Qu'est-ce qu'une facture pro forma et comment la réaliser ?

Une facture pro forma est une sorte de brouillon qui ressemble à une facture mais sans en avoir la valeur juridique.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document provisoire qui permet à un client de se faire une idée très précise de ce qui va lui être facturé et des conditions commerciales qui vont s’appliquer (prix, remises éventuelles, termes de paiement, termes de la livraison).

La facture pro forma est généralement accompagnée des conditions générales de ventes et sert de modèle à la facture définitive qui sera établie par la suite.

A la différence d’une facture classique, une facture pro forma :

• n’a pas de valeur juridique,
• n’a pas de valeur fiscale,
• ne peut pas être intégrée dans la comptabilité,
• peut être modifiée intégralement et à tout moment.

Dans quels cas faut-il faire une facture pro forma ?

Une facture pro forma peut être émise dans diverses circonstances :

• pour enclencher la discussion commerciale et s’assurer que le client a une vue globale de la transaction qu’il s’apprête à réaliser, lui permettant ainsi de comparer l'offre de différents fournisseurs ;
• pour se faire payer la marchandise, auprès de nouveaux clients ou de clients présentant des difficultés financières et ainsi éviter les impayés ;
• pour bien évaluer le projet à financer et donner plus de poids à un dossier en cas de demande de prêt bancaire ;
• pour justifier d'une exonération de TVA auprès de l'administration fiscale
• pour déterminer la valeur de biens envoyés à l'étranger (objets d’art, véhicules, produits en tout genre…) et pour obtenir la délivrance d’une autorisation des douanes ;
• pour envoyer des produits de démonstrations ou des échantillons.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture pro forma ?

Une facture pro forma doit alors comporter les mentions suivantes :

• la mention “Facture Proforma” dans l’en-tête de la facture,
• les informations relatives à l'entreprise (comme pour une facture traditionnelle) comme la raison sociale, l’adresse du siège social, le numéro SIRET, la forme juridique, le numéro de TVA intracommunautaire,
• les informations relatives au client,
• la date d’émission de la facture pro forma,
• la référence de la commande (si applicable),
• la liste des services ou des biens vendus avec le descriptif précis : la quantité, le prix unitaire, etc.,
• le mode de livraison et les délais (si applicable),
• pour une transaction à l’étranger : la devise utilisée pour la transaction ainsi que l’Incoterm (conditions de livraison : mode, paiement, enlèvement, assurance, frais de douane, etc...),
• le montant total hors taxe à régler,
• le montant total TTC avec le taux de TVA,
• les conditions de paiement.

Attention : la facture pro forma ne doit pas s’insérer dans la numérotation habituelle des factures de l'entreprise.