Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de caisse certifié ?

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants réalisant des encaissements au comptoir ont l'obligation de s'équiper d'un logiciel de caisse sécurisé, limitant les possibilités de fraude fiscale.

Qui doit s'équiper d'un logiciel de caisse sécurisé ?

Les commerçants assujettis à la TVA qui comptent des particuliers parmi leurs clients et qui utilisent un logiciel ou un système de caisse doivent détenir un appareil certifié sécurisé.

Selon AddictGroup, la loi vise tout particulièrement les terminaux de point de vente, les caisses enregistreuses autonomes, les logiciels d'encaissement ainsi que les logiciels complets d'encaissement (incluant la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité). Certains d'entre eux permettent d'effacer l'historique des transactions ; une manière de diminuer son chiffre d'affaires et de frauder à la TVA.

Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l'enregistrement des règlements des clients, quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements…) et même s'ils disposent d'un traitement par batch quotidien (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 n° 30 du 19-5-2021).

Cette obligation s'applique, y compris en cas d'enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne. Les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse sont également concernés.

Les hôtels, cafés et restaurants sont concernés par cette obligation au même titre que les salons de coiffure et d'esthétique et nombre de commerçants et prestataires de services (y compris les entreprises de e-commerce).

Cependant, sont dispensés de cette obligation :

• les commerçants exonérés de TVA ;
• les commerçants bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
• les commerçants soumis au régime du remboursement forfaitaire agricole ;
• les commerçants qui réalisent l'intégralité de leur chiffre d'affaires avec un ou des professionnels (obligation de facturation) ;
• les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France.

En revanche, les commerçants assujettis à la TVA qui réalisent leur chiffre d'affaires à la fois avec des particuliers et avec des professionnels sont concernés.

A noter : l'utilisation d'une caisse enregistreuse n'est pas devenue obligatoire depuis 2018. Les commerçants qui inscrivent leurs recettes en espèces sur un cahier peuvent continuer à le faire.

Comment obtenir un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel certifié est un logiciel qui respecte des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés est consultable sur le site internet de chaque organisme accrédité par le Cofrac : Afnor certification/Infocert et le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE). Le logiciel de caisse enregistreuse tactile AddicTill est l'un d'entre eux.

Le respect de ces conditions peut être justifié par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Si le commerçant a développé un logiciel pour ses besoins propres, il devra le faire certifier par un organisme accrédité.

Que risque le commerçant qui ne détient pas un logiciel certifié ?

En cas de contrôle, l'absence d'attestation entraînera le paiement d'une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié. Le commerçant devra ensuite régulariser sa situation dans les 60 jours.

Passé ce délai, l'administration fiscale pourra à nouveau exiger la production d'une attestation, notamment dans le cadre de la procédure de contrôle inopiné. Si le commerçant n'est pas en mesure de la produire, l'amende de 7 500 € sera à nouveau applicable.

L'établissement d'une fausse attestation ou d'un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (article 441-1 du Code pénal).