Quels frais un dirigeant peut-il se faire rembourser en 2022 ?

Un dirigeant d'entreprise peut se faire rembourser les frais qu'il a engagĂ©s Ă  conditions qu'ils soient engagĂ©s dans l'intĂ©rĂȘt de l'entreprise, justifiĂ©s et remboursĂ©s Ă  l'euro prĂšs.

Quels frais un dirigeant d'entreprise peut-il se faire rembourser ?

Un dirigeant peut se faire rembourser :

  • les frais de crĂ©ation de l’entreprise (frais d'immatriculation, annonces lĂ©gales, honoraires de consultants, etc.) ;
  • ses frais de transport ;
  • ses frais de dĂ©placement professionnel (hĂŽtels, billets d'avion, billets de trains, etc.) ;
  • ses frais de dĂ©placement domicile - lieu de travail, si l’entreprise est imposĂ©e Ă  l’impĂŽt sur le revenu ;
  • ses frais de repas d’affaires ;
  • ses frais de repas personnel, si l’entreprise est imposĂ©e Ă  l’impĂŽt sur le revenu ;
  • ses frais de formation et de documentation ;
  • ses frais d'habillement, s’il en a une nĂ©cessitĂ© absolue dans l’exercice de son activitĂ© (blouses de chimiste, robe d'avocats...) ;
  • ses frais de cadeaux (cadeaux aux clients, aux prospects, aux fournisseurs...).

Le remboursement de frais n'est possible que lorsque 3 conditions sont respectées :

  • les frais ont Ă©tĂ© engagĂ©s Ă  des fins professionnelles et dans l'intĂ©rĂȘt de l'entreprise,
  • le dirigeant dispose d'un justificatif des frais engagĂ©s (facture, note de frais...),
  • le remboursement s'effectue Ă  l'euro prĂšs (pas de remboursement forfaitaire sauf pour les indemnitĂ©s kilomĂ©triques).

Frais engagés avant la création

Un dirigeant peut se faire rembourser tous les frais nécessaires à la création de la société :

Les conditions suivantes doit ĂȘtre respectĂ©es :

  • Les frais engagĂ©s doivent ĂȘtre directement liĂ©s au dĂ©marrage de l’activitĂ© et antĂ©rieurs de 6 mois maximum Ă  l'immatriculation de l’entreprise.
  • Le dirigeant doit ĂȘtre en mesure de prouver que les achats ont bien Ă©tĂ© effectuĂ©s pour le compte et dans l’intĂ©rĂȘt de la future sociĂ©tĂ©.
  • Le dirigeant doit ĂȘtre en possession des justificatifs (factures, notes
) Ă©tablis "au nom et pour le compte de la sociĂ©tĂ© 
 " ou " au nom de la sociĂ©té  " (en indiquant le nom de la sociĂ©tĂ© et son futur siĂšge social).

Frais de voiture

Un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels peut obtenir le remboursement des frais engagés.

Les frais engagĂ©s avec le vĂ©hicule personnel d’un dirigeant lui sont en principe remboursĂ©s par l’entreprise pour leur montant rĂ©el et justifiĂ© (frais de carburant, frais de pĂ©age et de stationnement, frais de rĂ©paration et d’entretien courant..).

Pour simplifier le calcul, le remboursement des frais de vĂ©hicule peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnitĂ©s kilomĂ©triques, gĂ©nĂ©ralement plus intĂ©ressante que le remboursement des frais rĂ©els.

Les indemnités kilométriques sont calculées à partir du nombre exact de kilomÚtres parcourus et ne doivent pas excéder le barÚme kilométrique des salariés publié chaque année par les services fiscaux.

Frais de repas

Repas d'affaires

Les repas d’affaires peuvent ĂȘtre intĂ©gralement remboursĂ©s par la sociĂ©tĂ©, sauf abus manifeste.

Les repas d’affaires doivent avoir un caractĂšre exceptionnel (c’est-Ă -dire un caractĂšre irrĂ©gulier et limitĂ©) et comporter pour le dirigeant des frais exposĂ©s en dehors de l’exercice normal de son activitĂ©, dans l’intĂ©rĂȘt de l’entreprise.

Le dirigeant doit également veiller à demander à conserver le ticket de caisse ou à demander une facture si le montant du repas dépasse 150 euros HT.

Repas pris seuls

Entreprise à l'impÎt sur les sociétés

Les dirigeants d’entreprises Ă  l’impĂŽt sur les sociĂ©tĂ©s peuvent se faire rembourser par l’entreprise leurs frais de repas personnels uniquement lorsqu’ils sont en dĂ©placement professionnel.

En revanche, ils ne peuvent pas demander la prise en charge de leurs repas par la société lorsque celui-ci se fait sur le lieu de travail ou à proximité car le repas du midi est déjà couvert par la déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels.

Entreprise Ă  l'impĂŽt sur le revenu

Les dirigeants d’entreprises soumises Ă  l’impĂŽt sur le revenu (gĂ©rant d’EURL et entrepreneur individuel, notamment) peuvent dĂ©duire du rĂ©sultat leurs frais de repas personnel (appelĂ©s frais supplĂ©mentaires de repas) pris sur le lieu de travail ou Ă  proximitĂ©.

Cette dĂ©duction n’est cependant possible que si les frais de repas sont dĂ»ment justifiĂ©s et que les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas au dirigeant de rentrer dĂ©jeuner chez lui.

Frais de formation

Comme pour les salariĂ©s, les frais de formation des dirigeants peuvent ĂȘtre entiĂšrement remboursĂ©s par l’entreprise, Ă  condition que les formations suivies par le dirigeant soient dispensĂ©es par un organisme agrĂ©Ă©.

Toutes les entreprises peuvent Ă©galement bĂ©nĂ©ficier du crĂ©dit d’impĂŽt pour la formation de leurs dirigeant, quelle que soit leur forme et la nature de leur activitĂ©. Le montant de ce crĂ©dit correspond au nombre d’heures de formation suivie multipliĂ© pour le taux horaire du SMIC.

Le nombre d’heures ne peut toutefois dĂ©passer un plafond fixĂ© :

  • Ă  80 heures dans les entreprises qui emploient moins de 10 salariĂ©s et dont le chiffre d’affaires ou le total du bilan est infĂ©rieur Ă  2 millions d’euros (soit un maximum de 846 € pour 2022) ;
  • Ă  40 heures par annĂ©e civile, dans les autres entreprises (soit un maximum de 423 € pour 2022).

Loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Dirigeants de société

Un dirigeant qui exerce son activité à domicile a la possibilité de facturer un loyer et de demander le paiement de certaines charges (électricité, internet, eau, téléphone, 
) à sa société.

Il doit pour cela :

  • consacrer une piĂšce de son domicile Ă  l’exercice de sa profession (espace de stockage, bureau, showroom
),
  • conclure un bail ou un sous-bail dont le loyer est proportionnĂ© Ă  la surface rĂ©ellement utilisĂ©e.

Le loyer est dĂ©ductible du rĂ©sultat de la sociĂ©tĂ© mais il est considĂ©rĂ© comme un revenu imposable au niveau du dirigeant (qu’il soit propriĂ©taire ou locataire).

Entrepreneurs individuels

Un entrepreneur individuel Ă  l’impĂŽt sur le revenu peut comptabiliser directement une partie de son loyer et de ses charges, sur le compte de son entreprise, sans avoir Ă  conclure un bail avec lui-mĂȘme.

Il faut alors que l’adresse du siĂšge social de l’entreprise soit fixĂ©e Ă  son domicile.

Contrairement aux dirigeants de sociĂ©tĂ©, cet avantage ne sera soumis ni Ă  l’impĂŽt sur le revenu, ni aux prĂ©lĂšvements sociaux.

Cotisations sociales dues par le dirigeant

Les cotisations sociales auxquelles est assujetti un dirigeant TNS sont des charges qui lui sont personnelles. Toutefois, la société peut, sous certaines conditions, les prendre à sa charge.

Pour qu’elle soit possible, la prise en charge des cotisations sociales du dirigeant doit :

  • soit ĂȘtre prĂ©vue par les statuts ;
  • soit rĂ©sulter d’une dĂ©cision de l’assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale, notamment lors de la fixation de la rĂ©munĂ©ration du dirigeant.

Les cotisations salariales et patronales d’un dirigeant assimilĂ© salariĂ© doivent ĂȘtre intĂ©gralement payĂ©es par la sociĂ©tĂ©.

Frais de réception

Les frais de rĂ©ception sont totalement remboursables et dĂ©ductibles des rĂ©sultats de l’entreprise, s’ils sont engagĂ©s dans son intĂ©rĂȘt, notamment pour entretenir et dĂ©velopper la clientĂšle, y compris si ces rĂ©ceptions ont pour cadre le domicile du dirigeant.

En revanche, les dĂ©penses somptuaires (location d'un yacht, d'une villa d'agrĂ©ment...) ne peuvent ĂȘtre ni remboursĂ©es au dirigeant, ni dĂ©duites des rĂ©sultats de la sociĂ©tĂ© (article 39, 4 du Code gĂ©nĂ©ral des impĂŽts).

Cadeaux

Les cadeaux offerts aux clients ou prospects dans le cadre d’une relation commerciale peuvent ĂȘtre remboursĂ©s au dirigeant, lorsqu’ils sont offerts dans l’intĂ©rĂȘt direct de l’entreprise et qu’ils ne sont pas d’une valeur excessive.

Mais la TVA n’est dĂ©ductible que pour les cadeaux conçus spĂ©cialement pour la publicitĂ© et dont la valeur unitaire n’excĂšde pas 73 € TTC par bĂ©nĂ©ficiaire (pour l’annĂ©e 2021).

Frais d'habillement

Les frais d’habillement d’un dirigeant ne sont ni remboursables ni dĂ©ductibles des rĂ©sultats de l’entreprise, quand bien mĂȘme la fonction exercĂ©e nĂ©cessiterait de porter une tenue irrĂ©prochable et hors de prix.

La seule exception concerne les dirigeants en ayant une nĂ©cessitĂ© absolue dans l’exercice de leur activitĂ© : robe d'avocats, chaussures de sĂ©curitĂ©, bleue de travail...

Frais de téléphone et de connexion internet

MĂȘme lorsqu'ils sont souscrits Ă  titre privĂ©, les abonnements aux services de tĂ©lĂ©phonie mobile ou Ă  Internet peuvent ĂȘtre en partie remboursĂ©s par l’entreprise.

Le remboursement doit correspondre Ă  la quote-part des abonnements utilisĂ©s pour l’exercice de l’activitĂ© professionnelle.

Cette quote-part est en gĂ©nĂ©ral calculĂ©e en fonction du nombre d’heures d’utilisation, et ne peut pas excĂ©der 50 % du coĂ»t total de l’abonnement (article 7 de l’arrĂȘtĂ© du 20 dĂ©cembre 2002).

La TVA ne sera pas déductible.