Quels frais un dirigeant peut-il se faire rembourser en 2025 ?

Un dirigeant d'entreprise peut se faire rembourser les frais qu'il a engagés à conditions qu'ils soient engagés dans l'intérêt de l'entreprise, justifiés et remboursés à l'euro près.

Quels frais un dirigeant d'entreprise peut-il se faire rembourser ?

Un dirigeant peut se faire rembourser :

• les frais de création de l’entreprise (frais d'immatriculation, annonces légales, honoraires de consultants, etc.) ;
• ses frais de transport ;
• ses frais de déplacement professionnel (hôtels, billets d'avion, billets de trains, etc.) ;
• ses frais de déplacement domicile - lieu de travail, si l’entreprise est imposée à l’impôt sur le revenu ;
• ses frais de repas d’affaires ;
• ses frais de repas personnel, si l’entreprise est imposée à l’impôt sur le revenu ;
• ses frais de formation et de documentation ;
• ses frais d'habillement, s’il en a une nécessité absolue dans l’exercice de son activité (blouses de chimiste, robe d'avocats...) ;
• ses frais de cadeaux (cadeaux aux clients, aux prospects, aux fournisseurs...).

Le remboursement de frais n'est possible que lorsque 3 conditions sont respectées :

• les frais ont été engagés à des fins professionnelles et dans l'intérêt de l'entreprise,
• le dirigeant dispose d'un justificatif des frais engagés (facture, note de frais...),
• le remboursement s'effectue à l'euro près (pas de remboursement forfaitaire sauf pour les indemnités kilométriques).

Frais engagés avant la création

Un dirigeant peut se faire rembourser tous les frais nécessaires à la création de la société :

• réalisation d’un business plan,
• frais de déplacement pour rencontrer de futurs partenaires,
• dépôt de marque,
• publication dans un journal d’annonces légales,
• recours à un conseiller juridique,
• ouverture d’un compte bancaire professionnel,
• paiement d’un loyer commercial...

Les conditions suivantes doit être respectées :

• Les frais engagés doivent être directement liés au démarrage de l’activité et antérieurs de 6 mois maximum à l'immatriculation de l’entreprise.
• Le dirigeant doit être en mesure de prouver que les achats ont bien été effectués pour le compte et dans l’intérêt de la future société.
• Le dirigeant doit être en possession des justificatifs (factures, notes…) établis "au nom et pour le compte de la société … " ou " au nom de la société… " (en indiquant le nom de la société et son futur siège social).

Frais de voiture

Un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels peut obtenir le remboursement des frais engagés.

Les frais engagés avec le véhicule personnel d’un dirigeant lui sont en principe remboursés par l’entreprise pour leur montant réel et justifié (frais de carburant, frais de péage et de stationnement, frais de réparation et d’entretien courant..).

Pour simplifier le calcul, le remboursement des frais de véhicule peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnités kilométriques, généralement plus intéressante que le remboursement des frais réels.

Les indemnités kilométriques sont calculées à partir du nombre exact de kilomètres parcourus et ne doivent pas excéder le barème kilométrique des salariés publié chaque année par les services fiscaux.

Frais de repas

Repas d'affaires

Les repas d’affaires peuvent être intégralement remboursés par la société.

Les repas d’affaires doivent avoir un caractère exceptionnel (c’est-à-dire un caractère irrégulier et limité) et comporter pour le dirigeant des frais exposés en dehors de l’exercice normal de son activité, dans l’intérêt de l’entreprise.

Le dirigeant doit également veiller à demander à conserver le ticket de caisse ou à demander une facture si le montant du repas dépasse 150 euros HT.

Repas pris seuls

Entreprise à l'impôt sur les sociétés

Les dirigeants d’entreprises à l’impôt sur les sociétés peuvent se faire rembourser par l’entreprise leurs frais de repas personnels uniquement lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.

En revanche, ils ne peuvent pas demander la prise en charge de leurs repas par la société lorsque celui-ci se fait sur le lieu de travail ou à proximité car le repas du midi est déjà couvert par la déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels.

Entreprise à l'impôt sur le revenu

Les dirigeants d’entreprises soumises à l’impôt sur le revenu (gérant d’EURL et entrepreneur individuel, notamment) peuvent déduire du résultat leurs frais de repas personnel (appelés frais supplémentaires de repas) pris sur le lieu de travail ou à proximité.

Cette déduction n’est cependant possible que si les frais de repas sont dûment justifiés et que les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas au dirigeant de rentrer déjeuner chez lui.

Frais de formation

Comme pour les salariés, les frais de formation des dirigeants peuvent être entièrement remboursés par l’entreprise, à condition que les formations suivies par le dirigeant soient dispensées par un organisme agréé.

Loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Dirigeants de société

Un dirigeant qui exerce son activité à domicile a la possibilité de facturer un loyer et de demander le paiement de certaines charges (électricité, internet, eau, téléphone, …) à sa société.

Il doit pour cela :

• consacrer une pièce de son domicile à l’exercice de sa profession (espace de stockage, bureau, showroom…),
• conclure un bail ou un sous-bail dont le loyer est proportionné à la surface réellement utilisée.

Le loyer est déductible du résultat de la société mais il est considéré comme un revenu imposable au niveau du dirigeant (qu’il soit propriétaire ou locataire).

Entrepreneurs individuels

Un entrepreneur individuel à l’impôt sur le revenu peut comptabiliser directement une partie de son loyer et de ses charges, sur le compte de son entreprise, sans avoir à conclure un bail avec lui-même.

Il faut alors que l’adresse du siège social de l’entreprise soit fixée à son domicile.

Contrairement aux dirigeants de société, cet avantage ne sera soumis ni à l’impôt sur le revenu, ni aux prélèvements sociaux.

Cotisations sociales dues par le dirigeant

Les cotisations sociales auxquelles est assujetti un dirigeant TNS sont des charges qui lui sont personnelles. Toutefois, la société peut, sous certaines conditions, les prendre à sa charge.

Pour qu’elle soit possible, la prise en charge des cotisations sociales du dirigeant doit :

• soit être prévue par les statuts ;
• soit résulter d’une décision de l’assemblée générale, notamment lors de la fixation de la rémunération du dirigeant.

Les cotisations salariales et patronales d’un dirigeant assimilé salarié doivent être intégralement payées par la société.

Frais de réception

Les frais de réception sont totalement remboursables et déductibles des résultats de l’entreprise, s’ils sont engagés dans son intérêt, notamment pour entretenir et développer la clientèle, y compris si ces réceptions ont pour cadre le domicile du dirigeant.

En revanche, les dépenses somptuaires (location d'un yacht, d'une villa d'agrément...) ne peuvent être ni remboursées au dirigeant, ni déduites des résultats de la société (article 39, 4 du Code général des impôts).

Cadeaux

Les cadeaux offerts aux clients ou prospects dans le cadre d’une relation commerciale peuvent être remboursés au dirigeant, lorsqu’ils sont offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise et qu’ils ne sont pas d’une valeur excessive.

Mais la TVA n’est déductible que pour les cadeaux conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire n’excède pas 73 € TTC par bénéficiaire (pour l’année 2024).

Frais d'habillement

Les frais d’habillement d’un dirigeant ne sont ni remboursables ni déductibles des résultats de l’entreprise, quand bien même la fonction exercée nécessiterait de porter une tenue irréprochable et hors de prix.

La seule exception concerne les dirigeants en ayant une nécessité absolue dans l’exercice de leur activité : robe d'avocats, chaussures de sécurité, bleue de travail...

Frais de téléphone et de connexion internet

Même lorsqu'ils sont souscrits à titre privé, les abonnements aux services de téléphonie mobile ou à Internet peuvent être en partie remboursés par l’entreprise.

Le remboursement doit correspondre à la quote-part des abonnements utilisés pour l’exercice de l’activité professionnelle.

Cette quote-part est en général calculée en fonction du nombre d’heures d’utilisation, et ne peut pas excéder 50 % du coût total de l’abonnement (article 7 de l’arrêté du 20 décembre 2002).

La TVA ne sera pas déductible.

Comment réaliser une note de frais ?

Une note de frais permet au dirigeant de se faire rembourser (➡️ télécharger le guide) ses frais professionnels : frais de repas, frais de déplacement, frais de trajet domicile - travail...

Plus précisément, une note de frais est un formulaire (papier ou numérique) rempli par le dirigeant auquel est joint le justificatif de la note de frais prouvant la dépense.

La note de frais doit mentionner la date et la nature de la dépense (déplacement, restaurant, hôtel, péage, parking, etc.), son objet (prospection commerciale, rencontre de clients ou fournisseurs, participation à un salon professionnel, etc.) et le nom des contacts professionnels rencontrés.

Comment remplir une note de frais ?

Une note de frais se présente sous la forme d’un tableau reprenant la date, le montant et la nature de la dépense engagée.

Le dirigeant doit :

• inscrire une seule dépense par ligne,
• dissocier les montants HT, la TVA et le montant TTC,
• dater chaque dépense.

Certains frais nécessitent des précisions supplémentaires pour pouvoir être remboursés :

• Frais de repas : la note de frais doit indiquer le montant de la note de restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation.
• Frais d’utilisation du véhicule personnel du dirigeant : la note de frais doit exposer le nombre de kilomètres effectués, la raison du déplacement, le trajet effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
• Frais d’hôtel : la note de frais doit indiquer la raison et le lieu du déplacement.

La note de frais peut être présentée sous la forme d’un tableau Word ou Excel. Elle peut également être produite grâce à un logiciel ou à une application spécialisé.

Quels justificatifs joindre à la note de frais ?

Pour pouvoir donner lieu à un remboursement, une note de frais doit impérativement être accompagnée d’un justificatif original au nom de l’entreprise.

Le justificatif peut se présenter sous la forme d’une facture ou d’un reçu, sous format papier ou dématérialisé, à condition que le document comporte plusieurs mentions obligatoires :

• l’identité du commerçant (pour que la TVA soit récupérable),
• la date à laquelle a été effectuée la dépense,
• le descriptif de la dépense,
• la TVA (si applicable et avec les différents taux si nécessaire).

Les frais remboursés à un dirigeant ne sont déductibles des résultats de l’entreprise que si 6 conditions sont remplies :

• les frais ont été exposés dans l’intérêt direct de l’entreprise ;
• les frais engagés ne sont pas d’un montant excessif ;
• la déduction de ces frais n’est pas interdite par la loi (dépenses somptuaires) ;
• l’entreprise a bien comptabilisé les dépenses et dispose de pièces justificatives ;
• l’entreprise ne cumule pas remboursement des frais réels et allocations forfaitaires de frais (sauf pour les dirigeants salariés);
• l'entreprise a respecté les obligations déclaratives spécifiques à certains frais.