Comment comptabiliser un achat de marchandise ?

L'enregistrement d'un achat de marchandise est similaire à celui d'une facture de vente, mais de façon inversée.

Dans quel compte enregistrer un achat de marchandise ?

Deux méthodes peuvent être utilisées pour comptabiliser des achats de marchandises et leurs paiement selon que le paiement est immédiat ou différé.

Il existe différents types d'achats :

  • les achats stockés de matières premières et fournitures destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués (compte 601),
  • les achats stockés relatifs aux autres approvisionnements tels que les matières consommables et les emballages (compte 602),
  • les achats non stockés d'étude et de prestations de services incorporés directement aux ouvrages et produits (compte 604),
  • les achats non stockés de matériel, d'équipement et de travaux incorporés directement aux ouvrages et produits (compte 605),
  • les achats non stockés de matières et fournitures : fournitures d'eau ou d'énergie, produits d'entretien, fournitures administratives (compte 606),
  • les achats de marchandises, c'est-à-dire tout ce que l'entreprise achète pour le revendre en l'état (compte 607).

La comptabilisation et le paiement sont instantanés

Lorsqu'une facture est payée comptant, la dépense peut directement être enregistrée dans le compte 512. Banques. En pratique, cela vise tous les achats réglés par carte bancaire ou par prélèvement automatique.

L'enregistrement comptable d'une facture d'achat avec TVA se déroule de la façon suivante :

  • débit du compte correspondant à la nature de l'achat (601, 602, 604, 605, 606, 607) pour le montant hors taxes
  • débit du compte 44566. État, TVA déductible sur autres biens et services pour le montant de la TVA
  • crédit du compte 512. Banques pour le montant TTC

Un achat de marchandises de 1 200 € TTC réglé comptant doit être enregistré de la façon suivante :

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
607 Achats de marchandises 1000
44566 État, TVA déductible 200
512 Banques 1200

La comptabilisation et le paiement sont différés

Lorsque la facture est réglée lors de la livraison ou de la réalisation de la prestation, la comptabilisation doit s'effectuer en deux temps : d'abord lors de la passation de la commande, puis lors du règlement de la facture, ce qui nécessite de passer par le compte 401. Fournisseurs.

Lors de la passation de la commande :

  • débit du compte correspondant à la nature de l'achat (601, 602, 604, 605, 606, 607) pour le montant hors taxes
  • débit du compte 44566. État, TVA déductible sur autres biens et services pour le montant de la TVA
  • crédit du compte 401. Fournisseurs pour le montant TTC

Lors du règlement de la facture :

  • débit du compte 401. Fournisseurs pour le montant TTC
  • crédit du compte 512. Banques pour le montant TTC

Un achat de marchandises de 1 200 € TTC doit être enregistré de la façon suivante :

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Passation de la commande
607 Achats de marchandises 1000
44566 État, TVA déductible 200
401 Fournisseurs 1200
Règlement de la facture
401 Fournisseurs 1200
512 Banques 1200

Dans quels cas faut-il immobiliser un achat de marchandise ?

Seuls les achats utilisés immédiatement ou à brève échéance (moins d'un an) peuvent être comptabilisés dans les charges (comptes commençant par un 6).

Les biens destinés à être utilisés plus d'un an doivent être inscrits à l'actif (comptes commençant par un 2) et portent le nom d'immobilisations.

Il existe une tolérance fiscale pour comptabiliser en charges les biens destinés à être utilisés pendant plus d'un an et dont la valeur unitaire est inférieure à 500 € HT : téléphone, imprimante... Cela vous évitera d'avoir un plan d'amortissement à gérer mais ne constitue en aucun cas une obligation.

Comment comptabiliser les frais accessoires : frais de port, assurances... ?

Les frais accessoires doivent normalement être enregistrés dans des comptes distincts :

  • 635 pour les droits de douane ;
  • 624 pour les frais de port ou de transport ;
  • 622 pour la rémunération des intermédiaires ;
  • 616 pour les frais d'assurance.

Par simplification, il est aussi possible :

  • d'inclure les frais accessoires à vos achats, dans le compte 601. Achats de matières premières ou 607. Achats de marchandises ;
  • de les enregistrer dans un compte spécifique, le compte 608. Frais accessoires sur achats.

Faut-il obligatoirement comptabiliser la TVA figurant sur les factures d'achat ?

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA (vous ne devez pas faire apparaître de TVA sur vos factures), vous ne pouvez pas non plus la déduire. Vous n'utiliserez donc pas de compte de TVA et enregistrerez tous vos achats pour leur montant TTC.

Lorsque vous êtes assujetti à la TVA, vous pouvez normalement toujours déduire la TVA qui vous a été facturée à quelques exceptions près :

  • les achats de véhicules : automobiles (sauf s'il s'agit de véhicules utilitaires ou qu'ils permettent de transport le personnel sur son lieu de travail), motocyclettes, bateaux et avions (sauf s'il s'agit de votre outil de travail) ;
  • les frais de transport : billets d'avion ou de train, location de voiture (sauf TVA sur les péages) ;
  • les frais d'hôtel ou de restauration (sauf repas avec des clients) exposés au profit des dirigeants ou des salariés ;
  • les frais de parking ;
  • les achats de carburant. La TVA peut être récupérée en tout ou partie lorsque le carburant est du gazole ou du superéthanol E85 (à 100 % si le gazole est acheté pour un véhicule utilitaire, sinon à 80 %). Lorsque le carburant est du GPL (gaz de pétrole liquéfié), du propane liquéfié, du butane liquéfié ou du GVN (gaz naturel comprimé), la TVA peut être récupérée à 100 % peu importe le type de véhicule (véhicule de tourisme ou véhicule utilitaire). La TVA sur l'essence est déductible à 40 % en 2019 (60 % en 2020). La partie de la TVA qui n'est pas déductible est enregistrée directement en charge ;
  • les dépenses somptuaires : yachts, résidence de plaisance...
  • les cadeaux destinés à la clientèle dont la valeur unique excède 69 € TTC (ce montant est revalorisé tous les 5 ans).