d'impayé : il est possible d'adresser directement une lettre de mise en demeure de payer à son client.
Que doit comporter une lettre de relance pour facture impayée ?
La lettre de relance pour facture impayée doit préciser :
- le nom et l'adresse du créancier,
- le nom et l'adresse du client,
- les références de la facture impayée,
- le montant de la facture impayée, augmentée des pénalités de retard et de l'indemnité pour frais de recouvrement, si le client est un professionnel,
- le délai qui lui était laissé pour payer,
- les démarches déjà entreprises par le créancier pour récupérer le montant de la facture (première lettre, appels téléphoniques),
- le délai qui est laissé au client pour régler le montant figurant sur la lettre de relance.
La lettre de relance peut être envoyée par email ou par courrie, simple ou recommandé.
Précautions à prendre
- L'utilisation de relances répétées et agressives peut être constitutive d'une voie de fait punissable de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.
- La menace de divulguer une information pour se faire remettre un document ou un moyen de paiement ou d'inscrire le client sur une base de données privée recensant dans un fichier le nom des clients n'ayant pas payé leur dette constitue du chantage. L'auteur de l'infraction peut être puni au maximum de 5 ans d'emprisonnement et 75 000 € d'amende, voire de 7 ans d'emprisonnement et de 100 000 € d'amende s'il a exécuté sa menace.
- La communication de l'impayé à d'autres personnes constitue une atteinte à la vie privée, y compris s'il s'agit de son employeur ou de personnes de sa famille. Il n'est donc pas possible de leur demander de régler la dette du client. L'auteur de l'infraction peut être puni au maximum de 1 an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.
- L'emploi de termes qui feraient assimiler les lettres de rappel à des actes judiciaires (décision de justice) ou à des actes de commissaire de justice (sommation, commandement de payer, rappel avant saisie...) ou annonçant abusivement une saisie, une vente ou un jugement qui condamnerait le client au paiement est illégal. Seul un juge ou un commissaire de justice peut rédiger et présenter de tels écrits. Le vendeur (ou son mandataire) qui constituerait de tels documents. L'auteur de l'infraction encourt une peine de 1 an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende.
- L'envoi de lettres de rappel à en-tête de tiers (avocat, commissaire de justice, société de recouvrement) par le vendeur constitue une pratique illégale.
Modèles de lettres de relance pour facture impayée
1ère lettre de relance pour facture impayée
La première lettre de relance pour facture impayée doit prévenir le client que l'entreprise a constaté un retard de paiement. A ce stade, il est inutile de faire valoir des arguments juridiques.
En pratique, la première lettre de relance pour facture impayée doit préciser :
- la somme due, augmentée des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, si votre client est un professionnel ;
- la date à laquelle a été conclu le contrat de vente ou de prestation de services ;
- la nature et la quantité des biens livrés, ou la teneur de la prestation dont le paiement est réclamé.
Modèle de lettre de relance pour impayé
Objet : retard de paiement de facture
Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de ... euros.Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :
| Numéro | Date | Montant |
|---|---|---|
L'échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par retour de courrier. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
2ème lettre de relance pour facture impayée : la lettre d'avertissement
Dans de nombreux cas, le litige s'arrête à la lettre de relance pour facture impayée.
Mais, si, à l'issue de la première lettre de relance, le paiement n'est toujours pas parvenu, il faut rédiger une seconde lettre de relance, plus ferme, cela sans tomber dans l'agressivité.
La seconde lettre de relance ou lettre d'avertissement pour facture impayée devra indiquer que si le client ne règle pas, le vendeur sera contraint de recourir à un mandataire du recouvrement (société de recouvrement, avocat, commissaire de justice). La perspective de voir la relation gérée par une tierce personne peut pousser le client à payer.
Modèle de lettre d'avertissement
Objet : dernier rappel de paiement de facture
Monsieur,
Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de X euros correspondant aux factures suivantes restées impayées :| Numéro | Date | Montant |
|---|---|---|
Si le règlement ne nous parvient pas sous huitaine, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique qui mettra en oeuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l'attente d'un règlement, nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
3ème lettre de relance pour facture impayée : la mise en demeure
Si cette relance pour facture impayée ne produit pas les effets attendus, adressez à votre client, par courrier recommandé avec accusé de réception, une mise en demeure de payer sous huitaine ou quinzaine (par exemple). Précisez qu'à défaut, vous saisirez votre service contentieux ou le tribunal compétent.
A la différence des relances par courrier, téléphone ou visite, la mise en demeure de payer produit des effets juridiques, même si elle ne permet pas de pratiquer une saisie.
Pour qu'elle soit valable et pour qu'elle puisse permettre à son auteur de s'orienter ensuite vers le recouvrement judiciaire, la lettre de mise en demeure doit prendre une forme déterminée et contenir certaines mentions obligatoires.
Que faire en cas d'échec de la relance pour facture impayée ?
1. Faire appel à une société de recouvrement
Des sociétés sont spécialisées dans le recouvrement des impayés, parfois regroupées en fédération comme la FIGEC. Elles s'occupent alors des relances et des mises en demeure pour le compte d'une entreprise, tout en s'appuyant sur un réseau d'avocats et de commissaire de justices de justice.
Le mode de facturation varie d'une société de recouvrement à une autre. Certaines facturent des frais dès l'ouverture du dossier et avant même la première action de relance alors que d'autres ne facturent l'entreprise que si elles parviennent à récupérer l'impayé. Mais la somme facturée à l'entreprise est alors supérieur.
Facturation au dossier
Des frais sont facturés à l'entreprise dès l'ouverture du dossier et avant même la première action de relance pour impayé.
Facturation au résultat
Aucun frais n'est appliqué tant que la facture de l'entreprise n'est pas payée. Le cabinet de recouvrement assume le risque de ne pas arriver à ses fins et de supporter seul le coût de son action. Cependant, certains d'entre eux exigent une avance qui empêche de changer ensuite de cabinet.
La plupart des sociétés de recouvrement se rémunèrent en prélevant un pourcentage variant en fonction de la somme récupérée : élevé pour les petites créances (entre 20 et 25 % pour des créances de moins de 2 500 euros) et moins lourd pour les créances supérieures à 2 500 euros (de 15 à 10 %).
Le pourcentage qui est facturé à l'entreprise est donc sensiblement supérieur à la facturation au dossier.
2. Engager une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances permet à un commissaire de justice de délivrer un titre exécutoire pour un impayé inférieur à 5 000 € et d'aboutir au règlement d'un litige sans avoir à saisir le tribunal.
Pour recourir à cette procédure, il faut commencer par désigner un commissaire de justice territorialement compétent. L'commissaire de justice adresse ensuite un courrier recommandé avec demande d'avis de réception au client l'invitant à participer à cette procédure. S'il accepte, le commissaire de justice lui propose un accord sur le montant et les modalités du paiement.
En cas d'accord, le commissaire de justice délivre un titre exécutoire. De même, en l'absence de réponse dans un délai de 1 mois, le client est considéré avoir implicitement refusé et l'entreprise peut saisir le juge afin d'obtenir un titre exécutoire.
Si le client refuse de participer à la procédure, il faudra se reporter vers une autre technique de recouvrement judiciaire, telle que la procédure d'injonction de payer.
3. Engager une procédure d'injonction de payer
La procédure d'injonction de payer est une procédure permettant d'obtenir une décision judiciaire sans que l'entreprise et son client n'aient à comparaître devant un juge.
Aucun montant minimum ni maximum n'est imposé par la loi. Cependant, les juges ont tendance à rejeter les demandes pour des sommes trop importantes.
La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire, c'est-à-dire qu'elle va permettre de faire appel à un commissaire de justice pour qu'il procède à la saisie des biens ou d'une somme d'argent sur le compte du client. Un commissaire de justice a en effet besoin d'un tel titre pour pouvoir procéder à des actes de recouvrement : saisies, ventes forcées, inscription d'hypothèque judiciaire, par exemple.
Il s'agit d'une des techniques de recouvrement judiciaire les plus simples. Elle est réservée aux hypothèses dans lesquelles il n'existe pas de différend sur le règlement de la facture.
Qu'est-ce que la procédure d'assignation en paiement ?
La procédure d'assignation en paiement est une procédure par laquelle l'entreprise cite son client à comparaître devant le juge, dans l'espoir d'obtenir la condamnation du client à payer.
Plus longue et plus coûteuse, elle est cependant à préférer à l'injonction de payer lorsque l'entreprise ne dispose pas de preuve de l'impayé ou qu'il existe un différend sur le contenu du contrat ou le montant de la facture.
Jusqu'à quand peut-on relancer un client ?
Le délai de prescription d'une facture se réfère au délai dont dispose l'entreprise pour engager une action en justice à l'encontre de son client.
Il est de :
- 2 ans, lorsque le client est un particulier,
- 5 ans, lorsque le client est un professionnel.
Une fois le délai de prescription écoulé, les chances de récupérer une facture impayée deviennent très faibles.
Il reste en revanche possible de relancer un client à l'amiable même lorsque sa facture est prescrite. Mais rien ne l'oblige alors à payer.