Comment faire face à un impayé ?

Il est indispensable de déterminer pour quelle raison une facture est restée impayée avant de choisir la procédure de recouvrement à mettre en oeuvre.

1ère cause d'impayé : le client a laissé passer l'échéance

Lorsque le client a simplement oublié de régler sa facture, une relance téléphonique, écrite voire une visite domiciliaire suffit à arranger la situation.

Envoyer une lettre de relance

L'envoi d'une lettre de relance est une pratique qui a essentiellement pour but de permettre de déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas sa facture : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix...

La lettre de relance doit simplement préciser que la facture est restée impayée en se référant aux conditions générales de vente et indiquer :

Téléphoner au client

La relance téléphonique permet au créancier ou à la société de recouvrement qu'il mandate de prendre connaissance des raisons du défaut de paiement de la facture et de la situation générale du client, éventuellement de négocier un paiement (délais, mensualités...).

Se rendre chez le client

Au stade amiable, ni le créancier, ni une société de recouvrement, ni un huissier de justice n'ont le droit de forcer le client à leur ouvrir la porte de son domicile et encore moins de se rendre sur son lieu de travail ou au domicile de ses proches pour le pousser à régler la facture impayée.

En cas de divulgation d'informations, le créancier pourrait être condamné pour atteinte à la vie privée, sur le fondement de l'article 226-1 du code pénal.

Mettre le client en demeure de payer

Après plusieurs relances ou plusieurs propositions d'arrangement amiable, le créancier peut adresser à son client une lettre de mise en demeure, lui laissant un dernier délai pour régler la facture impayée avant d'entreprendre une action en justice.

La mise en demeure est un document juridique en vertu duquel une personne exige (le créancier) d'une personne qui lui est redevable (le client) d'accomplir quelque chose dans un délai précisé et raisonnable, à défaut de quoi le créancier s'adressera aux tribunaux pour obtenir justice.

A partir de celle-ci, un compte à rebours est lancé : le client est officiellement considéré comme en retard et des dommages et intérêts pourront éventuellement être calculés à partir de cette date.

2ème cause d'impayé : le client ne donne plus signe de vie

Ce cas est assez fréquent chez les particuliers et même chez certains commerçants qui connaissent un moment de trésorerie difficile.

Plutôt que de tenter de demander des délais de paiement ou des remises de dettes, ils préfèrent garder le silence car ils craignent les conséquences qui pourraient survenir suite à une facture impayée.

La situation peut se résoudre à l'aide de visites domiciliaires ou de lettres de relance accordant des délais de paiement ou une remise de dette.

Lorsque le dialogue est rompu, un huissier de justice peut faire office de médiateur. En établissant par exemple un plan de remboursement accepté d'un commun accord, en favorisant une transaction, il fait économiser des frais et délais d'un procès.

Lorsque la procédure de recouvrement amiable ne permet pas de recouvrer l'impayé, il est nécessaire de mettre en oeuvre des moyens plus énergiques.

Le créancier est en droit de réclamer le paiement des sommes suivantes :

  • le principal de la créance à savoir le montant contractuellement dû par le client ;
  • les intérêts moratoires éventuellement majorés et qui courent à compter de la date de la facturation ;
  • le montant des dommages-intérêts si une « clause pénale » le prévoit (BtoB) ;
  • en cas d'action en justice : le remboursement des frais de procédure et d'avocat.

3ème cause d'impayé : le client rencontre des difficultés financières

Pour déterminer les démarches à mener en présence d'une facture impayée, il faut questionner le client sur ses perspectives de trésorerie :

  • s'il a des retards de paiement envers les impôts ou l'URSSAF ;
  • s'il règle ses salaires ;
  • s'il a beaucoup d'emprunts ;
  • s'il compte sur des rentrées d'argent prochaines : salaire, allocations, aides financières ;
  • s'il a d'autres fournisseurs impayés, pour quels montants et s'ils représentent une part importante du chiffre d'affaire.

Cela peut permettre de déterminer un éventuel état de cessation des paiements.

Si le client traverse une difficulté financière passagère, il vaut mieux négocier tranquillement un délai de paiement, voire une remise de dette pour obtenir un paiement au moins partiel de la facture plutôt que rien du tout.

Si le client traverse de lourdes difficultés financières, le créancier devra probablement entrer dans une procédure collective (ou de surendettement personnel pour les particuliers), à moins que le client ne se redresse. Il n'a alors plus de pouvoir de négociation direct avec son client.

L'issue de la facture impayée va dépendre de la décision du juge-commissaire ou du liquidateur (pour une entreprise) ou de la commission de surendettement (pour un particulier).

Le créancier va donc devoir surveiller son client car si une procédure collective est engagée contre ce dernier, il ne dispose que d'un délai de 2 mois pour déclarer sa créance auprès de la procédure. Passé ce délai, il est exclu des répartitions d'actif.

4ème cause d'impayé : le client invoque des circonstances exceptionnelles

Des circonstances exceptionnelles peuvent permettre à un client qui n'a pas réglé sa facture d'invoquer l'exception de force majeure, ce qui le libère de l'obligation de payer ou d'effectuer la prestation. Le créancier ne peut pas le poursuivre ou lui demander des dommages et intérêts.

Toutefois, si le client a été mis en demeure de payer avant la réalisation de l'évènement, il n'y a pas de cas de force majeure. En effet, s'il avait payé sa facture dès la réception de la mise en demeure, le client n'aurait pas eu à subir l'évènement qui l'a ultérieurement mis dans l'impossibilité de payer.

En ce qui concerne la grève ou le vol, les tribunaux admettent plus difficilement la force majeure. Ainsi une grève dans une entreprise ne peut constituer un cas de force majeure que si elle a pour effet de paralyser, totalement ou partiellement, la fabrication, la livraison ou la fourniture de marchandises ou de matières premières. Elle doit être générale, avoir été soudaine et imprévue, et ne pas avoir été provoquée par une faute de la direction de l'entreprise.

Le vol n'est admis que s'il a été accompli dans des circonstances excluant toute faute du client. Il ne doit avoir commis ni négligence ni imprudence ayant pu faciliter le vol.

Dans certaines hypothèses, la force majeure ne va pas libérer le client de son obligation. C'est le cas lorsque :

  • le contrat de vente met à la charge du créancier les cas de force majeure ;
  • la loi le lui impose. C'est notamment le cas en matière de prêt à usage. Les cas de force majeure restent à la charge de l'emprunteur lorsque celui-ci a employé le bien pour un autre usage ou pour une durée plus longue qu'il ne devait ou qu'il l'a laissé périr alors qu'il aurait pu le préserver ;
  • il n'y a qu'une impossibilité partielle ou momentanée d'exécution.

5ème cause d'impayé : le client a déjà payé

Si le client affirme avoir payé sa facture, il lui appartient de fournir au créancier les justificatifs de règlement.

Dans la plupart des cas, le client dit avoir payé par chèque alors que le créancier n'a rien reçu. Dans cette hypothèse, il doit lui proposer de lui envoyer une lettre de désistement ainsi qu'un second chèque.

La signature de cette lettre permet au créancier de s'engager à ne pas encaisser le premier chèque s'il venait à le retrouver, à condition que le client lui envoie un second chèque. Cela évitera ainsi au client des frais d'opposition sur le premier chèque.

6ème cause d'impayé : le client prétend de mauvaise foi ne pas avoir connaissance de la facture

Généralement, la méconnaissance de la facture est due à une mauvaise gestion du client. Le créancier doit lui proposer de lui renvoyer la facture et, sitôt sa réception, convenir d'une date de règlement.

Dans tous les cas, il ne faut jamais clore l'affaire sans connaître les raisons du retard car s'il s'agit d'un client régulier, cette situation est susceptible de se reproduire.

Par exemple, si le signataire des chèques est régulièrement en déplacement, il faut proposer au client de passer par une traite bancaire (ou lettre de change).

Si le comptable est débordé, le créancier peut lui proposer de lui communiquer régulièrement les limites de paiement des factures ou de le facturer mensuellement.

7ème cause d'impayé : le client a décidé de payer plus tard

Il peut arriver qu'un client attendant d'être payé par un de ses propres clients pense qu'il s'agit d'un argument lui permettant de retarder le paiement de sa facture.

Ce n'est pas le cas, les contrats ayant un effet relatif à l'égard des tiers. Un contrat conclu entre un client et une autre personne n'affecte en rien le créancier : il ne peut donc subordonner son paiement à la condition qu'un tiers le paie. Rien ne l'autorise non plus à imposer un délai de paiement : seul le créancier ou le juge détiennent ce pouvoir.

Lorsque le client exige de payer sa facture après la livraison ou après l'exécution de la prestation alors que le contrat prévoit le contraire, le créancier peut lui opposer l'exception d'inexécution et ne pas le livrer.

8ème cause d'impayé : le client affirme n'avoir jamais passé commande

Si c'est une autre personne de l'entreprise qui a effectué la commande alors que le responsable n'était pas au courant, le contrat reste valable sur la base du mandat apparent et la facture doit donc être payée.

Il suffit au vendeur d'expliquer qu'il a contracté avec une personne, dont il avait toute raison de penser qu'elle était responsable et autorisée à signer le contrat.

Si la carte ou le chéquier du client ont été utilisés de manière frauduleuse pour passer une commande, celui-ci dispose d'un certain délai pour contester l'opération auprès de sa banque. C'est alors le vendeur, et non pas la banque du client, qui devra supporter le coût de l'achat fait frauduleusement.

9ème cause d'impayé : le client menace d'engager une action en justice ou de faire de la mauvaise publicité

Si le client menace d'engager une action en justice, il n'y a rien à craindre. Réclamer l'exécution d'une obligation et donc le paiement d'une facture n'a rien d'illégal.

Le créancier n'a pas non plus à craindre une mauvaise publicité : réclamer un paiement est signe de rigueur de gestion. Tous les vendeurs essayent de diminuer au maximum les délais de paiement de leurs clients.

Enfin, lorsque le client est un professionnel, il faut garder à l'esprit que les autres clients sont souvent ses concurrents.

10ème cause d'impayé : le client prétend que c'est à une autre personne de payer

Cet argument se retrouve fréquemment dans le cas des débiteurs solidaires (époux, ex-époux, concubins, associés d'une même société...).

Souvent, l'un des débiteurs ayant disparu, le créancier est contraint de poursuivre un seul d'entre eux pour obtenir le règlement d'une facture impayée.

Ils sont pourtant chacun tenus de payer l'intégralité de la facture impayée. Celui ayant payé pourra ensuite se retourner contre son codébiteur pour que celui-ci prenne à sa charge la partie de la somme qui lui incombe.