Comment réaliser le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Préalablement à l'assemblée générale ordinaire annuelle, un rapport spécial sur les conventions réglementées intervenues et exécutées entre la société et ses dirigeants (ou associés) doit être rédigé.

Ce rapport doit notamment faire état des prestations qui ont été facturées par le dirigeant à la société, ou des loyers qu'elle verse à une SCI appartenant au dirigeant.

Qu'est-ce le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Le rapport spécial sur les conventions réglementées vise à informer les associés de l’existence ou non de contrats conclus entre la société et l’un de ses dirigeants ou associés (gérant de SARL, président de SAS, associé de SARL..).

Lorsque ces contrats présentent un risque pour la société ou ne sont pas conclus de façon habituelle, ils sont qualifiés de conventions réglementées et soumis à une procédure particulière.

Plus précisément, la procédure de contrôle des conventions réglementées s’applique aux contrats :

  • qui ne sont pas relatifs à des opérations courantes (opération effectuée de manière habituelle dans le cadre de son activité) ;
  • ou, qui ne sont pas conclus à des conditions normales (conditions comparables à celles appliquées dans la société vis-à-vis des clients).

Exemples :

  • ouverture d'un compte courant d'associé alors que ce n'est pas prévu par les statuts,
  • paiement des cotisations sociales du dirigeant par la société,
  • vente ou location à la société d’un bien appartenant au dirigeant ou à l’un des associés,
  • contrat habituel pour la société mais ristourne importante,
  • contrat de travail passé entre la société et un associé...

La procédure de contrôle des conventions réglementées ne s'applique pas aux SCI sans activité économique, ce qui exclut les SCI constituées pour des opérations de construction, de commercialisation ou de gestion d'immeubles.

Comment se déroule la procédure des conventions réglementées ?

La procédure à suivre dépend de la forme juridique de la société.

SARL et SAS

SARL

Dans les SARL, la procédure des conventions réglementées concerne les contrats anormaux conclus par le gérant, associé ou non, ou l'un des associés de la SARL.

La procédure se déroule de la façon suivante : information du commissaire aux comptes, rédaction d’un rapport spécial sur les conventions réglementées (par le gérant ou le commissaire aux comptes), approbation par l’assemblée générale annuelle (une procédure simplifiée est prévue pour les EURL).

Le rapport spécial sur les conventions réglementées doit être présenté à l'assemblée annuelle ou joint aux documents communiqués aux associés en cas de consultation écrite, si les statuts en ont prévu la possibilité.

L'assemblée générale statue alors sur ce rapport et approuve ou désapprouve les conventions en suivant les conditions requises pour les décisions d'assemblée ordinaire.

Le gérant ou l'associé intéressé ne peut pas prendre part au vote sous peine d'entraîner les mêmes conséquences qu'un refus d'approbation. Par ailleurs, ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.

SAS

Dans les SAS, la procédure des conventions réglementées concerne les contrats anormaux conclus par l'un des dirigeants de la SAS ou un autre dirigeant, le dirigeant de la personne morale présidente de la SAS, un actionnaire de SAS disposant de plus de 10% du droit de vote ou la société contrôlant un actionnaire personne morale de SAS.

La procédure se déroule de la façon suivante : information du conseil d'administration (et autorisation si les statuts le prévoient), information du commissaire aux comptes, rédaction d’un rapport spécial par le commissaire aux comptes, approbation par l'assemblée générale (une procédure simplifiée est prévue pour les SASU).

L'approbation peut intervenir au cours de l'assemblée d’approbation des comptes ou au cours d'une assemblée générale spécialement dédiée.

La personne intéressée peut prendre part au vote, sauf si les statuts de la SAS le lui interdisent.

Les statuts de la SAS peuvent prévoir une procédure différente.

EURL et SASU

L’associé unique d'une EURL ou d'une SARL, gérant/Président ou non, peut librement conclure des contrats avec la société.

Celui-ci ne pouvant, par définition, contrôler ce type de contrat, il sera simplement mentionné sur le registre des décisions (objet, prix, principales modalités). Il ne sera pas nécessaire de rédiger un rapport spécial sur les conventions réglementées.

En revanche le gérant d'EURL ou le Président de SASU, non associé, qui désire conclure un contrat avec la société doit rédiger un rapport spécial sur les conventions réglementées et le soumettre au vote de l'associé unique.

Qui doit rédiger le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Le rapport spécial sur les conventions réglementées doit être établi par le gérant de la SARL ou le président de la SAS.

Cependant, lorsque la société est dotée d'un commissaire aux comptes, ce sera à lui de l'établir, en plus du rapport qu’il établit sur les comptes annuels.

Le dirigeant doit alors penser à aviser le commissaire aux comptes, chaque fois que la conclusion d'une convention réglementée intervient.

Quelles mentions doit comporter le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Le rapport spécial sur les conventions réglementées doit contenir :

  • l'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée annuelle ;
  • le nom des dirigeants ou associés intéressés ;
  • la nature et l'objet desdites conventions ;
  • les modalités essentielles de ces conventions, notamment l'indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées, et, le cas échéant, toutes autres indications permettant aux associés d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion des conventions analysées ;
  • l'importance des fournitures livrées ou des prestations de services fournies, ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice en exécution des conventions conclues au cours d'exercices antérieurs et dont l'exécution a été poursuivie au cours du dernier exercice.

Dans l’hypothèse où il n’existe aucune convention relevant du champ d’application des conventions réglementées, le rapport spécial doit quand même être établi (sauf dans le cas des EURL et des SASU, lorsque le dirigeant est également l’associé unique). Il mentionnera simplement l’absence de conventions réglementées.

Exemples de rapport spécial sur les conventions réglementées

Rapport spécial du Commissaire aux Comptes sur les conventions réglementées
Exercice clos le 31 décembre 2021

Mesdames, Messieurs les Associés,

En notre qualité de commissaire aux comptes de votre société, nous vous présentons notre rapport sur les conventions réglementées.

Conventions autorisées au cours de l'exercice

En application de l'article L. 225-40 du Code de commerce, nous avons été avisés des conventions qui ont fait l'objet de l'autorisation préalable de votre Assemblée Générale.

Il ne nous appartient pas de rechercher l'existence éventuelle d'autres conventions mais de vous communiquer, sur la base des informations qui nous ont été données, les caractéristiques et les modalités essentielles de celles dont nous avons été avisés, sans avoir à nous prononcer sur leur utilité et leur bien-fondé. Il vous appartient, selon les termes de l'article R. 225-31 du Code de commerce, d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation.

Nous avons mis en oeuvre les diligences que nous avons estimé nécessaires au regard de la doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative à cette mission. Ces diligences ont consisté à vérifier la concordance des informations qui nous ont été données avec les documents de base dont elles sont issues.

Convention de bail avec la société Leman

Votre filiale Leman et votre société ont mis en place une convention de bail portant sur une surface de 120 m2 au premier étage de la société Leman avec effet au 1 er janvier 2021.

Cette convention a été autorisée par l'Assemblée Générale lors de la séance du 8 décembre 2011.

Les parties ont convenu d'une rémunération annuelle de 17 560 € HT dans le cadre de cette convention.

Le montant des charges d'exploitation comptabilisés sur l'exercice clos le 31 décembre 2021 par votre société au titre de cette convention s'élève à 17 560 € HT.

Associé concerné : Monsieur Antonin Morin

Convention de caution avec la société Leman

Au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2021, votre société s'est portée caution de sa filiale Leman, pour la durée du contrat de crédit-bail, sur le capital restant dû.

L'Assemblée autorise également le Gérant à signer un engagement de reprise du contrat de crédit-bail par la société, ainsi que l'engagement de poursuite par Oberla société de la séance du 8 décembre 2011.

Le montant du capital restant dû au 31 décembre 2021 par la société Leman au titre du crédit-bail s'élève à 2 210 K€ HT.

Associé concerné : Monsieur Antonin Morin

Conventions approuvées au cours d'exercices antérieurs dont l'exécution s'est poursuivie durant l'exercice

Convention de garantie d'emprunt avec la société Leman

Dans sa séance du 28 novembre 2021, l'Assemblée Générale a donné pouvoir au Gérant de délivrer, en faveur des filiales de la société, des cautions pour un montant maximum de 100 K€.

A ce titre, au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2021, votre société s'est portée caution de sa filiale Leman, pour un emprunt bancaire d'un montant de 58 K€.