Comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Toutes les sociétés sont tenues de déposer au greffe un document indiquant le nom du ou de leurs bénéficiaires effectifs.

Qu'est-ce que la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs permet d'identifier qui exerce réellement le contrôle d'un groupement afin de lutter contre la fraude fiscale et le blanchiment d'argent.

Par bénéficiaire effectif, on entend :

  • la personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote,
  • ou, à défaut, la personne exerçant, par tout autre moyen, un contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction ou sur l'assemblée générale des associés.

Si aucune personne physique ne peut être identifiée avec les critères ci-dessus, le bénéficiaire effectif est le représentant légal (ou les représentants légaux) de la société.

Qui doit réaliser une déclaration de ses bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs concerne :

  • les sociétés civiles (SCI, SCP...),
  • les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC),
  • les GIE,
  • les associations immatriculées au RCS.

Quand faut-il réaliser une déclaration de ses bénéficiaires effectifs ?

Déclaration initiale

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être transmise au greffe du Tribunal de commerce :

  • soit en même temps que la demande d'immatriculation de la société,
  • ou, au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt du dossier de création.

Coût : 23,62 €

Modification de la déclaration initiale

Tout évènement entraînant un changement de bénéficiaire effectif ou une modification du niveau de sa participation dans la société nécessite de mettre à jour la déclaration précédemment déposée au greffe sur son identité.

Concernant la société, sont visés :

  • un changement de dénomination sociale,
  • un changement de forme juridique,
  • un transfert de siège social.

Concernant le bénéficiaire effectif, sont visés :

  • les personne physiques devenant bénéficiaires effectifs ou perdant cette qualité,
  • un changement d'un ou plusieurs représentants légaux (lorsqu’ils ont déclaré qu'ils étaient bénéficiaires effectifs),
  • un changement de l’adresse personnelle ou du nom d’usage d’un bénéficiaire effectif,
  • une modification des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société déclarante.

La nouvelle déclaration des bénéficiaires effectifs doit être déposée dans les 30 jours. À défaut, des sanctions sont applicables.

Coût : 46,41 €

Quel formulaire faut-il remplir ?

Le formulaire se trouve sur le site infogreffe.fr.

Il doit être déposé autant de documents que de bénéficiaires effectifs :

L'utilisation de ces formulaires n'est pas obligatoire ; chaque société est libre d'établir son propre modèle de déclaration, sous réserve qu'il comporte l'ensemble des mentions requises par l'article R 561-56 du Code monétaire et financier.

Comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est un document simple à remplir.

Il faut y préciser, concernant la société :

  • sa dénomination ou raison sociale,
  • sa forme juridique,
  • l’adresse de son siège social,
  • son numéro unique d’identification complété par la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée.

Et concernant les bénéficiaires effectifs :

  • les nom, nom d’usage, pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle de la ou des personnes physiques,
  • les modalités du contrôle exercé sur la société ou l’entité juridique,
  • la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou de l’entité juridique.

Une fois complété, la déclaration des bénéficiaires effectifs doit être datée et signée par le représentant légal de la société qui procède au dépôt.

Le greffe a mis en ligne une notice qui explique point par point comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs. Un guide explique également comment déterminer précisément qui sont les bénéficiaires effectifs d'une société.

Quelles sont les sanctions encourues en l'absence de déclaration ?

L'absence de dépôt ou de mise à jour de la déclaration des bénéficiaires effectifs est sanctionné par une amende de 7 500 € et une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 6 mois.

La sanction est la même lorsque les données figurant dans la déclaration sont fausses ou lorsque certaines données ont été omises, que cette omission soit volontaire ou non.