La fiche de paie d'un gérant minoritaire ou égalitaire de SARL rémunéré est très similaire à celle d'un salarié classique, à la différence que le gérant ne cotise pas à l'assurance chômage (Pôle emploi).
Bien qu'il soit considéré comme un salarié vis-à-vis de la Sécurité sociale, un certain nombre de spécificités existe quant à la législation applicable au gérant de SARL. C'est le cas des frais professionnels, des avantages en nature, de l'application des dispositifs d'exonérations et d'allégement de cotisations sociales, des dispositifs d'intéressement et du calcul du plafond de Sécurité sociale.
La fiche de paie doit faire apparaître les cotisations sociales payées par la SARL (cotisations patronales) et par le gérant lui-même (cotisations salariales).
Certaines cotisations sont calculées sur la totalité du salaire, d'autres dans la limite du plafond de Sécurité sociale fixé chaque année et variant en fonction de la périodicité de la paye. La CSG et la CRDS sont des contributions sociales calculées sur 98,25 % du salaire réel brut.
Si le gérant de SARL en bénéficie, il faut aussi faire apparaître sur sa fiche de paie les primes, indemnités et avantages en nature (voiture de fonction, appartement de fonction, ordinateur portable...).
Même s'il relève du régime des assimilés salariés, la fiche de paie du gérant minoritaire de SARL est à peu près identique à celle d'un salarié.
Les mentions obligatoires à faire figurer sur la fiche de paie du gérant minoritaire ou égalitaire de SARL sont sensiblement les mêmes :
Il faut déclarer et verser mensuellement à l'Urssaf les cotisations sociales dues sur les rémunérations du gérant minoritaire via la déclaration sociale nominative (DSN).
En raison, notamment, du calcul de certaines cotisations en fonction du plafond annuel de la Sécurité sociale (Fnal, AGS, assurance chômage, cotisation d'assurance vieillesse...), des divergences peuvent exister entre le montant des cotisations payées et celui des cotisations réellement dues au cours d'une même année civile.
Depuis la disparition du tableau récapitulatif Urssaf, il n'est plus possible de régulariser le montant des cotisations en fin d'année. Il faut obligatoirement corriger les erreurs constatées lors de la prochaine déclaration de cotisations sociales, à savoir le mois suivant via la DSN.
La majorité des réductions de charges sociales ne s'appliquent pas aux dirigeants d'entreprise qui ne cotisent pas au régime d'assurance chômage, même s'ils sont affiliés au régime général de la sécurité sociale.
Les gérants minoritaires de SARL, ne bénéficient donc sur leur fiche de paie, ni de la réduction générale de charges sur les bas salaires (ex-réduction Fillon), ni du taux réduit pour la cotisation d'allocation familiales, ni de la baisse de la cotisation patronale d'assurance maladie qui entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2019 (7 % au lieu de 13 %).
Il n'est pas nécessaire de réaliser une fiche de paie pour le gérant majoritaire. C'est pour lui la Déclaration Sociale des Indépendants (DSI) qui fait office de fiche de paie.
La DSI :
La DSI doit obligatoirement être transmise via le site net-entreprises.fr, l'administration fiscale n'acceptant plus les déclarations papier. Si la déclaration est réalisée par un expert-comptable ou un centre de gestion agréé, il peut exporter directement les données issues du logiciel de comptabilité utilisé.
Le site propose également des mécanismes d'interaction pour signaler les incohérences ou les erreurs de saisie. En outre, une aide en ligne est disponible pour chaque champ de la déclaration à remplir.
Une fois que sa rémunération et son montant ont été fixés par les statuts ou l'assemblée générale des associés, le gérant majoritaire d'une SARL peut se verser sa rémunération comme il le souhaite : virement, chèque ou espèces. Mais le versement d'espèces est à éviter car difficile à prouver en cas de contrôle de l'URSSAF ou de contrôle fiscal.
Le procès-verbal de l'assemblée générale constitue un document juridique qui doit être porté dans le livre des assemblées et être mis à la disposition des contrôleurs de l'URSSAF ou des Impôts. Il pourra aussi être attesté par un expert-comptable.
Pour éviter les soucis, le gérant majoritaire doit prendre soin de conserver les justificatifs de chaque versement de rémunération. Il pourra ainsi remplir facilement la DSI.
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