Comment déposer les comptes annuels en 2023 ?
Le dépôt au greffe des comptes annuels doit s'effectuer dans un délai de 2 mois après leur approbation par l'assemblée générale.
Quand le dépôt des comptes annuels est-il obligatoire ?
Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour les sociétés suivantes :
- EIRL
- SARL et EURL
- SNC (sauf les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique) et société en commandite simple
- SA, SAS et société en commandite par actions
- SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS
- Sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions
- Sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France
Dépôt des comptes annuels dans les SCI
Les SCI sont un cas à part car elles ne sont pas obligées de tenir une comptabilité et d'établir des comptes annuels. Ce n'est donc que dans certaines circonstances que le dépôt des comptes annuels sera obligatoire.
Ainsi, une SCI doit déposer ses comptes annuels si elle remplit une des conditions suivantes :
- elle a une activité commerciale,
- elle a opté pour l'impôt sur les sociétés,
- elle est soumise à la TVA,
- elle dépasse 1 des 3 seuils suivants : 50 salariés, 3,1 millions de chiffre d'affaires ou un bilan annuel de plus de 1,55 millions,
- elle a au moins un de ses associés qui est soumis au régime de l'impôt sur les sociétés ou au régime des bénéfices industriels et commerciaux,
- ses statuts comportent une clause qui impose le dépôt des comptes annuels.
Excepté dans les SCI, l'obligation de déposer les comptes annuels s'applique peu importe le chiffre d'affaires réalisé, la nature de l'activité ou le régime fiscal de la société.
Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante (environ 50 €) qui doit s'effectuer :
- dans le mois qui suit l'approbation des comptes, si le dépôt s'effectue sur papier ;
- dans les 2 mois qui suivent l'approbation des comptes, si le dépôt s'effectue par voie électronique.
Cette obligation s'applique peu importe le chiffre d'affaires réalisé, la nature de l'activité ou le régime fiscal de la société.
Quels documents la société doit-elle déposer ?
La société doit déposer :
- les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe (sauf dispense d'établissement) ;
- le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d'administration ou le directoire) ;
- le rapport du commissaire aux comptes, si la société en est dotée ;
- le rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions ;
- les documents portant sur l'affectation du résultat ;
- une copie du procès-verbal de l'assemblée annuelle ou un extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise).
L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.
Que déposer en cas de refus d'approbation des comptes ?
En cas de refus d'approbation des comptes sociaux, il convient de déposer non pas les documents ci-dessus mais une copie de la délibération refusant d'approuver les comptes.
Il n'est pas nécessaire de déposer la totalité du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle. La société peut se contenter de fournir un extrait de ce procès-verbal mentionnant la seule résolution relative au refus d'approbation des comptes (Rép. Médecin : AN 16-1-1984 n° 36709).
Quand et comment déposer les comptes annuels ?
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels doit obligatoirement s'effectuer en ligne, maximum 2 mois après l’approbation des comptes, via le Guichet Unique : formalites.entreprises.gouv.fr/.
Les comptes annuels de l'année 2022 doivent ainsi être déposés via internet. Il n'est plus possible de procéder à un dépôt sur place ou par courrier recommandé avec avis de réception au greffe du Tribunal de commerce.
Cependant, la bascule vers le Guichet Unique a généré de nombreuses difficultés dans l’accomplissement des formalités légales, voire des situations bloquantes. Le gouvernement a ainsi annoncé la mise en place de mesures temporaires pour pallier les dysfonctionnements du Guichet Unique, et notamment la réouverture partielle de la plateforme Infogreffe.
Pour les dépôts des comptes de l'année 2022, deux voies de traitement sont actuellement possibles :
- Les dossiers peuvent être déposés via le Guichet Unique mais ne sont pas transmis aux Greffes. Il s’agit seulement d’une manière de donner date à la formalité même si aucun traitement par les Greffes n'aura lieu avant mi-mars (au mieux), date à laquelle le système devrait fonctionner, sans que cela ne soit toutefois garanti.
- Les dossiers peuvent également être transmis par voie papier pour un traitement rapide (excluant toute signature électronique ; les documents devant être certifiés conformes en original par un représentant légal).
Dépôt en retard des comptes annuels
L'absence de dépôt des comptes sociaux est punie d'une amende d'un montant de 1 500 € qui peut être porté à 3 000 € en cas de récidive.
En principe, seule la responsabilité de la société peut être engagée en cas de retard ou d'absence de dépôt des comptes annuels.
Il n'y a qu'une seule hypothèse dans laquelle le non-dépôt des comptes annuels pourrait engager la responsabilité personnelle du dirigeant : lorsque la société présente des difficultés financières.
Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante.
Le dépôt des comptes annuels par voie électronique coûte 43,87 €.
Le dépôt des comptes annuels par courrier est un peu plus cher puisqu'il coûte 45,34 €.
Dans quels cas peut-on demander la confidentialité des comptes annuels ?
Les micro et petites entreprises ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou le compte de résultat uniquement) ne soient pas rendus publics.
Confidentialité de l'ensemble des comptes annuels
La déclaration de confidentialité des comptes annuels est réservée aux entreprises répondant à la définition des micro-entreprises, c’est-à-dire remplissant au moins 2 des critères suivants :
- total de bilan de moins de 350 000 €,
- chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €,
- moins de 10 salariés.
La déclaration de confidentialité s'effectue via le formulaire " Déclaration de confidentialité pour les micro-entreprises ".
Confidentialité du compte de résultat uniquement
Les entreprises de taille plus importante mais qui répondent néanmoins à la définition des petites entreprises peuvent uniquement demander la confidentialité de leur compte de résultat. Le bilan et l'annexe seront donc rendus publics.
Cette option concerne les entreprises qui ne dépassent pas au moins 2 des 3 seuils suivants :
- total de bilan de 4 millions d'euros,
- chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d'euros,
- moins de 50 salariés.
La déclaration de confidentialité s'effectue via le formulaire " Déclaration de confidentialité pour les petites entreprises ".
Que risque la société lorsque les comptes annuels déposés sont erronés ?
Un dirigeant de société qui dépose volontairement des comptes sociaux annuels inexacts commet un délit.
Il importe peu que les comptes annuels soient ou non acceptés par l'assemblée générale annuelle et qu'ils aient donné lieu ou non à distribution de dividendes. Le délit est constitué dès lors qu'un seul des documents est inexacte (compte de résultat, bilan ou annexes).
L'inexactitude des comptes sociaux peut porter sur le patrimoine, les opérations financières, la situation de la société... Il s'agit généralement :
- d'inexactitudes d'évaluation d'une dépense, d'une créance, d'un bien... L'élément est bien présent dans les comptes annuels mais est accompagné d'une valeur erronée ;
- d'inexactitudes matérielles. Les documents comportent alors des erreurs d'écriture, notamment la diminution ou la majoration des dettes ou des stocks, l'inscription d'immobilisations n'appartenant pas à la société... ;
- d'erreurs de classement ou d'affectation.
Le dirigeant de la société encourt une peine de 5 ans d'emprisonnement et de 375 000 € d'amende. L'action en justice peut être engagée par un associé, un créancier ou un partenaire commercial. Ils disposent de 6 ans pour agir à compter de la présentation ou de la publication des comptes inexacts.
Erreurs involontaires
Il n'est pas possible de commettre involontairement ce délit car pour être caractérisé, l'auteur de l'infraction doit :
- avoir agi en connaissance de cause, c'est-à-dire avoir présenté des comptes au public en sachant qu'ils comportaient des erreurs ou inexactitudes,
- et, avoir eu la volonté de dissimuler la situation véritable de la société.