Lorsque le client est un particulier, la remise d'une note ou d'une facture n'est pas toujours obligatoire.
En cas de vente d'un bien, l'émission d'une facture en bonne et due forme est obligatoire lorsque :
En cas de prestation de services, la délivrance d'une note est obligatoire lorsque :
Note
Une note est document comportant moins de mentions obligatoires qu'une facture.
La note doit comporter les noms et adresses des parties, la date et le lieu d’exécution de la prestation, le décompte détaillé en quantité et en prix pour chaque prestation et chaque produit fourni ou rendu, le total à payer hors taxes et TVA comprise.
Lorsque le client est un professionnel, la délivrance d'une facture est toujours obligatoire :
La facture doit être remise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. Un différé de facturation est cependant admis s'il ne dépasse pas quelques jours.
Lorsque plusieurs livraisons ou prestations distinctes sont réalisées au cours d'un même mois civil, il est possible d'établir une seule facture à la fin du mois regroupant toutes les opérations. LL'entreprise dispose alors d'un mois pour remettre la facture à son client.
Le défaut de facturation, comme l'omission d'une des mentions obligatoires, constitue un délit sanctionné par une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale) qui peut être doublée.
En outre, le dirigeant de l'entreprise peut être condamné au paiement d'une amende pouvant s’élever à 50 % du montant qui n’a pas été facturé. Cependant, si ce défaut de facturation a été comptabilisé dans un délai de 30 jours après la notification de l’administration fiscale, l'amende est réduite à 5 %.
Enfin, l'absence de facture peut remettre en cause l’exercice des droits à déduction de l’entreprise en matière de TVA.
La facturation électronique n'est pas encore obligatoire lorsque la facture s'adresse à un client privé, c'est-à-dire à une entreprise privée ou à un particulier.
En revanche, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises privées, quelle que soit leur taille, ne peuvent plus refuser la réception des factures sous format électronique qui leurs sont transmises par d'autres entreprises privées.
Dans les années à venir, toutes les factures émises entre assujettis à la TVA devront obligatoirement être émises sous la forme électronique, et les données figurant sur ces factures seront électroniquement transmises à l'administration. Cette nouvelle obligation de facturation électronique entre les entreprises doit s'appliquer à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025.
Depuis le 1er janvier 2020, la facturation dématérialisée est devenue obligatoire dans le cadre des marchés publics, pour toutes les entreprises, y compris celles qui comptent moins de 10 salariés.
A cet effet, les entreprises doivent transmettre leurs factures à leurs clients publics (État, collectivités, établissements publics) en utilisant le portail Internet officiel « Chorus Pro ». Ce portail permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures.
Le logiciel de facturation utilisé par ces entreprises doit également avoir obtenu l'accréditation "loi anti fraude à la TVA".
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