Juridiquement, la relance n'est pas un acte obligatoire : il est possible d'adresser directement une lettre de mise en demeure de payer à son client.
Mais l'envoi d'une lettre de relance est une pratique presque systématique face à un impayé. Elle peut ainsi permettre de déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix...
En pratique, la survenance d'un impayé est généralement du à la perte de la facture, à un classement à tort avec les factures payées, à une procédure lourde de mise en paiement (surtout dans les grandes entreprises) ou simplement à un oubli de la part du client.
Parallèlement à la relance pour facture impayée, et par mesure de précaution, il peut être envisagé de refuser les nouvelles commandes du client ou de les conditionner à un paiement comptant.
La lettre de relance doit préciser :
La lettre de relance peut être envoyée par email ou par courrie, simple ou recommandé.
Précautions à prendre
La première lettre de relance pour facture impayée doit prévenir le client que l'entreprise a constaté un retard de paiement. A ce stade, il est inutile de faire valoir des arguments juridiques.
En pratique, la première lettre de relance pour facture impayée doit préciser :
Modèle de lettre de relance pour impayé
Objet : retard de paiement de facture
Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de ... euros.Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :
| Numéro | Date | Montant |
|---|---|---|
L'échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par retour de courrier. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Dans de nombreux cas, le litige s'arrête à la lettre de relance pour facture impayée.
Mais, si, à l'issue de la première lettre de relance, le paiement n'est toujours pas parvenu, il faut rédiger une seconde lettre de relance, plus ferme, cela sans tomber dans l'agressivité.
La seconde lettre de relance ou lettre d'avertissement pour facture impayée devra indiquer que si le client ne règle pas, le vendeur sera contraint de recourir à un mandataire du recouvrement (société de recouvrement, avocat, huissier de justice). La perspective de voir la relation gérée par une tierce personne peut pousser le client à payer.
Modèle de lettre d'avertissement
Objet : dernier rappel de paiement de facture
Monsieur,
Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de X euros correspondant aux factures suivantes restées impayées :| Numéro | Date | Montant |
|---|---|---|
Si le règlement ne nous parvient pas sous huitaine, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique qui mettra en oeuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l'attente d'un règlement, nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Si cette relance pour facture impayée ne produit pas les effets attendus, adressez à votre client, par courrier recommandé avec accusé de réception, une mise en demeure de payer sous huitaine ou quinzaine (par exemple). Précisez qu'à défaut, vous saisirez votre service contentieux ou le tribunal compétent.
A la différence des relances par courrier, téléphone ou visite, la mise en demeure de payer produit des effets juridiques, même si elle ne permet pas de pratiquer une saisie.
Pour qu'elle soit valable et pour qu'elle puisse permettre à son auteur de s'orienter ensuite vers le recouvrement judiciaire, la lettre de mise en demeure doit prendre une forme déterminée et contenir certaines mentions obligatoires.
Des sociétés sont spécialisées dans le recouvrement des impayés, parfois regroupées en fédération comme la FIGEC. Elles s'occupent alors des relances et des mises en demeure pour le compte d'une entreprise, tout en s'appuyant sur un réseau d'avocats et d'huissiers de justice.
Le mode de facturation varie d'une société de recouvrement à une autre. Certaines facturent des frais dès l'ouverture du dossier et avant même la première action de relance alors que d'autres ne facturent l'entreprise que si elles parviennent à récupérer l'impayé. Mais la somme facturée à l'entreprise est alors supérieur.
Des frais sont facturés à l'entreprise dès l'ouverture du dossier et avant même la première action de relance pour impayé.
Aucun frais n'est appliqué tant que la facture de l'entreprise n'est pas payée. Le cabinet de recouvrement assume le risque de ne pas arriver à ses fins et de supporter seul le coût de son action. Cependant, certains d'entre eux exigent une avance qui empêche de changer ensuite de cabinet.
La plupart des sociétés de recouvrement se rémunèrent en prélevant un pourcentage variant en fonction de la somme récupérée : élevé pour les petites créances (entre 20 et 25 % pour des créances de moins de 2 500 euros) et moins lourd pour les créances supérieures à 2 500 euros (de 15 à 10 %).
Le pourcentage qui est facturé à l'entreprise est donc sensiblement supérieur à la facturation au dossier.
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances permet à un huissier de justice de délivrer un titre exécutoire pour un impayé inférieur à 5 000 € et d'aboutir au règlement d'un litige sans avoir à saisir le tribunal.
Pour recourir à cette procédure, il faut commencer par désigner un huissier de justice territorialement compétent. L'huissier adresse ensuite un courrier recommandé avec demande d'avis de réception au client l'invitant à participer à cette procédure. S'il accepte, l'huissier de justice lui propose un accord sur le montant et les modalités du paiement.
En cas d'accord, l'huissier délivre un titre exécutoire. De même, en l'absence de réponse dans un délai d'un mois, le client est considéré avoir implicitement refusé et l'entreprise peut saisir le juge afin d'obtenir un titre exécutoire.
Si le client refuse de participer à la procédure, il faudra se reporter vers une autre technique de recouvrement judiciaire, telle que la procédure d'injonction de payer.
La procédure d'injonction de payer est une procédure permettant d'obtenir une décision judiciaire sans que l'entreprise et son client n'aient à comparaître devant un juge.
Aucun montant minimum ni maximum n'est imposé par la loi. Cependant, les juges ont tendance à rejeter les demandes pour des sommes trop importantes.
La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire, c'est-à-dire qu'elle va permettre de faire appel à un huissier pour qu'il procède à la saisie des biens ou d'une somme d'argent sur le compte du client. Un huissier a en effet besoin d'un tel titre pour pouvoir procéder à des actes de recouvrement : saisies, ventes forcées, inscription d'hypothèque judiciaire, par exemple.
Il s'agit d'une des techniques de recouvrement judiciaire les plus simples. Elle est réservée aux hypothèses dans lesquelles il n'existe pas de différend sur le règlement de la facture.
Qu'est-ce que la procédure d'assignation en paiement ?
La procédure d'assignation en paiement est une procédure par laquelle l'entreprise cite son client à comparaître devant le juge, dans l'espoir d'obtenir la condamnation du client à payer.
Plus longue et plus coûteuse, elle est cependant à préférer à l'injonction de payer lorsque l'entreprise ne dispose pas de preuve de l'impayé ou qu'il existe un différend sur le contenu du contrat ou le montant de la facture.
Le délai de prescription d'une facture se réfère au délai dont dispose l'entreprise pour engager une action en justice à l'encontre de son client.
Il est de :
Une fois le délai de prescription écoulé, les chances de récupérer une facture impayée deviennent très faibles.
Il reste en revanche possible de relancer un client à l'amiable même lorsque sa facture est prescrite. Mais rien ne l'oblige alors à payer.
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