Guichet unique des formalités d'entreprise : comment l'utiliser ?

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, de modification et de cessation d'une entreprise doivent être réalisées sur le guichet des formalités des entreprises.

Guichet unique des formalités d'entreprise : comment l'utiliser ?

Le guichet des formalités des entreprises est un service en ligne qui permet de réaliser sur une même plateforme toutes les formalités administratives d'une entreprise (création, modification et cessation).

Depuis le 1 janvier 2023, toutes ces formalités doivent obligatoirement être réalisées en ligne. Il n'est plus possible de procéder au dépôt d'un dossier papier au CFE ou au greffe du tribunal de commerce (tous les formulaires Cerfa sont centralisés sur le guichet des formalités des entreprises). Le greffier du tribunal de commerce reste simplement en charge du contrôle juridique des formalités et de la délivrance de l’extrait Kbis.

C’est l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui a été choisi comme opérateur et gestionnaire du guichet des formalités des entreprises. C'est pour cette raison que l'adresse du guichet des formalités des entreprises est procedures.inpi.fr.

Le guichet des formalités des entreprises remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui étaient gérés par les chambres de commerce et d’industrie, les chambres de métiers et de l’artisanat, les chambres d’agriculture, les greffes, la DGFiP et l’URSSAF.

Qui doit utiliser le guichet des formalités des entreprises ?

Le guichet des formalités des entreprises s'adresse à toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’activité (commercial, artisanal, libéral, agricole) :

• micro-entreprise
• entreprise individuelle
• société commerciale : SARL/EURL (➡️ consulter le guide), SAS/SASU, SA...
• société civile : SCI, SCM, SCP...
• société d'exercice libéral : SERARL, SELAFA,SELCA
• société en participation
• établissement public industriel et commercial
• Groupement d'intérêt économique
• entreprise étrangère ayant un siège social, un établissement principal ou un établissement secondaire ou une adresse en France (ou souhaitant exercer une activité en France)

Tous les secteurs d'activité sont concernés : commercial, artisanal, libéral, agricole. Le guichet des formalités des entreprises concerne donc aussi les agents commerciaux, les loueurs en meublé, les chauffeurs de taxi, les artistes-auteurs, les vendeurs à domicile, les agriculteurs...

En revanche, ne sont pas concernés par le guichet des formalités des entreprises :

• les associations (➡️ télécharger le guide), même immatriculées au RCS
• les fondations
• les syndics de propriété
• les fiducies
• les ordres professionnels
• les médecins remplaçants, les praticiens ou auxiliaires médicaux

Pour quelles formalités faut-il passer par le guichet des formalités des entreprises ?

Toutes les formalités suivantes doivent être déclarées sur le guichet des formalités des entreprises :

• création de l'entreprise : immatriculation ou déclaration de début d'activité ;
• modification de l'entreprise : changement d'activité, transfert de siège social, changement de nom, modification des statuts, modification du code APE, changement de statut du conjoint, etc. ;
• dépôt des comptes annuels d'une société ;
• cessation de l'entreprise : dissolution et clôture de la liquidation.

Il n'est pas obligatoire de passer par un avocat ou par un expert-comptable pour utiliser le guichet des formalités des entreprises : le dirigeant de l'entreprise peut se charger seul de toutes les formalités ou confier cette mission à un délégataire (salarié) ou à un mandataire (avocat, expert-comptable...).

A noter : l'utilisation du guichet des formalités des entreprises est gratuite. Mais certaines formalités sont payantes comme le dépôt des comptes annuels.

Quelles sont les formalités qui peuvent toujours être effectuée sur format papier ?

Depuis le 16 octobre 2023, les formalités de création, de modification et de cessation des entreprises ne peuvent plus être déposées sous format papier.

Des exceptions sont cependant prévues pour :

• les formalités de modification et de cessation d’entreprises étrangères ;
• les formalités de création d’associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS), c'est-à-dire celles disposant d'un Kbis ;
• le dépôt des comptes annuels.

Comment fonctionne le guichet des formalités des entreprises ?

1. Création d'un compte utilisateur

Lors de la première utilisation du guichet des formalités des entreprises, il faut se créer un compte utilisateur :

• soit en utilisant FranceConnect
• soit en créant un compte sur le guichet des formalités des entreprises

Lors des connexions ultérieures, il sera simplement nécessaire de se connecter.

2. Choix de la formalité

En fonction du type de formalité à réaliser, le guichet des formalités des entreprises proposera un formulaire en ligne adapté et indiquera les informations et pièces justificatives à fournir.

En cas de difficultés, l'entreprise peut bénéficier d’une assistance gratuite, tant sur les aspects techniques d’utilisation du site internet que sur les aspects réglementaires. Cette assistance est accessible par téléphone (01 56 65 89 98), en présentiel (possibilité de prendre rendez-vous avec le réseau consulaire compétent) ou en ligne.

Attention, l'assistance du guichet des formalités des entreprises se limite à la réalisation des formalités mais n'accompagne pas dans les choix fondamentaux (exemple : choix entre la SARL et la SAS, meilleur régime social pour le dirigeant...).

Les informations saisies ainsi que le dossier de demande de formalité sont automatiquement transmis par l’INPI aux autorités compétentes pour validation. Les éventuelles demandes de pièces ou de renseignements supplémentaires se font également via le guichet des formalités des entreprises.

3. Suivi de l'avancement du dossier

Le suivi de l'avancement du dossier s'effectue sur le tableau de bord du guichet des formalités des entreprises.

Les différents statuts de la formalité sont indiqués (validé, en attente de signature, en attente de paiement, en attente de régularisation, rejeté).

Dès qu'une formalité passe d'un statut à un autre, l'entrepreneur reçoit un courriel d'alerte. Chaque matin, il reçoit également un courriel récapitulatif lui indiquant les formalité ayant changé de statut la veille.

Comment se déroule une formalité via le guichet des formalités des entreprises ?

Création d'entreprise

La création d'une entreprise est relativement simple. Il suffit de cliquer sur « Déposer une formalité d’entreprise », puis « Créer une entreprise ». Il faut ensuite choisir la forme juridique de l'entreprise et répondre à quelques questions.

Une fois cela fait, l'entrepreneur doit donner un nom de dossier à la formalité (le choix est totalement libre) puis compléter tous les champs qui s'affichent :

• l’identité de son entreprise (dénomination, siège social...) ;
• les activités réalisées (ecommerce, restauration rapide, location d'un logement à des touristes, salon de coiffure...) ;
• les établissements de son entreprise le cas échéant ;
• l’organisation et la composition de son entreprise ;
• le régime fiscal de son entreprise.

Une fois les informations remplies, l'entrepreneur doit joindre les pièces justificatives demandées, puis signer sa demande.

Attention, il n'est pas possible de procéder à la parution d'une annonce dans un journal d'annonces légales via le guichet des formalités des entreprises.

Le numéro SIREN sera communiqué par le guichet des formalités des entreprises une fois que la formalité aura été validée. L'extrait Kbis sera lui transmis par le greffe du tribunal de commerce compétent.

Les délais pour la réception due l'extrait Kbis peuvent varier. Toutefois, l'entrepreneur peut démarrer son activité même s'il n'a pas reçu son Kbis. Il est aussi possible d'obtenir un kbis sur Infonet.

Modification d'une entreprise

Pour modifier une entreprise, il suffit de cliquer sur « Déposer une formalité d’entreprise », puis de renseigner son numéro SIREN dans la rubrique « Modification ou cessation d'entreprise ».

Il faut ensuite répondre aux questions qui s’affichent puis transmettre ses pièces justificatives.

Cessation d'une entreprise

Pour dissoudre une entreprise, il suffit de cliquer sur « Déposer une formalité d’entreprise », puis de renseigner son numéro SIREN dans la rubrique « Modification ou cessation d'entreprise ».

Cliquer sur le nom de l'entreprise puis sur le bouton « Cesser l'entreprise ».

Il faut ensuite répondre aux questions qui s’affichent puis transmettre ses pièces justificatives.

Que faire en cas de rejet du dossier sur le guichet des formalités des entreprises ?

En premier lieu, il faut s’assurer que le dossier de formalité a été complété scrupuleusement, et que toutes les pièces justificatives requises ont été transmises. Le rejet n’est pas réalisé par le Guichet Unique mais par l’un des valideurs (greffe, CMA ou MSA).

Si tout a été réalisé correctement, il est possible que l'entrepreneur se retrouve face à un dysfonctionnement de l’INPI (nombreux depuis sa création). Il faut alors contacter leurs services par le biais du formulaire disponible sur le site du guichet des formalités des entreprises.