Comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Toutes les sociétés sont tenues de déposer au greffe un document indiquant le nom du ou de leurs bénéficiaires effectifs.

Qu'est-ce que la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs permet d'identifier qui exerce réellement le contrôle d'un groupement afin de lutter contre la fraude fiscale et le blanchiment d'argent.

Par bénéficiaire effectif, on entend :

• la personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote,
• ou, à défaut, la personne exerçant, par tout autre moyen, un contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction ou sur l'assemblée générale des associés.

Si aucune personne physique ne peut être identifiée avec les critères ci-dessus, le bénéficiaire effectif est le représentant légal (ou les représentants légaux) de la société.

Qui doit réaliser une déclaration de ses bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs concerne :

• les sociétés civiles (SCI, SCP...),
• les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC),
• les GIE,
• les associations immatriculées au RCS.

Quand faut-il réaliser une déclaration de ses bénéficiaires effectifs ?

Déclaration initiale

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être transmise au greffe du Tribunal de commerce :

• soit en même temps que la demande d'immatriculation de la société,
• ou, au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt du dossier de création.

Coût : 21,41 € (tarif 2022)

Modification de la déclaration initiale

Tout évènement entraînant un changement de bénéficiaire effectif ou une modification du niveau de sa participation dans la société nécessite de mettre à jour la déclaration précédemment déposée au greffe sur son identité.

Concernant la société, sont visés :

• un changement de dénomination sociale,
• un changement de forme juridique,
• un transfert de siège social.

Concernant le bénéficiaire effectif, sont visés :

• les personne physiques devenant bénéficiaires effectifs ou perdant cette qualité,
• un changement d'un ou plusieurs représentants légaux (lorsqu’ils ont déclaré qu'ils étaient bénéficiaires effectifs),
• un changement de l’adresse personnelle ou du nom d’usage d’un bénéficiaire effectif,
• une modification des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société déclarante.

La nouvelle déclaration des bénéficiaires effectifs doit être déposée dans les 30 jours. À défaut, des sanctions sont applicables.

Coût : 44,70 € (tarif 2022)

Comment identifier les bénéficiaires effectifs ?

L'article R. 561-1 du Code monétaire et financier définit le bénéficiaire effectif comme la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent, directement ou indirectement, une société.

Une personne physique contrôle directement ou indirectement la société

Par bénéficiaire effectif, on entend :

• le ou les personne(s) physique(s) possédant, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote,
• ou, à défaut, le ou les personnes physique(s) exerçant, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société, soit parce qu'elle(s) détermine(nt) en fait, par les droits de vote dont elle(s) dispose(nt), les décisions dans les assemblées générales de cette société, soit, lorsqu'elle(s) est (sont) associée(s) ou actionnaire(s) de cette société, parce qu'elle(s) dispose(nt) du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de celle-ci.

En pratique :

• Soit une personne physique détient, dans son patrimoine propre, les parts ou actions de la société déclarante.

Exemple

- Mme Zoé détient 30 % du capital
- M Xavier détient 50 % du capital
- M Yves détient 20 % du capital

-> Mme Zoé et M. Xavier sont considérés comme les bénéficiaires effectifs car ils détiennent chacun plus de 25 % du capital.

• Soit une personne physique détient des parts ou actions d'une société qui détient ou contrôle la société déclarante. Autrement dit, elle contrôle la société déclarante par l'intermédiaire d'une autre société.

Exemple

- Mme Zoé détient 15 % du capital
- M Yves détient 60 % du capital de la société X qui elle-même détient 85 % du capital de la société déclarante

-> M Yves est considéré comme le seul bénéficiaire effectif car il détient indirectement plus de 25 % du capital.

Il est impossible de déterminer qui contrôle la société

Lorsqu'il n'est pas possible de déterminer le bénéficiaire effectif d'une société, le bénéficiaire effectif est alors la (les) personne(s) physique(s) qui représente(nt) légalement la société, c'est-à-dire :

• le(s) gérant(s) dans les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les sociétés en nom collectif (SNC), les sociétés en commandite simple, les sociétés en commandite par actions et les sociétés civiles ;
• le directeur général dans les sociétés anonymes (SA) ;
• le directeur général unique ou le président du directoire dans les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance ;
• le président et, le cas échéant, le directeur général dans les sociétés par actions simplifiées.

Lorsque les représentants légaux mentionnés ci-dessus sont des personnes morales, le bénéficiaire effectif est la(les) personne(s) physique(s) qui représente(nt) légalement ces personnes morales.

Quel formulaire faut-il remplir ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être effectuée lors de l'immatriculation de la société via le formulaire M'BE (Cerfa 16062*01), disponible sur le site infogreffe.fr.

Le formulaire M'BE (cerfa 16062*01) remplace les formulaires DBE, DBE annexe et DBE bis depuis février 2020. Il n'y a donc plus qu'un seul document à remplir au lieu des 3 documents à utiliser pour une déclaration complète.

Les bénéficiaires effectifs ont l'obligation, lorsque la société le leur demande, de transmettre dans les 30 jours les informations complètes, exactes et actualisées permettant de les identifier.

A défaut, la société a la possibilité de demander au Tribunal de rendre une ordonnance enjoignant sous astreinte la transmission des informations.

Comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est un document simple à remplir.

Il faut y préciser, concernant la société :

• sa dénomination ou raison sociale,
• sa forme juridique,
• l'adresse de son siège social,
• son numéro unique d'identification complété par la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée.

Et concernant les bénéficiaires effectifs :

• les nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle de la ou des personnes physiques,
• les modalités du contrôle exercé sur la société ou l'entité juridique,
• la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou de l'entité juridique.

Une fois complété, la déclaration des bénéficiaires effectifs doit être datée et signée par le représentant légal de la société qui procède au dépôt.

Le greffe a mis en ligne une notice qui explique point par point comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Quelles sont les sanctions encourues en l'absence de déclaration ?

Pour le dirigeant personne physique :

• 6 mois d'emprisonnement et une amende de 7 500 €,
• Interdiction de gérer (peine complémentaire),
• Privation partielle des droits civils et civiques (éligibilité) (peine complémentaire).

Pour la société :

• 37 500 € d'amende
• Dissolution (sous conditions), placement sous surveillance judiciaire, fermeture d'établissements, exclusion des marchés publics, interdiction de procéder à une offre au public de titres financiers ou de faire admettre ses titres financiers aux négociations sur un marché réglementé, interdiction d'émettre des chèques ou d'utiliser des cartes de paiement, affichage de la décision prononcée ou la diffusion de celle-ci au public (peines complémentaires).

Qui peut accéder à la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Jusqu'à récemment, les informations relatives aux bénéficiaires effectifs n'avaient pas vocation à être connues du public.

Depuis l'entrée en vigueur du décret n°2020-119 et la modification de l'article L561-46 du Code monétaire et financier, sont désormais accessibles au public les informations suivantes :

• nom et nom d'usage,
• pseudonyme,
• prénoms,
• mois et année de naissance,
• pays de résidence,
• nationalité des bénéficiaires effectifs,
• nature et étendue des intérêts effectifs qu'ils détiennent dans la société.

L’ensemble des informations sont centralisées par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui les rend désormais accessibles en ligne à l’adresse suivante : data.inpi.fr.

En revanche, le public ne peut pas accéder au jour et au lieu de naissance ni à l'adresse personnelle des bénéficiaires effectifs. Seuls les membres des autorités judiciaires, de la cellule de renseignement financier nationale “Tracfin”, les agents de l'administration des douanes et ceux de l'administration des finances publics sont autorisés à consulter ces informations.