Comment faire face à un impayé ?

Il est indispensable de déterminer pour quelle raison un client n'a pas réglé sa facture avant de choisir la procédure de recouvrement à mettre en oeuvre.

1ère cause d'impayé : votre client a laissé passer l'échéance

Lorsque le client a simplement oublié de régler sa facture, une relance téléphonique, écrite voire une visite domiciliaire suffit à arranger la situation.

Envoyer une lettre de relance

L'envoi d'une lettre de relance est une pratique qui a essentiellement pour but de permettre de déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix...

La lettre de relance doit simplement préciser qu'il y a un retard de paiement en se référant aux conditions générales de vente et indiquer :

Téléphoner au client

Le plus souvent, la relance téléphonique permet au créancier ou à la société de recouvrement qu'il mandate de prendre connaissance des raisons du défaut de paiement et de la situation générale du client, éventuellement de négocier un paiement (délais, mensualités...).

Se rendre chez le client

Au stade amiable, ni le créancier, ni une société de recouvrement, ni un huissier de justice n'ont le droit de forcer le client à leur ouvrir la porte de son domicile et encore moins de se rendre sur son lieu de travail ou au domicile de ses proches.

En cas de divulgation d'informations, le créancier pourrait être condamné pour atteinte à la vie privée, sur le fondement de l'article 226-1 du code pénal.

Mettre le client en demeure de payer

Après plusieurs relances ou plusieurs propositions d'arrangement amiable, le créancier peut adresser à son client une lettre de mise en demeure, lui laissant un dernier délai avant d'entreprendre une action en justice.

La mise en demeure est un document juridique en vertu duquel une personne exige (le créancier) d'une personne qui lui est redevable (le client) d'accomplir quelque chose dans un délai précisé et raisonnable, à défaut de quoi le créancier s'adressera aux tribunaux pour obtenir justice.

A partir de celle-ci, un compte à rebours est lancé : le client est officiellement considéré comme en retard et des dommages et intérêts pourront éventuellement être calculés à partir de cette date.

2ème cause d'impayé : votre client ne donne plus signe de vie

Ce cas est assez fréquent chez les particuliers et même chez certains commerçants qui connaissent un moment de trésorerie difficile.

Plutôt que de tenter de demander des délais de paiement ou des remises de dettes, ils préfèrent garder le silence car ils craignent les conséquences de leur manquement.

La situation peut se résoudre à l'aide de visites domiciliaires ou de lettres de relance accordant des délais ou une remise de dette.

Lorsque le dialogue est rompu, un huissier de justice peut faire office de médiateur. En établissant par exemple un plan de remboursement accepté d'un commun accord, en favorisant une transaction, il fait économiser des frais et délais d'un procès.

Lorsque la procédure de recouvrement amiable ne permet pas de recouvrer l'impayé, il est nécessaire de mettre en oeuvre des moyens plus énergiques.

Vous êtes en droit de réclamer le paiement des sommes suivantes :

  • le principal de la créance à savoir le montant contractuellement dû par le client ;
  • les intérêts moratoires éventuellement majorés et qui courent à compter de la date de la facturation ;
  • le montant des dommages-intérêts si une « clause pénale » le prévoit (BtoB) ;
  • en cas d'action en justice : le remboursement des frais de procédure et d'avocat.

3ème cause d'impayé : votre client rencontre des difficultés financières

Pour déterminer les démarches à mener en présence d'un tel impayé, il faut questionner le client sur ses perspectives de trésorerie :

  • s'il a des retards de paiement envers les impôts ou l'URSSAF ;
  • s'il règle ses salaires ;
  • s'il a beaucoup d'emprunts ;
  • s'il compte sur des rentrées d'argent prochaines : salaire, allocations, aides financières ;
  • s'il a d'autres fournisseurs impayés, pour quels montants et s'ils représentent une part importante du chiffre d'affaire.

Cela peut permettre de déterminer un éventuel état de cessation des paiements.

Si votre client traverse une difficulté financière passagère, il vaut mieux négocier tranquillement un délai de paiement, voire une remise de dette.

Si votre client traverse de lourdes difficultés financières, vous devrez probablement entrer dans une procédure collective (ou de rétablissement personnel pour les particuliers), à moins que le client ne se redresse. Vous n'avez alors plus de pouvoir de négociation direct avec votre client.

L'issue de la créance va dépendre de la décision du juge-commissaire ou du liquidateur (pour une entreprise) ou de la commission de surendettement (pour un particulier).

Vous allez donc devoir surveiller votre client car si une procédure collective est engagée contre ce dernier, vous ne disposez que d'un délai de deux mois pour déclarer votre créance auprès de la procédure. Passé ce délai, vous êtes exclu des répartitions d'actif.

4ème cause d'impayé : votre client invoque des circonstances exceptionnelles

Tous ces évènements peuvent permettre au client d'invoquer l'exception de force majeure, ce qui le libère de l'obligation de payer ou d'effectuer la prestation. Vous ne pourrez pas le poursuivre ou demander des dommages et intérêts.

Toutefois, si votre client a été mis en demeure de payer avant la réalisation de l'évènement, il n'y a pas de cas de force majeure. En effet, s'il avait payé dès sa mise en demeure, votre client n'aurait pas eu à subir l'évènement qui l'a ultérieurement mis dans l'impossibilité de payer.

En ce qui concerne la grève ou le vol, les tribunaux admettent plus difficilement la force majeure. Ainsi une grève dans une entreprise ne peut constituer un cas de force majeure que si elle a pour effet de paralyser, totalement ou partiellement, la fabrication, la livraison ou la fourniture de marchandises ou de matières premières. Elle doit être générale, avoir été soudaine et imprévue, et ne pas avoir été provoquée par une faute de la direction de l'entreprise.

Le vol n'est admis que s'il a été accompli dans des circonstances excluant toute faute du client. Il ne doit avoir commis ni négligence ni imprudence ayant pu faciliter le vol.

Dans certaines hypothèses, la force majeure ne va pas libérer votre client de son obligation. C'est le cas lorsque :

  • votre client a été mis en demeure de payer avant la réalisation de l'évènement, la créance n'étant toujours pas payée à la date convenu. En effet, s'il avait payé dès sa mise en demeure, votre client n'aurait pas eu à subir l'évènement qui l'a ultérieurement mis dans l'impossibilité de payer ;
  • le contrat de vente met à la charge du créancier les cas de force majeure ;
  • la loi le lui impose. C'est notamment le cas en matière de prêt à usage. Les cas de force majeure restent à la charge de l'emprunteur lorsque celui-ci a employé le bien pour un autre usage ou pour une durée plus longue qu'il ne devait ou qu'il l'a laissé périr alors qu'il aurait pu le préserver ;
  • il n'y a qu'une impossibilité partielle ou momentanée d'exécution.

5ème cause d'impayé : votre client a déjà payé

Si votre client affirme avoir payé, il lui appartient de vous fournir les justificatifs de règlement.

Dans la plupart des cas, votre client dit avoir payé par chèque alors que vous n'avez rien reçu. Dans cette hypothèse, vous devez lui proposer de vous envoyer une lettre de désistement ainsi qu'un second chèque.

La signature de cette lettre vous permet de vous engager à ne pas encaisser le premier chèque si vous veniez à le retrouver, à condition que votre client vous envoie un second chèque. Cela évitera ainsi à votre client des frais d'opposition sur le premier chèque.

6ème cause d'impayé : votre client prétend de mauvaise foi ne pas avoir connaissance de la facture

Généralement, la méconnaissance de la facture est due à une mauvaise gestion du client. Vous devez lui proposer de lui renvoyer la facture et, sitôt sa réception, convenir d'une date de règlement.

Dans tous les cas, il ne faut jamais clore l'affaire sans connaître les raisons du retard car s'il s'agit d'un client régulier, cette situation est susceptible de se reproduire.

Par exemple, si le signataire des chèques est régulièrement en déplacement, il faut proposer au client de passer par une traite bancaire (ou lettre de change). Si le comptable est débordé, vous pourrez lui proposer de vous communiquer régulièrement les limites de paiement des factures ou de le facturer mensuellement.

7ème cause d'impayé : votre client a décidé de payer plus tard

Il peut arriver qu'un client attendant d'être payé par un de ses propres clients pense qu'il s'agit d'un argument lui permettant de retarder la date de son paiement.

Ce n'est pas le cas, les contrats ayant un effet relatif à l'égard des tiers. Un contrat conclu entre votre client et une autre personne n'affecte en rien le créancier : il ne peut donc subordonner son paiement à la condition qu'un tiers le paie. Rien ne l'autorise non plus à imposer un délai de paiement : seul vous ou le juge détenez ce pouvoir.

Lorsque le client exige de payer après la livraison ou après l'exécution de la prestation alors que le contrat prévoit le contraire, vous pouvez lui opposer l'exception d'inexécution et ne pas le livrer.

8ème cause d'impayé : votre client affirme n'avoir jamais passé commande

Si c'est une autre personne de l'entreprise qui a effectué la commande alors que le responsable n'était pas au courant, le contrat reste valable sur la base du mandat apparent. Il suffit au vendeur d'expliquer qu'il a contracté avec une personne, dont il avait toute raison de penser qu'elle était responsable et autorisée à signer le contrat.

Si la carte ou le chéquier du client ont été utilisés de manière frauduleuse pour passer une commande, celui-ci dispose d'un certain délai pour contester l'opération auprès de sa banque. C'est alors le vendeur, et non pas la banque du client, qui devra supporter le coût de l'achat fait frauduleusement.

9ème cause d'impayé : votre client menace d'engager une action en justice ou de vous faire de la mauvaise publicité

Si votre client menace d'engager une action en justice, il n'y a rien à craindre. Réclamer l'exécution d'une obligation n'a rien d'illégal.

Vous n'avez pas non plus à craindre une mauvaise publicité : réclamer un paiement est signe de rigueur de gestion. Tous les vendeurs essayent de diminuer au maximum les délais de paiement de leurs clients. Enfin, lorsque le client est un professionnel, il faut garder à l'esprit que les autres clients sont souvent ses concurrents.

10ème cause d'impayé : votre client prétend que c'est à une autre personne de payer

Cet argument se retrouve fréquemment dans le cas des débiteurs solidaires (époux, associés d'une même société...). Souvent, l'un des débiteurs ayant disparu, le créancier est contraint de poursuivre un seul d'entre eux.

Ils sont pourtant chacun tenus de payer l'intégralité de la créance. Celui ayant payé pourra ensuite se retourner contre son codébiteur pour que celui-ci prenne à sa charge la partie de la somme qui lui incombe.

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