E-commerce : la délivrance d'une facture est-elle obligatoire ?

Comme les commerçants classiques, les vendeurs en ligne sont tenus de respecter les obligations posées par la loi en matière de facturation.

E-commerce : dans quels cas la délivrance d'une facture est-elle obligatoire ?

Le client est un professionnel

Si le client est un professionnel, la délivrance d'une facture est toujours obligatoire.

Le client est un particulier

En cas de vente de marchandises via un site internet, l'établissement d'une facture est toujours obligatoire.

Si vous vendez des services en ligne, la délivrance d'un note n'est obligatoire que dans les cas suivants :

  • dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
  • si le client le demande,
  • ou pour certains travaux immobiliers.

Quelles mentions la facture d'un site de e-commerce doit-elle contenir ?

Le client est un professionnel

Pour être valable, une facture doit comporter certaines mentions :

  • un numéro permettant de l'identifier. Ce peut être une suite de chiffres (0001, 0002, 0003, etc.) ou une notion temporelle, comme par exemple : Année - Mois - Numéro (ex : F2010/02/0033),
  • la date de création de la facture,
  • le nom et l'adresse du vendeur,
  • la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
  • le nom et l'adresse du client, s'il s'agit d'un particulier. S'il s'agit d'une entreprise, vous devez indiquer le nom de l'entreprise et ses coordonnées. Si vous faites de la vente en ligne, indiquez en plus l'adresse e-mail,
  • l'adresse de facturation et l'adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes (depuis le 1er octobre 2019) ;
  • le numéro de bon de commande éventuellement mentionné par l'acheteur (depuis le 1er octobre 2019) ;
  • le descriptif précis des services réalisés ou des produits vendus (prix unitaire, quantité),
  • les rabais, remises et ristournes accordées,
  • le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA (par exemple « Franchise de TVA, art. 293B du CGI »),
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir,
  • les conditions d'escompte en cas de règlement avant la date prévue dans les conditions générales de vente,
  • le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par les professionnels en cas de retard de paiement (en principe 40 € sauf si vous pouvez justifier que les frais de recouvrement ont été plus importants).

Le cas échéant, il faudra aussi indiquer :

  • la qualité de locataire-gérant,
  • la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom ou par carte bancaire en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale »),
  • la qualité de franchisé,
  • la qualité de Capé, ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.

Attention, les tickets de cartes bancaires ou les relevés mensuels de la banque qui récapitulent les achats opérés avec ce moyen de paiement ne comportent pas la plupart des mentions obligatoires requises. Il ne peut, par conséquent, être envisagé d'admettre que ces documents constituent des factures permettant de justifier la déduction de la TVA.

Le client est un particulier

La facture devra indiquer :

  • date de la rédaction de la note,
  • nom et adresse de l'entreprise,
  • nom du client, sauf opposition de sa part,
  • date et lieu d'exécution de la prestation,
  • adresse de facturation et adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes (à compter du 1er octobre 2019) ;
  • le numéro de bon de commande éventuellement mentionné par l'acheteur (à compter du 1er octobre 2019) ;
  • décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
  • somme totale à payer,
  • l'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application,
  • les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.

Certaines activités se voient appliquer des règles différentes : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires et travaux immobiliers pour les particuliers.

Ecommerce : faut-il remettre une facture papier ou une facture électronique ?

Facture papier

Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture « papier ».

Or, lorsque les factures sont établies sur support papier, seul le document original permet en principe de justifier la déduction de la TVA. Le fournisseur doit donc adresser à son client la facture papier correspondante par la voie postale pour que ce dernier puisse exercer son droit à déduction de la TVA.

Les factures « papier » peuvent en principe être conservées, tant par le fournisseur que par le client :

  • sur support informatique, sous réserve de respecter la règlementation qui impose la conservation de la facture sous format PDF, assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent,
  • ou sur support papier.

Covid-19

L’administration fiscale admet, pendant la durée d'état d'urgence sanitaire, que ces factures « papier », émises sous forme papier puis numérisées, puissent être transmises par courrier électronique par tout fournisseur à son client, sans qu’il y ait besoin d’adresser la facture papier correspondante par la voie postale, et ce, y compris aux fins de l’exercice du droit à déduction de leur destinataire.

L’administration admet également, pendant la durée de l'état d'urgence sanitaire, que le client puisse conserver sous format PDF la facture « papier » reçue par courrier électronique. À l’issue de cette période, il lui appartiendra toutefois de la conserver sur support papier en l’imprimant ou de la numériser en respectant les dispositions de l’article A 102 B-2 du LPF susvisé.

Facture électronique

La remise d'une facture électronique est possible, et est même devenue obligatoire dans certains cas.

Clients privés

La facturation électronique n'est pas encore obligatoire lorsque la facture s'adresse à un client privé, c'est-à-dire à une entreprise privée ou à un particulier.

En revanche, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises privées, quelle que soit leur taille, ne peuvent plus refuser la réception des factures sous format électronique qui leurs sont transmises par d'autres entreprises privées.

Dans les années à venir, toutes les factures émises entre assujettis à la TVA devront obligatoirement être émises sous la forme électronique, et les données figurant sur ces factures seront électroniquement transmises à l'administration. Cette nouvelle obligation de facturation électronique entre les entreprises doit s'appliquer à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025.

Clients publics

Depuis ce 1er janvier 2020, la facturation dématérialisée est devenue obligatoire dans le cadre des marchés publics, pour toutes les entreprises, y compris celles qui comptent moins de 10 salariés.

A cet effet, les entreprises doivent transmettre leurs factures à leurs clients publics (État, collectivités, établissements publics) en utilisant le portail Internet officiel « Chorus Pro ». Ce portail permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures.

Le logiciel de facturation utilisé par ces entreprises doit également avoir obtenu l'accréditation "loi anti fraude à la TVA".

E-commerce : quand la facture doit-elle être délivrée ?

En principe, la facture doit être remise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Cependant, un différé général de facturation est admis s'il ne dépasse pas quelques jours que peuvent justifier les nécessités de la gestion administrative.

De plus, les entreprises qui réalisent des opérations fréquentes au profit d'un même client peuvent, dans certaines conditions, être autorisées à lui délivrer des factures périodiques ou récapitulatives.

Cette faculté est réservée aux entreprises qui rencontrent un obstacle matériel à leurs obligations de facturation en raison de l'existence d'opérations très fréquentes, au profit d'un même client, au cours d'un même mois.

Plusieurs conditions doivent alors être respectées :

  • la remise de bons de livraisons ou de fourniture de prestations numérotés de manière continue comportant certaines mentions,
  • l'émission de la facture périodique ou récapitulative au plus tard à la fin du mois civil au cours duquel le fait générateur de l'opération est intervenu.

Le fournisseur doit conserver un double de toutes les factures qu'il a émises. Mais l'administration fiscale admet que ce double puisse être uniquement électronique lorsqu'il présente des garanties suffisantes d'inviolabilité et de pérennité.