Une signature électronique est-elle valable en droit des sociétés ?

La signature électronique prend de plus en plus de place en droit des sociétés. Dans quels cas est-elle valable ?

Pour quels actes la signature électronique est-elle valable ?

Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise la tenue dématérialisée des registres des sociétés ainsi que des registres comptables de certains commerçants.

Depuis cette date, les sociétés ayant opté pour la dématérialisation peuvent ainsi signer au moyen d’une signature électronique de niveau 2 (avancée) les registres de présence et les procès-verbaux.

Une signature électronique avancée est une signature qui répond aux exigences de l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014.

Ainsi, l’identité du signataire doit être vérifiable par le biais d’un certificat électronique et cette signature doit être apposée par le biais d’un outil spécifique sous le contrôle exclusif du signataire, comme son téléphone ou ordinateur personnel. Bien évidemment, l'acte ne doit pas pouvoir être modifié après signature.

Il existe de nombreux outils de signature électronique offrant toutes ces garanties, parmi lesquels Yousign.com (voir comment signer un pdf sur ordinateur).

Yousign.com est une entreprise européenne présente depuis de nombreuses années sur le marché et qui dispose de la certification de signature électronique européenne eIDAS.

Quels sont les avantages de la signature électronique pour les sociétés ?

La signature électronique est infalsifiable, inaltérable, irrévocable et unique donc, donc ne peut pas être réutilisée sur un autre document.

Tous les actes de la société peuvent être signés avec la signature électronique : les documents juridiques, les mandats, les factures, les bons de commande, les devis, les contrats de travail, etc.

L'adoption de la signature électronique présente ainsi de nombreux avantages pour une société :

• Sécurisation et meilleure traçabilité des évènements concernant la société.
• Gestion et signature à distance des documents et contrats essentiels au bon fonctionnement de la société.
• Centralisation de la documentation de la société en un lieu unique.
• Dématérialisation de la tenue des assemblées générales et conseils d'administration.
• Réduction des frais de déplacement à prendre en charge par la société.
• Important gain de temps.