Comment réaliser le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Préalablement à l'assemblée générale ordinaire annuelle, un rapport spécial sur les conventions réglementées intervenues et exécutées entre la gérance ou un associé et la SARL doit être rédigé.

Ce rapport doit notamment faire état des prestations qui ont été facturées à la SARL, ou des loyers qu'elle verse à une SCI appartenant à l'un des dirigeants.

Qu'est-ce qu'une convention réglementée ?

Une convention réglementée, c'est simplement le contrat conclu directement ou par personnes interposées entre la SARL et l'un de ses gérants ou associés. Cette convention est dite « réglementée » parce qu'elle est soumise à l'approbation des associés de la SARL en vertu des articles L. 223-19 et 223-20 du Code de commerce.

A l'inverse, un contrat portant sur des opérations courantes et conclu à des conditions normales n'est pas soumis à approbation par les associés de SARL réunis en assemblée générale.

Il existe deux modalités de contrôle des conventions réglementées :

  • un contrôle a priori, lorsque la convention réglementée est conclue par le gérant non associé et que la SARL ne dispose pas de commissaire aux comptes,
  • un contrôle a posteriori, dans les autres cas. La convention devra être approuvée ultérieurement soit par les associés sur présentation d'un rapport spécial rédigé, soit par le commissaire aux comptes, s'il en existe un.

Lorsque les associés d'une SARL doivent se prononcer sur l'approbation ou non d'une convention réglementée, la règle est claire : l'associé ou le gérant concerné ne peut prendre part au vote, le but étant d'éviter un détournement de l'intérêt social au profit de l'un d'eux.

En quoi consiste la procédure des conventions réglementées ?

Dans les SARL ayant désigné un commissaire aux comptes, le gérant doit aviser ce dernier des conventions concernées dans le délai d'un mois à compter de leurs conclusions.

Le commissaire aux comptes ou, à défaut, le gérant doit alors établir un rapport précisant notamment le % des intérêts qui sera reversé à l'associé.

Le rapport est ensuite présenté à l'assemblée des associés ou joint aux documents qui leur sont adressés en cas de consultation écrite. L'assemblée générale statue alors sur ce rapport et approuve ou désapprouve les conventions en suivant les conditions requises pour les décisions d'assemblée ordinaire. Le gérant ou l'associé intéressé ne peut pas prendre part au vote sous peine d'entraîner les mêmes conséquences qu'un refus d'approbation. Par ailleurs, ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.

La procédure mentionnée précédemment n'est pas applicable au sein d'une EURL lorsque la convention est conclue entre elle et l'associé unique. L'opération doit néanmoins figurer au registre des décisions. A défaut de mention au sein du registre, l'associé s'exposerait à supporter lui-même les conséquences préjudiciables de la convention pour l'entreprise.

Qui doit rédiger le rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Normalement c'est le gérant qui doit établir et présenter à l'assemblée annuelle un rapport sur les conventions réglementées, mais s'il existe un commissaire aux comptes, c'est celui-ci qui en est chargé.

Dans cette seconde hypothèse, le gérant doit penser à aviser le commissaire aux comptes, chaque fois que la conclusion d'une convention réglementée intervient. Il dispose d'un mois pour le faire.

Lorsqu'une convention réglementée a été conclue au cours d'un exercice précédent, le gérant doit également le notifier au commissaire aux comptes, mais dans le délai d'un mois après la clôture des comptes.

Quelles sont les mentions obligatoires du rapport spécial sur les conventions réglementées ?

Le rapport spécial sur les conventions réglementées doit contenir :

  • l'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée annuelle ;
  • le nom des gérants ou associés intéressés ;
  • la nature et l'objet desdites conventions ;
  • les modalités essentielles de ces conventions, notamment l'indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées, et, le cas échéant, toutes autres indications permettant aux associés d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion des conventions analysées ;
  • l'importance des fournitures livrées ou des prestations de services fournies, ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice en exécution des conventions conclues au cours d'exercices antérieurs et dont l'exécution a été poursuivie au cours du dernier exercice.

Le rapport spécial sur les conventions réglementées doit être présenté à l'assemblée annuelle ou joint aux documents communiqués aux associés en cas de consultation écrite, si les statuts en ont prévu la possibilité.

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Exemples de rapport spécial sur les conventions réglementées

Rapport spécial du Commissaire aux Comptes sur les conventions réglementées
Exercice clos le 31 décembre 2015

Mesdames, Messieurs les Associés,

En notre qualité de commissaire aux comptes de votre société, nous vous présentons notre rapport sur les conventions réglementées.

Conventions autorisées au cours de l'exercice

En application de l'article L. 225-40 du Code de commerce, nous avons été avisés des conventions qui ont fait l'objet de l'autorisation préalable de votre Assemblée Générale.

Il ne nous appartient pas de rechercher l'existence éventuelle d'autres conventions mais de vous communiquer, sur la base des informations qui nous ont été données, les caractéristiques et les modalités essentielles de celles dont nous avons été avisés, sans avoir à nous prononcer sur leur utilité et leur bien-fondé. Il vous appartient, selon les termes de l'article R. 225-31 du Code de commerce, d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation.

Nous avons mis en oeuvre les diligences que nous avons estimé nécessaires au regard de la doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative à cette mission. Ces diligences ont consisté à vérifier la concordance des informations qui nous ont été données avec les documents de base dont elles sont issues.

Convention de bail avec la société Leman

Votre filiale Leman et votre société ont mis en place une convention de bail portant sur une surface de 120 m2 au premier étage de la société Leman avec effet au 1 er janvier 2015.

Cette convention a été autorisée par l'Assemblée Générale lors de la séance du 8 décembre 2011.

Les parties ont convenu d'une rémunération annuelle de 17 560 € HT dans le cadre de cette convention.

Le montant des charges d'exploitation comptabilisés sur l'exercice clos le 31 décembre 2015 par votre société au titre de cette convention s'élève à 17 560 € HT.

Associé concerné : Monsieur Antonin Morin

Convention de caution avec la société Leman

Au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2015, votre société s'est portée caution de sa filiale Leman, pour la durée du contrat de crédit-bail, sur le capital restant dû.

L'Assemblée autorise également le Gérant à signer un engagement de reprise du contrat de crédit-bail par la société, ainsi que l'engagement de poursuite par Oberla société de la séance du 8 décembre 2011.

Le montant du capital restant dû au 31 décembre 2015 par la société Leman au titre du crédit-bail s'élève à 2 210 K€ HT.

Associé concerné : Monsieur Antonin Morin

Conventions approuvées au cours d'exercices antérieurs dont l'exécution s'est poursuivie durant l'exercice

Convention de garantie d'emprunt avec la société Leman

Dans sa séance du 28 novembre 2015, l'Assemblée Générale a donné pouvoir au Gérant de délivrer, en faveur des filiales de la société, des cautions pour un montant maximum de 100 K€.

A ce titre, au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2015, votre société s'est portée caution de sa filiale Leman, pour un emprunt bancaire d'un montant de 58 K€.

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