Comment clôturer un exercice comptable ?
La clôture d'un exercice comptable, qui intervient généralement le 31 décembre de chaque année, consiste à mettre fin aux écritures et à rassembler les pièces justificatives des opérations comptabilisées.
Qu'est-ce que la clôture d'un exercice comptable ?
La clôture d'un exercice comptable consiste à :
- mettre fin à l’enregistrement des écritures comptables de l’exercice qui vient de s'écouler ;
- réunir l’ensemble des justificatifs nécessaires pour réaliser les comptes annuels (factures, attestations d'assurance...).
L'objectif est de figer les comptes de l'année écoulée afin de calculer le bénéfice, le chiffre d'affaires et les charges, puis de passer à l'année suivante. Dans ce cadre, il faut notamment vérifier que toutes les opérations réalisées au cours de l'exercice écoulé ont bien été comptabilisées et que l'entreprise est à jour dans son recouvrement.
La clôture des comptes doit être suivie de la déclaration des bénéfices réalisés à l'administration fiscale puis du dépôt des comptes annuels (sauf pour les indépendants sous le régime de la déclaration contrôlée).
Dispense de clôture des comptes
Les micro-entrepreneurs ne sont pas tenus de réaliser des comptes annuels et n'ont donc pas à clôturer leurs comptes.
Il en est de même pour les associations, sauf lorsque c’est prévu par leurs statuts, ou parce que leur activité ou les partenariats qu’elles ont l’exigent.
Quand faut-il clôturer les comptes d'un exercice ?
La loi ne définit pas la date de clôture d'un exercice comptable, sauf pour les professions libérales pour lesquels la date de clôture de l'exercice comptable est impérativement fixée au 31 décembre.
Dans tous les autres cas (entreprise individuelle, société, EURL, etc.), le choix de la date de clôture de l'exercice comptable est libre, dès lors que :
- la durée de l'exercice est égale à 12 mois,
- la date de clôture est toujours la même (il n'est pas possible d'opter pour une date variable selon les années).
Toutefois, la durée peut, à titre exceptionnel, être inférieure ou supérieure à 12 mois, lors du premier ou du dernier exercice, ou à la suite de la modification de la date de clôture de l'exercice.
Comment choisir au mieux la date de clôture de ses exercices comptables ?
La clôture d'un exercice comptable coïncide avec de nombreuses obligations comptables et fiscales : inventaire annuel, établissement des comptes sociaux dans les 6 mois suivant la clôture et calcul de l'impôt sur les bénéfices...
Certaines entreprises ont tout intérêt à choisir une date de clôture qui ne coïncide pas avec l'année civile :
- les entreprises dont l'activité est saisonnière ont intérêt à choisir une date de clôture correspondant à la fin de la saison, pour présenter des comptes avec un niveau de stocks très bas ou un bon solde de trésorerie ;
- les entreprises en difficulté qui ont pris des mesures correctives peuvent déclarer la date de clôture afin présenter des comptes annuels qui tiennent comptes des actions menées et de leurs résultats ;
- les entreprises souhaitant bénéficier d'une nouveauté fiscale ont intérêt à clôturer leur exercice après le 31 décembre car les nouveautés fiscales apportées par les lois de finance sont généralement accordées aux exercices clos à compter du 1er janvier de cette même année.
Que faut-il faire concrètement pour clôturer son exercice comptable ?
La clôture des comptes se fait en 5 étapes :
- la réunion des pièces justificatives ;
- la vérification des écritures comptables ;
- la réalisation des comptes annuels ;
- l'approbation des comptes annuels ;
- le dépôt des comptes annuels.
Il est conseillé de tester son fichier des écritures comptables (FEC), les services fiscaux se montrant généralement très actifs en fin d'année en raison de la prescription imminente de certains impôts
1. Réunir les justificatifs des opérations comptables
Chaque écriture comptable doit être accompagnée d'une pièce justificative datée : un relevé bancaire, une facture de vente, une facture d’achat, un bulletin de paie, un listing informatique…
La pièce justificative peut concerner une opération isolée ou toute une série d'opérations (facture récapitulative). Elle peut être élaborée par l'entreprise (bulletin de paie, facture de vente...) ou provenir d'un tiers (facture d'achat, relevé de banque...).
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Attention, si certaines écritures de débit ne sont pas appuyées par des justificatifs, l'administration fiscale peut les exclure de la comptabilité voire rejeter la comptabilité entière de l'entreprise et reconstituer elle-même son bénéfice imposable.
2. Vérifier que toutes les opérations ont été enregistrées
L'entreprise doit d'abord enregistrer l’ensemble de ses écritures (si ce n’est pas déjà fait) dans le livre journal. Ce livre se présente le plus souvent sous la forme d’un tableau à 4 colonnes indiquant l’origine des sommes, leur montant, les modalités de paiement ainsi que la référence du justificatif de paiement (numéros des factures, notes, tickets). A classer par mois et par catégories pour faciliter la lecture et la saisie.
Une fois le livre-journal rempli, il faut éditer le grand livre, en séparant les comptes clients et les comptes fournisseurs. Le grand livre reprend les informations du livre journal et les organise cette fois par compte comptable : compte de recette, compte de dépenses, compte de stock, comptes de capitaux, etc.
L'entreprise doit ensuite :
- faire l'inventaire de ses actifs et passifs, en sortant ses ventes et en entrant ses nouvelles acquisitions ;
- faire l'inventaire de ses stocks en comptabilisant les marchandises stockées dans les entrepôts et en les comparant à la liste des produits achetés et vendus ou fabriqués ;
- effectuer le calcul et la comptabilisation des dotations aux amortissements ;
- comptabiliser ses provisions (et vérifier qu'elles sont bien déductibles du bénéfice imposable).
Il faut enfin vérifier que le total de la colonne débit est égal à celui de la colonne crédit.
3. Réalisation des comptes annuels
Les comptes annuels sont composés du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.
Ils doivent être réalisés lors de la clôture de chaque exercice social, à partir des enregistrements comptables et des écritures d’inventaire. Cette opération est généralement confiée à un expert-comptable mais elle peut aussi être réalisée par le logiciel de comptabilité de l'entreprise ou de l'association.
Les comptes annuels doivent, pour certaines sociétés, être certifiés par le commissaire aux comptes.
4. Approbation des comptes annuels
L'entreprise dispose d’un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable pour effectuer l’approbation des comptes.
En pratique, le dirigeant de la structure présente les comptes aux associés afin qu’ils puissent les valider et éventuellement se prononcer sur la gestion de l’entreprise. Les associés ont la possibilité de rejeter les comptes et, dans ce cas, ceux-ci doivent être modifiés jusqu’à ce qu’ils soient validés lors d’une nouvelle assemblée.
À la fin de l'assemblée générale, un procès-verbal d’approbation des comptes est rédigé.
5. Dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour toutes les sociétés commerciales, mais aussi pour certaines associations.
Il est possible, sous certaines conditions, de joindre une déclaration de confidentialité au dépôt des comptes, pour que les comptes de la structure ne soient pas rendus publics.
Faut-il faire appel à un expert-comptable pour clôturer l'exercice comptable ?
La clôture des comptes doit être réalisée par le dirigeant de la structure ou par son expert-comptable.
De nombreuses versions payantes de logiciels permettent cependant d’automatiser totalement la gestion comptable d'une entreprise ou d'une association, y compris la clôture de ses comptes.
Dans certains cas, la désignation d'un commissaire aux comptes est obligatoire et c'est lui qui sera chargé de clôturer les compte.
Comment changer la date de clôture d'un exercice comptable ?
La date de clôture de l'exercice peut librement être modifiée, soit en rallongeant l'exercice en cours, soit en le raccourcissant pour permettre l'ajustement sur une nouvelle périodicité. La décision doit être prise avant l'expiration de l'exercice en cours et avant l'expiration de la nouvelle date choisie : il n'est donc pas possible de prolonger un exercice déjà clôturé.
La décision de modification de la date de clôture des comptes annuels doit être prise en assemblée générale extraordinaire. Elle entraîne la modification des statuts de la société et donc le dépôt d'un dossier au greffe du tribunal de commerce. En revanche, il n'est pas nécessaire de procéder à une insertion dans un journal d'annonces légales, sauf si l'avis publié lors de la création de la société faisait mention de la date d'ouverture et/ou de clôture.