Comment se déroule un contrôle URSSAF ?

Un redressement URSSAF n'est valable que si le contrôle s'est déroulé conformément à la loi (envoi d'un avis de contrôle, remise d'une lettre d'observation, respect du délai de prescription...).

Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?

Un contrôle URSSAF a pour but de vérifier qu'un organisme (entreprise, association, entreprise individuelle ou micro-entreprise) ou qu'un dirigeant TNS, employeur ou non, a bien payé ses cotisations sociales.

Dans le cadre de son contrôle, l’URSSAF va vérifier l’exactitude des montants déclarés, l’assiette, le taux et le calcul des cotisations sociales exigibles sur l'année en cours et sur les 3 dernières années.

Les inspecteurs ne viennent pas à l'improviste (sauf en cas de travail dissimulé). Pour que le contrôle soit régulier, l'URSSAF doit respecter une procédure et des délais précis, qui débutent par l'envoi d'un avis de contrôle.

Sur quelle période porte un contrôle URSSAF ?

L'URSSAF dispose d'un délai de 3 ans pour contrôle les déclarations sociales.

Le point de départ de ce délai de prescription varie selon le statut du contrôlé :

• Si c'est un employeur qui est contrôlé, le contrôle va porter sur l'année en cours et les 3 dernières années civiles. Par exemple, si un employeur est contrôlée en 2023, le contrôle portera sur les cotisations exigibles en 2022, 2021 et 2020.
• Si c'est un travailleur indépendant qui est contrôlé (dirigeant TNS, entrepreneur individuel, micro-entrepreneur), le délai de 3 ans court à compter du 30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues :
  - Un contrôle réalisé avant le 30 juin 2023 porte sur les exercices 2021, 2020 et 2019.
  - Un contrôle réalisé après le 30 juin 2023 porte sur les exercices 2022, 2021 et 2020.

A noter : en cas de travail dissimulé ou illégal, le délai de prescription est porté à 5 ans (article.L244-11 du Code de la sécurité sociale).

Où se déroule un contrôle URSSAF ?

Le contrôle URSSAF peut se dérouler :

• sur place, c'est-à-dire dans les locaux de l'entreprise ou dans ceux de son expert-comptable (pour les grandes entreprises) ;
• sur pièce, c'est-à-dire dans les locaux de l'URSSAF (pour les entreprises de moins de 11 salariés).

Le contrôle sur place

Dans le cas d'un contrôle sur place, le contrôleur va se déplacer dans les locaux de l'entreprise ou de son expert-comptable. L'entreprise ne peut pas refuser l'accès du contrôleur à ses locaux ; elle se rendrait sinon auteur d'un obstacle à contrôle.

L'entreprise devra lui donner accès aux documents et au matériel informatique nécessaire à ses recherches.

Le contrôleur a aussi le pouvoir d’entendre toute personne salariée de l’entreprise ou toute personne rémunérée par elle.

Le contrôle sur pièces

Le contrôle sur pièces ne signifie pas forcément que le contrôlé doit se rendre dans les locaux de l'URSSAF.

La plupart du temps, le contrôleur de l'URSSAF va simplement solliciter des documents et des informations complémentaires, par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques.

S'il estime que des investigations complémentaires sont nécessaires ou que le contrôlé n'a pas transmis tous les éléments demandés, le contrôleur peut décider de poursuivre le contrôle sur place (sans nouvel avis de contrôle).

L’URSSAF peut aussi, dans ce cas, déclencher la procédure d’obstacle à contrôle.

Combien de temps va durée le contrôle URSSAF ?

La durée du contrôle est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés, renouvelable une fois, soit 6 mois au total.

Cette limite de durée n'est cependant pas applicable en cas de :

• travail dissimulé ;
• obstacle à contrôle ;
• abus de droit ;
• constat de comptabilité insuffisant ou documentation, soit inexploitable, soit transmise plus de 15 jours après la réception de la demande faite par l'agent chargé du contrôle ;
• report d’une visite de l’agent chargé du contrôle à la demande de la personne contrôlée.

À noter : la durée de 3 mois peut aussi être prorogée une fois à la demande expresse du contrôlé ou de l'URSSAF.

Dans les entreprises comptant au moins 20 salariés, la durée du contrôle n'est pas limitée.

Quelles sont les différentes étapes d'un contrôle URSSAF ?

1ère étape : l'envoi d'un avis de contrôle de l'URSSAF

Avant de procéder à un contrôle, l’URSSAF doit envoyer au cotisant un avis de contrôle.

Cet avis va préciser la date du contrôle, l'identité du contrôleur ainsi que la liste des documents à rassembler.

Jusqu’à présent, cet avis de contrôle devait être envoyé au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’agent (ou la date de début des opérations de contrôle en cas de contrôle sur pièce). Depuis le 14 avril 2023, ce délai est passé à 30 jours.

2ème étape : l'examen des documents par le contrôleur

Le contrôle débute par un échange avec l’inspecteur, qui a pour objectif d’expliquer la démarche et les étapes du contrôle. C’est également l’occasion de présenter l'entreprise et son fonctionnement.

Le contrôleur va ensuite vérifier les documents présentés et s'attarder notamment sur :

• les déclarations d'embauche ;
• les frais professionnels (notamment les indemnités kilométriques ou encore les déplacements professionnels, séminaires et autres séjours indiqués comme professionnels, les indemnités de panier ou indemnités de repas) ;
• les avantages en nature (notamment le véhicule de fonction) ;
• les exonérations de cotisations sociales dont l'entreprise a pu bénéficier ;
• le montant des indemnités versées lors de la rupture des contrats de travail ;
• le respect de la réglementation en matière de contrats collectifs protection sociale (mutuelle / prévoyance) ;
• le montant des bons d’achat alloués par le CSE.

En cas de contrôle sur place, à l’issue de ses investigations, lorsque des observations avec ou sans redressement sont envisagées, l’agent de contrôle peut proposer un entretien à l'entreprise afin de lui présenter le résultat de ses analyses et les conséquences qui peuvent en découler (observation, redressement…).

Attention, le contrôleur ne peut pas, à peine de nullité du contrôle et du redressement, se faire communiquer un document par un salarié n’ayant pas reçu de délégation de l’employeur à cette fin (Cass 2e civ. 28-9-2023 n° 21-21.633 F-B, Urssaf de Midi-Pyrénées c/ X).

3ème étape : l'envoi d'une lettre d'observation par le contrôleur

À la fin du contrôle, le contrôleur envoie une lettre d'observation présentant les conclusions du contrôle.

Celle-ci va indiquer les potentiels chefs de redressements qui lui sont reprochés.

En cas de redressement, la lettre d'observation précise le montant à payer (ainsi que leur mode de calcul).

4ème étape : le délai de réponse de 30 jours

Un fois qu'elle a reçu la lettre d'observation, l'entreprise dispose d'un délai de 30 jours pour faire part de ses remarques au contrôleur (il est possible de se faire assister par un avocat).

Depuis le 1er janvier 2024, l'entreprise peut solliciter un délai supplémentaire de 30 jours, soit 60 jours au total.

Le contrôleur a l'obligation de répondre en signifiant si sa décision de redressement est maintenue ou non.

Si la redressement est maintenu, passé ce délai, le rapport de contrôle est transmis à l’URSSAF.

5ème étape : la remise du rapport de contrôle

Le rapport de contrôle représente la décision finale de l'URSSAF.

3 décisions peuvent être prises :

• pas de redressement ;
• un montant doit être remboursé à l'entreprise (trop de cotisations ont été versées) : l'URSSAF dispose de 1 mois pour rembourser le trop-versé (article R 243-59, IV-al. 3 du Code de la Sécurité sociale) ;
• l'entreprise subit un redressement : elle dispose de 1 mois pour payer.

Près de 70 % des contrôles de l'Urssaf aboutissent à un redressement.

6ème étape : envoi d'une mise en demeure

Si l'URSSAF a décidé de redresser l'entreprise, celle-ci va recevoir une mise en demeure pour le recouvrement des cotisations.

L'entreprise disposera alors d'un délai de 1 mois pour verser les cotisations dues, assorties de majorations de retard.

3 issues sont possibles :

• l'entreprise verse le montant demandé,
• l'entreprise conteste la mise en demeure, auquel cas elle doit le faire devant la Commission de Recours Amiable dans un délai de 2 mois à compter de sa notification (le recours est gratuit),
• l'entreprise adresse une demande de transaction au directeur de l'URSSAF, ce qui va lui permettre de négocier les montants à payer (pas possible en cas de travail dissimulé).

Sur quelles sanctions un contrôle URSSAF peut-il déboucher ?

Un redressement URSSAF peut déboucher sur :

• un rappel des cotisations dues ;
• la suppression des aides publiques pendant 5 ans maximum ;
• le remboursement des aides publiques perçues sur les 12 derniers mois ;
• l'exclusion des contrats publics pour une durée maximale de 6 mois ;
• le paiement de pénalités de retard (une remise gracieuse peut être demandée) ;
• le paiement d'une amende (dissimulation d’emploi salarié, prêt de main-d'œuvre rémunéré, dépassement du nombre maximal d'heures travaillées autorisé, emploi de travailleurs étrangers qui n'ont pas de permis de travail, fausse déclaration pour obtenir des revenus de remplacement...) ;
• la condamnation à une peine d'emprisonnement (dissimulation d’emploi salarié, marchandage ou prêt illicite de main d’œuvre );
• la fermeture de 3 mois maximum décidée par le préfet avec confiscation du matériel professionnel ;
• l'interdiction d'exercer l'activité professionnelle pendant 5 ans maximum.

A noter : les entreprises ayant récemment procédé à une première embauche et dont l'effectif est inférieur à 11 salariés peuvent demander à bénéficier d’une visite de l’URSSAF pour être guidées ou sécurisées dans l’application de la réglementation et éviter les erreurs (sans risque de redressement).

Comment faire valoir son droit à l'erreur en cas de contrôle URSSAF ?

Le droit à l’erreur, institué en 2018 par la loi pour « Un État au service d’une société de confiance », dite loi Essoc, offre la possibilité à l'entreprise de demander la rectification d’une erreur commise dans une déclaration transmise à l'URSSAF, même en cours de contrôle.

Pour en bénéficier, l'entreprise doit remplir les 3 conditions suivantes :

• l’erreur a été commise pour la première fois ;
• la situation a été régularisée par l’entreprise de sa propre initiative ou après avoir été invitée à le faire par l’administration dans les délais indiqués ;
• l'erreur n'a pas été commise de façon intentionnelle.

Grâce au droit à l'erreur, aucune majoration (de redressement ou de retard initiale) ne sera appliquée, sauf si le redressement est d’un montant élevé, c’est-à-dire supérieur au plafond de la Sécurité sociale.

Le droit à l’erreur est réservé aux entreprises de bonne foi qui ont souscrit leur déclaration dans les délais prévus (pas de défaut ou de retard de déclaration, ni de défaut ou de retard de paiement) et qui n'ont pas commis d'infractions graves (travail dissimulé, marchandage, emploi d’étranger non autorisé à travailler et prêt illicite de main d’œuvre...).