Extrait Kbis d'une association : comment l'obtenir ?

Seules les associations exerçant certaines activités très spécifiques peuvent obtenir un Kbis. Les autres doivent utiliser un extrait de parution au Journal Officiel.

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Qu'est-ce qu'un extrait Kbis pour une association ?

Un extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une association.

Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation).

Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS, ce qui n'est possible que pour un très faible nombre d'associations.

Quand une association peut-elle obtenir un extrait Kbis ?

Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS. Mais seules les associations exerçant certains activités spécifiques peuvent s'inscrire au RCS et obtenir un Kbis :

• les associations qui émettent des obligations ou des titres de créances négociables (c. mon. et fin. art. L. 213-10, 1°),
• les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel (c. mon. et fin. art. L. 524-3),
• les associations qui exercent une mission de « gérante-mandataire » d'un fonds de commerce (avis CCRCS n° 2018-010 du 18 juillet 2018)

A la suite de son inscription, l'association se verra remettre un extrait Kbis. Un extrait peut également être commandé sur le site infogreffe.fr. Dans la plupart des démarches réalisées par l'association, il sera exigé un Kbis de moins de 3 mois.

Les autres associations ne peuvent pas être immatriculées au RCS (cass. com. 15 novembre 1994, n° 93-10193). Pour apporter la preuve de leur existence, elles doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel.

Un justificatif de publication gratuit est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE. Les associations disposant d'un numéro SIREN peuvent aussi télécharger un avis de situation sur le site de l'INSEE.

Quelles sont les obligations des associations disposant d'un Kbis ?

L'immatriculation d'une association au RCS entraîne l'obligation de déclarer au greffe la liste de ses bénéficiaires effectifs.

Définition des bénéficiaires effectifs

Les bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui :

• soit disposent d'un pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de gestion, de direction ou de surveillance de l'association ;
• soit exercent par d'autres moyens un pouvoir de contrôle sur les organes d'administration, de gestion, de direction ou de surveillance de l'association.

Si aucune personne ne peut être identifiée selon les 2 critères ci-dessus, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de l'association (c. mon. et fin. art. R. 561-3).

Transmission de la déclaration des bénéficiaires effectifs

La déclaration s'effectue via le formulaire M'BE GIE ou association (formulaire cerfa n°16064).

Ce formulaire doit être déposé en même temps que la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours suivants (possibilité de transmission par voie électronique). Le dépôt du formulaire est payant, tout comme la modification des informations qui y figurent.

Le non-dépôt du document ou le fait de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes expose les associations à une injonction du président du tribunal à se mettre en conformité, au besoin sous astreinte, à des poursuites pénales ou à la radiation d'office du RCS à l’expiration d’un délai de 3 mois à compter d’une mise en demeure adressée par courrier recommandé au siège social.

A quels registres une association doit-elle s'inscrire ?

Une association peut se trouver inscrite à différents registres : RCS, registre national des associations et répertoire Sirene.

Inscription automatique au registre national des associations

Lors de sa déclaration , une association se trouve automatiquement immatriculée au registre national des associations (RNA), sauf en Alsace-Moselle.

Ce numéro composé de la lettre W suivie de 9 chiffres doit être conservé par les dirigeants de l'association car il sera demandé lors de chaque modification ultérieure.

Inscription sur demande au répertoire Sirene

Une association qui veut bénéficier de subventions publiques, embaucher des salariés ou exercer des activités soumises à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés doit obligatoirement demander son inscription au répertoire Sirene.

Elle se verra alors attribuer un numéro Siret ainsi qu'un code APE.

Inscription sur demande au RCS

Une association qui émet des obligations ou des titres de créances négociables, effectue habituellement des opérations de change manuel ou exerce une mission de « gérante-mandataire » d'un fonds de commerce doit obligatoirement demander son immatriculation au RCS.

Les autres associations ne peuvent pas s'y inscrire.