Comment numéroter ses factures correctement ?
Rédigé par Roxane Hidoux
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La numérotation des factures d'une entreprise, d'un micro-entrepreneur ou d'une association s'effectue sur la base d'un numéro unique délivré chronologiquement et de façon continue.
Sommaire :
Quel système de numérotation adopter ?
Chaque facture doit comporter un numéro unique délivré chronologiquement et de façon continue. Le numéro fait en effet partie des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture.
Il faut que le système adopté garantisse que 2 factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro.
Il est possible d'opter pour :
- une suite séquentielle : 01, 02, 03, 04 ;
- l’année suivie d’une suite séquentielle : 2023-1, 2023-2, 2023-3 ;
- l’année suivie du mois et puis d’une suite séquentielle : 2023-06-01, 2023-06-02, 2023-06-03 ;
- un préfixe suivi d’une suite séquentielle, notamment si vous utilisez plusieurs séries de numérotation ou pour les factures d’avoir : F-0001, F-0002, F-0003…
Attention, il est interdit :
- de faire des sauts dans la facturation : par exemple, passer directement de la facture n°130 à la n°132,
- d'antidater des factures : la date d'émission de la facture n°30 ne peut être antérieure à celle de la facture n°29,
- d’avoir des factures comportant le même numéro dans un même exercice comptable (qui correspond souvent, en France, à l'année civile, de janvier à décembre),
- de supprimer une facture (il faut l’annuler puis en créer une nouvelle).
L'entreprise peut définir librement le numéro de sa première facture. En effet, la numérotation des factures ne doit pas obligatoirement commencer par 1.
Peut-on créer plusieurs séries de numérotation ?
Il est possible de créer plusieurs séries de numérotation si l'activité de l'entreprise l’exige.
C’est le cas lorsque :
- l'entreprise a plusieurs sites de facturation. Une entreprise qui vend ses produits dans des salons et fait également de la vente en ligne peut créer une série numérique distincte pour chacune de ces canaux ;
- les clients de l’entreprise sont de différente nature. Une entreprise qui facture des particuliers et des professionnels peut créer une série numérique distincte pour chacune de ces catégories ;
- l'entreprise utilise plusieurs modes de facturation (sous-traitance de facturation, auto-facturation, facturation électronique et facturation papier). Une entreprise qui délivre des factures électroniques et des factures papier peut créer une série numérique distincte pour chacun de ces modes de facturation.
En revanche, il est interdit de créer une série de numérotation spécifique à chaque client ou de changer la numérotation tous les mois.
Peut-on modifier la numérotation des factures ?
L'administration fiscale autorise le changement de série numérique au moment où l'entreprise démarre un nouvel exercice comptable (et fiscal).
Elle ainsi remettre les compteurs à zéro tous les mois ou tous les ans, pourvu qu'elle garantisse qu’il n’y ait pas de doublon (exemple : 2023-0001, 2023-0002).
L'administration autorise également un changement de numérotation des factures en cours d’exercice fiscal si l'entreprise peut en justifier la raison.