Comment effectuer la déclaration préalable à l'embauche ?

Chaque embauche doit en principe faire l'objet d'une déclaration à l'URSSAF au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

A quoi sert la déclaration préalable à l'embauche ?

La DPAE vous permet de :

  • réaliser les affiliations et immatriculations exigées par la loi ;
  • effectuer une demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié agricole ;
  • procéder à la demande de l'examen médical d'embauche.

La DPAE s'effectue en ligne sur le site de l'Urssaf (www.due.urssaf.fr). Vous devrez d'abord renseigner votre dénomination sociale (nom et prénom si vous êtes en nom propre), votre code APE, l'adresse de votre siège social, votre numéro Siren et le service de santé dont vous relevez.

Des informations concernant votre nouveau salarié vous seront ensuite demandées :

  • les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
  • la date et l'heure de l'embauche ;
  • la nature et la durée du contrat de travail, ainsi que la durée de la période d'essai éventuelle (cette dernière mention devant figurer uniquement pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée de plus de 6 mois).

Dans quels cas faut-il effectuer une déclaration préalable à l'embauche ?

Il est nécessaire de recourir à la DPAE lorsque vous avez décidé d'embaucher un salarié et que vous ne recourez pas déjà à l'un des dispositifs simplifiés d'embauche (CEA, CESU, TESE, TESA, GUSO...).

La DPAE ne s'applique pas non plus au volontariat (volontariat associatif, volontariat de solidarité internationale, volontariat européen…), le contrat de collaboration ne relevant pas du droit du travail. Il faut toutefois assumer les obligations habituelles d'un employeur en matière d'affiliation, de paiement et de déclaration des cotisations et contributions de Sécurité sociale (notamment en matière de déclaration des accidents).

Vous devez la réaliser après la signature du contrat de travail mais avant que le salarié ne commence à exercer ses fonctions. Elle doit être adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

L'Urssaf vous adresse ensuite un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration. Dans l'attente de cet accusé de réception, vous devez conserver les preuves de l'envoi de la déclaration (récépissé postal, double de la lettre...). Et vous devez ensuite conserver l'accusé de réception jusqu'à l'accomplissement de la déclaration annuelle des salaires.

Et après la déclaration préalable à l'embauche ?

Ne pas oublier de remettre certains documents au salarié

Lors de l'embauche, vous devez remettre au salarié les documents suivants :

  • soit une copie de la DPAE ;
  • soit une copie de l'accusé de réception transmis par l'Urssaf.
Si vous ne le faites pas, vous risquez une amende de 750€.

Procéder à la visite d'information et de prévention

Vous devez procéder à la visite d'information et de prévention avant la fin de la période d'essai. À noter que si le candidat est soumis à une surveillance médicale spéciale (personne affectée à certains travaux, travailleur handicapé, travailleur de nuit, femme enceinte...), la visite médicale doit avoir lieu avant l'embauche.

Si nécessaire, informer et former le nouveau salarié à la sécurité

Il s'agit de l'informer précisément sur les précautions à prendre afin d'assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée.

S'il s'agit de votre premier salarié, procéder aux affichages obligatoires sur le lieu de travail

Les affichages obligatoires visent principalement :

  • l'horaire de travail des salariés et la durée des repos. Cet horaire est transmis à l'inspection du travail ; l'adresse et le numéro d'appel de l'inspection du travail, du service de santé au travail et des services de secours d'urgence ;
  • l'intitulé et les références de la convention collective applicable, ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l'entreprise ;
  • le règlement intérieur, les consignes en cas d'incendie et les textes de loi relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la lutte contre les discriminations ;
  • les coordonnées du service d'accueil téléphonique qui répond aux demandes d'information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (08 1000 5000).

Quels risques lorsque le salarié n'est pas déclaré ?

Il y a délit de travail dissimulé dans les hypothèses suivantes :

  • vous ne procédez pas à la déclaration préalable à l'embauche de votre salarié ;
  • vous ne lui délivrez pas de bulletin de paie ;
  • vous ne conservez pas de double des bulletins de paie ;
  • vous mentionnez volontairement sur son bulletin de paie un nombre d'heures de travail effectué inférieur aux heures réellement travaillées. Le caractère intentionnel est caractérisé lorsque vous refusez de prendre en compte la réclamation du salarié ;
  • vous vous prévalez intentionnellement des dispositions applicables au détachement de personnel alors que vous exercez dans l'Etat sur le territoire duquel vous êtes établi, des activités relevant uniquement de la gestion interne ou administrative ou alors que votre activité est réalisée en France de façon habituelle, stable et continue.

Les travaux d'urgence dont l'exécution immédiate est nécessaire pour prévenir les accidents imminents ou organiser des mesures de sauvetage ne relèvent pas du travail dissimulé.

En cas de travail dissimulé, l'employeur s'expose à :

  • une peine de trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (225 000 € pour les personnes morales) ;
  • éventuellement, des peines additionnelles : l'interdiction d'exercer l'activité concernée, voire l'exclusion des marchés publics (pendant 5 ans au maximum) ; la confiscation des biens ou objets utilisés à l'occasion du délit, et la confiscation des biens produits ; l'affichage ou la diffusion de la décision ;
  • un refus de se voir accorder des aides publiques à l'emploi, à la formation, ou des subventions et aides à caractère public, pendant 5 ans maximum ;
  • la suppression, totale ou partielle, des exonérations et réductions de cotisations sociales ;

Et à défaut pour l'employeur de justifier de garanties suffisant à couvrir les montants dus, le directeur de l'organisme de l'URSSAF pourra procéder, sans solliciter l'autorisation du juge, à une ou plusieurs mesures conservatoires, dans la limite des montants dus :

  • saisie conservatoire sur tous biens mobiliers, corporels ou incorporels (matériels, véhicules, etc.) ;
  • sûreté judiciaire sur les immeubles, les fonds de commerce, les actions, les parts sociales et les valeurs mobilières.

Lorsque l'employeur n'a pas effectué la déclaration préalable à l'embauche ou n'a pas remis de fiches de paie à son salarié, ce dernier risque aussi d'être sanctionné. En effet, il risque alors de se voir privé du bénéfice de certaines allocations :

  • en matière d'assurance chômage : suppression du revenu de remplacement et sanctions pénales pour fraude aux allocations ;
  • retenues sur les indemnités journalières maladie et application de pénalités en cas de demande de remboursement ou de prise en charge indues.

Le salarié en travail dissimulé dispose de droits. En particulier, en cas de rupture de son contrat, il a droit à une indemnité forfaitaire égale à six mois de salaire, quel que soit le motif de la rupture et sans qu'il soit nécessaire que l'employeur ait été condamné pénalement. Il faut bien noter que le droit à cette indemnité n'est ouvert qu'en cas de rupture du contrat (Cass. soc. 2 mars 2016, n° 14-15611).

Cette indemnité se cumule avec toutes les indemnités auxquelles ont droit les salariés déclarés, y compris l'indemnité légale ou conventionnelle de licenciement (Cass.soc. 6 février 2013, n°11-23738). En cas de liquidation judiciaire de l'employeur, elle relève de la garantie de l'AGS.

Un salarié a la possibilité de demander à l'Urssaf si son employeur a correctement accompli la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) le concernant.