Comment facturer des pénalités de retard de paiement ?

Les pénalités de retard de paiement sont dues dès le premier de retard, à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sans qu'il soit nécessaire d'effectuer un rappel ou une mise en demeure préalable.

Mention des pénalités de retard

Mentions dans les conditions générales de vente

Les conditions générales de vente doivent obligatoirement préciser les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités de retard, ainsi que, lorsque le client est un professionnel, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Cependant, oublier de mentionner les pénalités de retard dans les conditions générales de vente n'interdit pas de les appliquer (Cass. com. 20 déc. 2017, n° 16-25786).

Leur omission fait simplement encourir au commerçant une forte amende. Celle-ci peut atteindre 75 000 € lorsqu’elle est prononcée contre un dirigeant et 2 M€ lorsqu’elle est prononcée contre une société (article L. 441-6 du Code de commerce).

Mention sur les factures

Les factures adressées à un professionnel doivent obligatoirement comporter le taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement.

À défaut, l'entreprise encourt une amende de 75 000 € s'il s'agit d'une personne physique et de 375 000 € s'agissant d'une personne morale. Dans des cas exceptionnels, l'amende peut dépasser ces montants et être portée à 50 % de la somme facturée (article L. 441-4 du Code de commerce).

Lorsque les factures sont adressées à des particuliers, la mention des pénalités de retard est facultative.

Mention sur d'autres documents

Le taux des pénalités de retard doit également figurer sur les devis et les bons de commande transmis aux clients.

Taux des pénalités de retard

En principe, le taux des pénalités de retard est égal au taux de refinancement semestriel de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points.

Le commerçant peut cependant prévoir un taux supérieur ou inférieur au taux de refinancement de la BCE, sans que ce dernier ne puisse être inférieur à trois fois le montant du taux de l’intérêt légal.

Aucun taux n'est fixé

Si les conditions générales de vente n'ont pas fixé de taux, la loi prévoit l'application d'un taux unique. Il est égal au taux appliqué par la Banque centrale européenne, majoré de dix points c'est-à-dire 1 % + 10, soit 11 %, par exemple.

Le taux en vigueur peut être consulté (Main refinancing operations) sur le site de la BCE (http://www.ecb.int/home/html/index.en.html).

Le taux applicable durant le premier semestre de l'année concernée est le taux de la BCE en vigueur au 1er janvier de l'année en question, tandis que, pour le second semestre, il s'agira du taux en vigueur au 1er juillet.

Un taux spécifique est fixé par le commerçant

Lorsque les conditions générales de vente ou la facture prévoient l'application d'un taux spécifique, c'est celui-ci qui va s'appliquer à condition qu'il ne soit pas inférieur à 3 fois le taux de l'intérêt légal.

Le taux de l'intérêt légal est actuellement fixé à :

  • 3,26 % pour les factures impayées de clients particuliers,
  • 0,87 % pour les factures impayées de clients professionnels.

Ce taux est actualisé deux fois par an.

Le commerçant a la liberté de choisir le taux qui lui convient, du moment qu'il est supérieur à 3 fois le taux de l'intérêt légal (article L. 441-6, I, al. 12 du Code de commerce). En revanche, aucun taux maximum n'est prévu.

Le taux de l'intérêt légal variant deux fois par ans, une bonne solution consiste à opter pour un taux nettement supérieur, par exemple 15 %. Cela évitera au commerçant d'avoir à éditer de nouvelles conditions générales de fente et de nouvelles factures chaque année.

Il est aussi possible d'opter pour un taux relativement élevé, par exemple 25 %, pour inciter les clients à respecter les dates de paiement des factures.

Calcul des pénalités de retard

Si le commerçant est tenu d'éditer des factures avec TVA, les pénalités doivent être calculées sur le montant TTC. La formule de calcul des pénalités de retard est la suivante : [(taux x montant TTC)] x [nombre de jours de retard /360].

Le point de départ des pénalités est le lendemain de l'échéance. Le point d'arrivée du calcul des pénalités est constitué par la date du cachet de la poste de l'envoi du règlement.

Le taux des pénalités doit figurer sur la facture et son mode de calcul être précisé dans les conditions générales de vente.

Bien évidemment, ces pénalités ne sont pas imposables à la TVA car elles n'ont pas pour contrepartie directe une prestation de services.

Le commerçant n’est pas obligé de réclamer les pénalités de retard à un client en cas de facture impayée (il s'agit alors d'un geste commercial).

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur à l'égard du commerçant d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en plus des pénalités de retard.

Dans l'hypothèse où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le commerçant pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

Cette indemnité n'est applicable que lorsque le client est un professionnel. En outre, le commerçant ne peut pas la réclamer lorsque son client fait l'objet d'une ouverture de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit obligatoirement figurer dans les factures et les conditions générales de vente.

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