Comment contester une facture ?

A défaut de contestation dans un bref délai, toute facture est présumée être acceptée et ne peut plus être contestée par la suite.

Jusqu'à quelle date peut-on contester une facture ?

Il n'existe pas de date maximale pour contester une facture mais il est préférable de le faire dans un délai raisonnable et le plus rapidement possible.

Les tribunaux indiquent comme délai raisonnable une période de 6 semaines à maximum 2 mois après la réception de la facture.

En pratique, il est conseillé de contester la facture le plus tôt possible, dès sa réception. Ce délai n'est toutefois pas absolu et c'est au juge qu'il appartiendra de trancher, en fonction des circonstances, si la contestation de la facture a été réalisée dans un délai raisonnable.

Plus la facture est complexe et plus elle demande un examen approfondi, plus le délai de contestation est long.

Le client aura aussi davantage de temps pour réagir si la facture lui a été transmise très tard par son fournisseur ou s'il peut démontrer qu'il a réagi aussi vite que possible, mais qu'il n'était pas disponible immédiatement (arrêt maladie, voyage d'affaires...) ou qu'il a dû demander des informations complémentaires.

Lorsque la contestation de la facture n'a pas été réalisée dans un délai raisonnable, elle est présumée avoir été acceptée et la contester malgré tout par la suite sera souvent impossible. Si l'affaire atterrit devant le tribunal, le juge tranchera cette contestation généralement simplement en condamnant le client au paiement de la facture.

En l'absence de temps disponible pour vérifier la facture, le client doit émettre des réserves et annoncer à son fournisseur son intention de lui faire part de ses remarques après qu'il aura procédé à une analyse détaillée de la facture.

Quelle procédure suivre pour contester valablement une facture ?

1ère étape : Résolution de la contestation à l'amiable

Les conditions générales de vente du fournisseur ou le contrat lui-même comportent généralement le délai et la procédure à suivre pour contester une facture. De même qu'une éventuelle possibilité de médiation-conciliation.

Il est conseillé de d'abord tenter de résoudre le problème à l'amiable par email, par téléphone ou sur rendez-vous, notamment lorsque la facture est peu élevée ou qu'il existe de bonnes relations avec le fournisseur.

Pour une contestation plus importante, il est conseillé d'envoyer tout de suite un courrier recommandé. Le client évitera de la sorte toute discussion sur la question de savoir s'il a contesté la facture dans un délai raisonnable.

A éviter absolument en revanche :

le fait de renvoyer la facture sans autres explications,
le fait de refuser la lettre recommandée avec la facture ou son rappel,
le fait de contester oralement ou par courrier simple sans pouvoir ultérieurement rapporter la preuve de cette contestation,
le fait de payer totalement ou partiellement la facture sans réserves.

Faut-il régler une partie de la facture contestée ?

Lorsque seule une partie de la facture est contestée, mieux vaut s'acquitter de la partie non contestée, pour autant qu'elle puisse être à peu près chiffrée, et faire état de ce paiement dans sa lettre de contestation.

Le client montrera de la sorte sa bonne volonté et le fournisseur sera moins tenté de confier le dossier à un avocat. Celui lui évitera également de devoir payer des intérêts sur la partie de la facture non contestée ou de se voir condamné au paiement de dommages et intérêts.

Néanmoins, si la partie contestée est minime, il faut éviter de payer trop, car le client court alors le risque que le fournisseur estime désormais inutile de se déranger pour si peu.

2ème étape : Envoi d'un courrier recommandé

En cas d'échec de l'arrangement à l'amiable, un courrier doit être envoyé au fournisseur par recommandé avec accusé de réception en y annexant une copie de la facture.

Il permet au client de mettre en avant sa bonne foi en montrant qu'il ne s'agit pas d'un refus de sa part de payer la facture mais qu'il s'agit d'accepter de régler uniquement la facture conforme à sa commande.

Le courrier de contestation doit :

rappeler le numéro de la facture ainsi que sa date puis le numéro de bon de commande ainsi que sa date,
énoncer clairement les raisons motivées de la contestation (exemple : erreur entre la quantité facturée et la quantité effectivement commandée et reçue, exécution insatisfaisante des travaux, mauvaise qualité des marchandises livrées) et demander une facture rectificative,
fournir le maximum de preuves écrites : copie de la facture, copie du devis signé, copie du bon de commande ou du bon de livraison...
être rédigé de façon courtoise : les juges n'apprécient guère les insultes.

Modèle de contestation d'une facture

M...,

Je fais suite à votre facture en date du ….. dont vous trouverez ci-joint copie.

Je constate que le montant TTC de votre facture s'élève à … euros, alors que les prestations indiquées sur votre devis n° …. ,dont copie ci-jointe, s'élevait uniquement à …. euros TTC.

De ce fait, je suis légalement en droit de contester votre facture qui ne correspond pas au devis préalablement accepté et signé d'un commun accord. En ce sens, je vous saurais gré de bien vouloir me remettre une facture en adéquation avec le devis en ma possession.

Je me réserve le droit d'émettre d'autres observations, en complément, si cela s'avérait encore nécessaire ultérieurement.

Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, M..., mes salutations distinguées.

Signature

Il est important de rédiger un courrier en bonne et due forme et de la faire parvenir au fournisseur par lettre recommandée avec accusé de réception (pour disposer d'une preuve devant la justice). Renvoyer au fournisseur la facture erronée rayée ou un entretien oral (par téléphone, par exemple) avec le fournisseur n'est pas une preuve.

Si néanmoins, les premiers contacts se déroulent oralement, le client doit en confirmer immédiatement la teneur par une lettre recommandée. Il doit également s'assurer que les conditions générales de vente n'imposent pas d'autres exigences de forme.

La délivrance d'une facture par le fournisseur est généralement obligatoire. Des mentions obligatoires doivent également figurer sur la facture comme le prix, la description des prestations, la quantité des produits livrés, les modalités de paiement...

Quel tribunal saisir en cas de désaccord ?

Une fois la contestation envoyée, il faut attendre la réponse du fournisseur.

Selon la nature de celle-ci, il pourra alors être nécessaire de porter l'affaire devant :

le Tribunal judiciaire, lorsque le client est un particulier,
le Tribunal de commerce, lorsque le client est également un professionnel.

Mais avant de se lancer dans cette voie extrême, il faut savoir que cette procédure n'est ni gratuite, ni rapide et tout sauf simple, les arguments du client devant être solides devant le juge.

Devant le tribunal, le fournisseur devra en outre rapporter la preuve :

d'une part, de l'engagement réciproque le liant avec son client tant sur le plan de la consistance de la prestation que sur le prix facturé (établissement d'un devis, d'un bon de commande..),
d'autre part, de la bonne exécution de son engagement entraînant le paiement du client (bon de livraison).

En cas de contestation abusive de la facture, le fournisseur pourra solliciter la condamnation du client au paiement de la facture impayée, outre la condamnation aux frais de justice et aux honoraires d'avocat.

Lorsqu'un manquement ou une infraction a été commis (publicité des prix, absence de devis, facture plus élevée, fraude ou tromperie, etc.) et si les tentatives pour régler ce litige à l'amiable sont sans effet, le client peut alerter la direction départementale de la protection des populations (DDPP) ou de la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP) du siège social du fournisseur.