Comment comptabiliser un achat de marchandises ?

L'enregistrement d'un achat de marchandise est similaire à celui d'une facture de vente, mais de façon inversée.

Dans quel compte enregistrer un achat de marchandise ?

2 méthodes peuvent être utilisées pour comptabiliser des achats de marchandises et leurs paiement selon que le paiement est immédiat ou différé.

La comptabilisation et le paiement sont instantanés

Lorsqu'une facture est payée comptant, la dépense peut directement être enregistrée dans le compte 512. Banques. En pratique, cela vise tous les achats réglés par carte bancaire ou par prélèvement automatique.

L'enregistrement comptable d'une facture d'achat avec TVA se déroule de la façon suivante :

• débit du compte correspondant à la nature de l'achat (601, 602, 604, 605, 606, 607) pour le montant hors taxes
• débit du compte 44566. État, TVA déductible sur autres biens et services pour le montant de la TVA
• crédit du compte 512. Banques pour le montant TTC

Un achat de marchandises de 1 200 € TTC réglé comptant doit être enregistré de la façon suivante :

La comptabilisation et le paiement sont différés

Lorsque la facture est réglée lors de la livraison ou de la réalisation de la prestation, la comptabilisation doit s'effectuer en 2 temps : d'abord lors de la passation de la commande, puis lors du règlement de la facture, ce qui nécessite de passer par le compte 401. Fournisseurs.

Lors de la passation de la commande :

• débit du compte correspondant à la nature de l'achat (601, 602, 604, 605, 606, 607) pour le montant hors taxes
• débit du compte 44566. État, TVA déductible sur autres biens et services pour le montant de la TVA
• crédit du compte 401. Fournisseurs pour le montant TTC

Lors du règlement de la facture :

• débit du compte 401. Fournisseurs pour le montant TTC
• crédit du compte 512. Banques pour le montant TTC

Un achat de marchandises de 1 200 € TTC doit être enregistré de la façon suivante :

Comment comptabiliser les frais accessoires : frais de port, assurances... ?

Les frais accessoires doivent normalement être enregistrés dans des comptes distincts :

• 635 pour les droits de douane ;
• 624 pour les frais de port ou de transport ;
• 622 pour la rémunération des intermédiaires ;
• 616 pour les frais d'assurance.

Par simplification, il est aussi possible :

• d'inclure les frais accessoires à vos achats, dans le compte 601. Achats de matières premières ou 607. Achats de marchandises ;
• de les enregistrer dans un compte spécifique, le compte 608. Frais accessoires sur achats.

Faut-il obligatoirement comptabiliser la TVA figurant sur les factures d'achat ?

Si l'entreprise ne facture pas la TVA, elle ne peut pas non plus la déduire. Elle n'utilisera donc pas de compte de TVA et enregistrera tous ses achats pour leur montant TTC.

Si l'entreprise facture la TVA, la TVA est toujours déductible à quelques exceptions près :

• les achats de véhicules : automobiles (sauf s'il s'agit de véhicules utilitaires ou qu'ils permettent de transport le personnel sur son lieu de travail), motocyclettes, bateaux et avions (sauf s'il s'agit de votre outil de travail) ;
• les frais de transport : billets d'avion ou de train, location de voiture (sauf TVA sur les péages) ;
• les frais d'hôtel ou de restauration (sauf repas avec des clients) exposés au profit des dirigeants ou des salariés ;
• les frais de parking ;
• les achats de carburant. S'il s'agit d'un véhicule utilitaire la TVA est déductible à 100 %. S'il s'agit d'un véhicule de tourisme le TVA est déductible à 80%. La partie de la TVA qui n'est pas déductible est enregistrée directement en charge ;
• les dépenses somptuaires : yachts, résidence de plaisance...
• les cadeaux destinés à la clientèle dont la valeur unique excède 73 € TTC (ce montant est revalorisé tous les 5 ans - prochaine revalorisation en 2026).

Comment gérer la TVA à l'international ?

Achat réalisé dans l'Union européenne

Les achats de biens réalisés entre des entreprises situées dans 2 pays membres différents sont soumis à des règles particulières en matière de TVA. Si vous êtes assujetti à la TVA, votre fournisseur n'a pas à vous en facturer car en revendant ensuite le bien à vos clients, vous allez la collecter vous-même.

Cette opération donne lieu à un jeu d'écritures comptables portant le nom d'autoliquidation de la TVA. En pratique, l'entreprise va devoir calculer une TVA fictive :

• en créditant le compte 4452. État, TVA due intracommunautaire
• et, en débitant le compte 44566. TVA déductible sur autres biens et services ou le compte 44562. État, TVA déductible sur immobilisations

L'avis 93-06 du CNC recommande d'ajouter le chiffre 2 en dernière position dans les numéros des comptes Achats, Ventes, Fournisseurs et Clients concernés par les acquisitions intracommunautaires.

L'opération n'a aucune incidence sur la comptabilité de l'entreprise mais est obligatoire car l'entreprise doit faire figurer sur sa déclaration de TVA tous les achats intracommunautaires effectués.

Par exemple, vous achetez 1 000 € de matières premières auprès d'un fournisseur italien. Sa facture ne comportera pas de TVA, que vous devrez calculer vous-même, au taux de 20 % s'il s'agit de biens taxés au taux normal.

Achat réalisé hors Union européenne

Les achats effectués à des pays situés hors Union européenne portent le nom d'importations. Elles sont assujetties à la TVA lors du dédouanement, c'est-à-dire lors du passage de la frontière auprès de l'administration des douanes.

L'entreprise peut réaliser elle-même les formalités de douane ou s'adresser à un transitaire. Elle dispose dans les 2 cas de 2 documents distincts à enregistrer : la facture du fournisseur et le certificat de passage en douane ou la facture du transitaire.

L'enregistrement d'un achat réalisé dans un pays tiers à l'Union européenne s'effectue donc en 2 temps : lors de l'achat des marchandises et une fois que la TVA à l'importation a été facturée par la douane.

La facture est d'abord enregistrée hors taxes, sur la base d'une conversion en euro. Le montant payé est déterminé par rapport au cours du jour. Par exemple, si vous avez acheté 500 € de marchandises aux États-Unis et que le cours du jour était de EUR/USD : EUR = 1,12 USD le montant à comptabiliser est de 500/1,12 = 446,42.

La TVA due est facturée plus tard par la douane. Elle se calcule sur le prix converti en euro que vous avez payé.