Quelles sont les mentions obligatoires d'un devis ?

Le devis, qu'il soit obligatoire ou facultatif, n'est valable que s'il comporte les mentions obligatoires prescrites par la loi.

Quelles mentions un devis doit-il contenir ?

Mentions communes Ă  tous les devis

Pour ĂȘtre valable, un devis doit comporter certaines mentions :

  • date du devis et durĂ©e de validitĂ© de l'offre ;
  • IdentitĂ© du vendeur / du prestataire :
    - Nom et prénom + mention « entrepreneur individuel » ou « EI » + nom commercial (entrepreneur individuel) / Dénomination sociale suivie du numéro Siren ou Siret (société)
    - Numéro d'immatriculation au RCS ou au RM
    - Adresse du siĂšge social (et nom de l'Ă©tablissement)
    - Forme juridique et montant du capital social (société)
  • numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone et adresse Ă©lectronique du vendeur / du prestataire ;
  • numĂ©ro individuel d'identification Ă  la TVA ;
  • nom et adresse du client ;
  • date de dĂ©but et durĂ©e estimĂ©e des travaux ou de la prestation ;
  • dĂ©compte dĂ©taillĂ© (et description) de chaque prestation, en quantitĂ© et en prix unitaire ;
  • prix horaire ou forfaitaire de main d'Ɠuvre ;
  • frais de dĂ©placement, Ă©ventuellement ;
  • conditions de paiement, de livraison et d'exĂ©cution du contrat ;
  • procĂ©dures de rĂ©clamation et conditions du service aprĂšs-vente (garantie notamment) ;
  • somme globale Ă  payer HT et TTC, en prĂ©cisant les taux de TVA applicables.

Le devis, qu'il soit obligatoire ou facultatif, doit Ă©galement comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l'exĂ©cution des travaux » et ĂȘtre datĂ© et signĂ© de la main du client.

Le non-respect des mentions obligatoires peut entraĂźner une amende ne pouvant excĂ©der 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (article L. 131-1 du Code de la consommation).

Mentions spécifiques à certains devis

Devis réalisés en dehors des locaux du professionnel

Les devis réalisés hors établissement, c'est-à-dire en dehors des locaux du professionnel, doivent comporter un formulaire de rétractation.

Les particuliers disposent en effet d'un délai de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat.

Services Ă  la personne

Le devis remise par un prestataire de services à la personne doit obligatoirement mentionner le numéro de la déclaration ou d'agrément du prestataire.

Il doit également comporter une mise en garde tenant au mode d'intervention proposé :

  • mandataire : « Attention, dans le cadre d'un contrat de placement de travailleurs, le consommateur est l'employeur de la personne qui effectue la prestation Ă  domicile. En cette qualitĂ© d'employeur, le consommateur est soumis Ă  diverses obligations rĂ©sultant notamment du code du travail et du code de la sĂ©curitĂ© sociale » ;
  • mise Ă  disposition : « Dans le cadre d'un contrat de mise Ă  disposition de travailleurs, le prestataire de services reste l'employeur ».

En outre, si le devis mentionne un avantage fiscal ou social, il doit ĂȘtre clairement dĂ©fini, dĂ©tachĂ© du prix et imprimĂ© en caractĂšres plus petits que l'information sur le prix.

Activité artisanale nécessitant une assurance professionnelle

Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire doivent également mentionner sur leurs devis :

  • l'assurance souscrite au titre de leur activitĂ©,
  • les coordonnĂ©es de l'assureur ou du garant,
  • la couverture gĂ©ographique du contrat ou de la garantie.

Dépannage, réparation et entretien dans le secteur du bùtiment et de l'électroménager

Un devis qui concerne une prestation de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bùtiment et de l'électroménager doit obligatoirement indiquer le caractÚre gratuit ou payant du devis.

Il doit Ă©galement ĂȘtre rappelĂ© au client qu'il peut choisir de conserver les piĂšces, Ă©lĂ©ments ou appareils remplacĂ©s. Il peut en ĂȘtre informĂ© par le biais d’un modĂšle type de case Ă  cocher : « Souhaitez-vous conserver les piĂšces, Ă©lĂ©ments ou appareils remplacĂ©s ? OUI □ NON □ ».

Déménagement

Le devis d'une entreprise de déménagement doit également comporter l'indication du volume du mobilier et le type de voyage prévu (organisé ou spécial).

Comment rédiger correctement un devis ?

Le descriptif de la prestation dans le contenu du devis

Plus la prestation est spĂ©cifique et plus sa description devra ĂȘtre dĂ©taillĂ©e. Pour Ă©viter la rĂ©alisation de travaux non prĂ©vus, le client doit veiller Ă  ce que le devis soit le plus prĂ©cis possible.

L'arrĂȘtĂ© du 24 janvier 2017 impose au professionnel de chiffrer trĂšs prĂ©cisĂ©ment (mĂštre carrĂ©, mĂštre linĂ©aire
) les diffĂ©rentes prestations.

Dans le cas de travaux notamment, rien n'impose au professionnel de préciser dans le devis les matériaux ou produits qu'il va utiliser. Le client doit veiller à obtenir des précisions avant de signer le devis.

Le prix dans le contenu du devis

La loi n'impose pas au professionnel de mentionner dans le devis un prix ferme et définitif.

En effet, elle prĂ©voit simplement que le prix doit ĂȘtre dĂ©terminĂ© ou dĂ©terminable. Dans ce second cas, la prĂ©cision du prix dĂ©pendra du degrĂ© de prĂ©cision de la prestation souhaitĂ©e.

Si la prestation est claire et définie, le devis sera estimatif. Si la prestation n'est pas encore clairement définie, on parlera de devis descriptif. Le prix sera par exemple fixé article par article ou prestation par prestation.

L'entrepreneur a également la possibilité d'insérer une clause de révision ou d'indexation du prix dans son devis.

La durée de validité de l'offre dans le contenu du devis

Le devis doit ĂȘtre datĂ© et mentionner sa date de validitĂ©, qui indique au client jusqu’à quelle date le montant indiquĂ© sur le devis est valable.

Lorsque rien n’est prĂ©vu, les tribunaux estiment qu’un dĂ©lai raisonnable doit ĂȘtre laissĂ© afin que le client ait le temps de comparer les offres et de faire son choix. Ce dĂ©lai est gĂ©nĂ©ralement fixĂ© Ă  3 mois.

Au-delà, le professionnel peut augmenter son prix, à condition d'en avoir informé le client auparavant.

En combien d'exemplaires le devis doit-il ĂȘtre Ă©tabli ?

Le devis doit ĂȘtre Ă©tabli en 2 exemplaires : 1 pour le professionnel et 1 pour le client.

Doivent figurer sur le devis :

  • la date d'acceptation du devis,
  • la mention manuscrite "Bon pour accord" suivie de la signature du client,
  • la signature du professionnel.

DĂšs lors qu'un client signe le devis et appose la mention " bon pour accord " ou " bon pour travaux ", celui-ci devient un contrat de vente.

Dans certains cas, il sera nĂ©cessaire d'ajouter un avenant au devis. Par exemple, si le client demande des modifications du devis alors qu'il a Ă©tĂ© signĂ© ou que des travaux non prĂ©vus dans le devis initial doivent ĂȘtre exĂ©cutĂ©s.

Dans le cas contraire, le client est en droit de refuser le paiement de la différence entre une facture et le dernier devis établi.

L'utilisation d'un logiciel de devis et facturation est-elle obligatoire ?

Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2016 avait instauré l'obligation d'utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion certifié à partir du 1er janvier 2018.

La loi de finances pour 2018 est cependant venue restreindre le champ de cette obligation qui ne s’applique dĂ©sormais qu’aux entreprises utilisant un logiciel de caisse, c’est-Ă -dire rĂ©alisant des encaissements au comptoir.

Il est donc parfaitement possible de réaliser ses devis et factures via Word ou Excel. Mais cette tùche est chronophage et source de nombreuses erreurs (oubli des mentions obligatoires, erreurs de calcul, absence de suivi des rÚglements
).

C’est pourquoi il est recommandĂ© d’utiliser un logiciel adaptĂ© Ă  son secteur d’activitĂ©, par exemple un logiciel de devis et facture btp pour les entreprises intervenant dans le secteur du bĂątiment.

Ce type de logiciel va permettre :

  • de crĂ©er des fiches clients reprenant leurs coordonnĂ©es, les conditions tarifaires nĂ©gociĂ©es, les modalitĂ©s de facturation.. ;
  • d'insĂ©rer automatiquement dans les devis les donnĂ©es figurant dans les fiches clients ;
  • de calculer automatiquement les remises, les montants hors taxe, la TVA et les montants TTC ;
  • de n'oublier aucune des mentions obligatoires imposĂ©es par la loi (numĂ©ro d'inscription au RCS, dĂ©lai de paiement, taux des pĂ©nalitĂ©s de retard...) ;
  • de respecter les rĂšgles de modification des devis (Ă©tablissement automatique d'un avenant) ;
  • de conserver tous les devis et leurs avenants, sans risque de perte ;
  • d'Ă©viter les impayĂ©s en relançant automatiquement les clients une fois la date limite de paiement dĂ©passĂ©e...