Comment déposer les comptes annuels en 2022 ?

Le dépôt au greffe des comptes annuels doit s'effectuer dans un délai de 2 mois après leur approbation par l'assemblée générale.

Quand le dépôt des comptes annuels est-il obligatoire ?

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour les sociétés suivantes :

  • EIRL
  • SARL et EURL
  • SNC (sauf les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique) et société en commandite simple
  • SA, SAS et société en commandite par actions
  • SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS
  • Sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions
  • Sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France

Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante (environ 50 €) qui doit s'effectuer :

  • dans le mois qui suit l'approbation des comptes, si le dépôt s'effectue sur papier ;
  • dans les 2 mois qui suivent l'approbation des comptes, si le dépôt s'effectue par voie électronique.

Cette obligation s'applique peu importe le chiffre d'affaires réalisé, la nature de l'activité ou le régime fiscal de la société.

Quels documents la société doit-elle déposer ?

La société doit déposer :

  • les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe (sauf dispense d'établissement) ;
  • le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d'administration ou le directoire) ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, si la société en est dotée ;
  • le rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions ;
  • les documents portant sur l'affectation du résultat ;
  • une copie du procès-verbal de l'assemblée annuelle ou un extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise).

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Que déposer en cas de refus d'approbation des comptes ?

En cas de refus d'approbation des comptes sociaux, il convient de déposer non pas les documents ci-dessus mais une copie de la délibération refusant d'approuver les comptes.

Il n'est pas nécessaire de déposer la totalité du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle. La société peut se contenter de fournir un extrait de ce procès-verbal mentionnant la seule résolution relative au refus d'approbation des comptes (Rép. Médecin : AN 16-1-1984 n° 36709).

Quand et comment déposer les comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels doit s'effectuer :

  • sur place ou par courrier recommandé avec avis de réception au greffe du Tribunal de commerce : 1 mois après l’approbation des comptes ;
  • par voie électronique : 2 mois après l’approbation des comptes.

Dépôt en retard des comptes annuels

L'absence de dépôt des comptes sociaux est punie d'une amende d'un montant de 1 500 € qui peut être porté à 3 000 € en cas de récidive.

En principe, seule la responsabilité de la société peut être engagée en cas de retard ou d'absence de dépôt des comptes annuels.

Il n'y a qu'une seule hypothèse dans laquelle le non-dépôt des comptes annuels pourrait engager la responsabilité personnelle du dirigeant : lorsque la société présente des difficultés financières.

Dans quels cas peut-on demander la confidentialité des comptes annuels ?

Les micro et petites entreprises ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou le compte de résultat uniquement) ne soient pas rendus publics.

Confidentialité de l'ensemble des comptes annuels

La déclaration de confidentialité des comptes annuels est réservée aux entreprises répondant à la définition des micro-entreprises, c’est-à-dire remplissant au moins 2 des critères suivants :

  • total de bilan de moins de 350 000 €,
  • chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €,
  • moins de 10 salariés.

La déclaration de confidentialité s'effectue via le formulaire " Déclaration de confidentialité pour les micro-entreprises ".

Confidentialité du compte de résultat uniquement

Les entreprises de taille plus importante mais qui répondent néanmoins à la définition des petites entreprises peuvent uniquement demander la confidentialité de leur compte de résultat. Le bilan et l'annexe seront donc rendus publics.

Cette option concerne les entreprises qui ne dépassent pas au moins 2 des 3 seuils suivants :

  • total de bilan de 4 millions d'euros,
  • chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d'euros,
  • moins de 50 salariés.

La déclaration de confidentialité s'effectue via le formulaire " Déclaration de confidentialité pour les petites entreprises ".

Que risque la société lorsque les comptes annuels déposés sont erronés ?

Un dirigeant de société qui dépose volontairement des comptes sociaux annuels inexacts commet un délit.

Il importe peu que les comptes annuels soient ou non acceptés par l'assemblée générale annuelle et qu'ils aient donné lieu ou non à distribution de dividendes. Le délit est constitué dès lors qu'un seul des documents est inexacte (compte de résultat, bilan ou annexes).

L'inexactitude des comptes sociaux peut porter sur le patrimoine, les opérations financières, la situation de la société... Il s'agit généralement :

  • d'inexactitudes d'évaluation d'une dépense, d'une créance, d'un bien... L'élément est bien présent dans les comptes annuels mais est accompagné d'une valeur erronée ;
  • d'inexactitudes matérielles. Les documents comportent alors des erreurs d'écriture, notamment la diminution ou la majoration des dettes ou des stocks, l'inscription d'immobilisations n'appartenant pas à la société... ;
  • d'erreurs de classement ou d'affectation.

Le dirigeant de la société encourt une peine de 5 ans d'emprisonnement et de 375 000 € d'amende. L'action en justice peut être engagée par un associé, un créancier ou un partenaire commercial. Ils disposent de 6 ans pour agir à compter de la présentation ou de la publication des comptes inexacts.

Erreurs involontaires

Il n'est pas possible de commettre involontairement ce délit car pour être caractérisé, l'auteur de l'infraction doit :

  • avoir agi en connaissance de cause, c'est-à-dire avoir présenté des comptes au public en sachant qu'ils comportaient des erreurs ou inexactitudes,
  • et, avoir eu la volonté de dissimuler la situation véritable de la société.