Comment faire la comptabilité d'un auto-entrepreneur ?

Les auto-entrepreneurs sont dispensés de la tenue d'une comptabilité générale classique. Ils doivent malgré tout respecter certaines obligations comptables : tenue d'un livre de recettes, réalisation de devis et factures, conservation des documents comptables...

Quels sont les obligations comptables d'un auto-entrepreneur ?

Les auto-entrepreneurs sont dispensés de la tenue d'une comptabilité classique. Ils peuvent se contenter de tenir une comptabilité relativement simplifiée par rapport aux autres entreprises.

Ainsi, les auto-entrepreneurs ne sont pas tenus :

  • de réaliser un compte de résultat, un bilan et un rapport de gestion en fin d'année,
  • de déposer des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce,
  • de faire certifier leurs comptes par un expert-comptable,
  • d'ouvrir un compte bancaire professionnel.

Le bénéfice imposable est déterminé par l'administration fiscale qui applique au chiffre d'affaires déclaré un abattement forfaitaire pour frais professionnels, dont le montant varie en fonction de l'activité.

Et, quelle que soit son option fiscale (barème progressif ou versement libératoire), un auto-entrepreneur ne peut déduire aucune charge de son chiffre d'affaires. C'est toujours le chiffre d'affaires, c'est-à-dire les sommes que lui ont versées ses clients, qu'il doit déclarer.

C'est la raison pour laquelle les obligations comptables des auto-entrepreneurs sont allégées.

Les seules obligations comptables concernant les auto-entrepreneurs sont les suivantes :

  • la tenue d'un livre des recettes ;
  • la tenue d'un registre des achats, pour les auto-entrepreneurs dont l'activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d'hébergement ;
  • l'ouverture d'un compte bancaire dédié à leur activité professionnel, lorsque le chiffre d'affaires dépasse un certain seuil ;
  • l'établissement de devis et factures à destination de leurs clients ;
  • la conservation de tous les documents concernant leur activité professionnelle ;
  • la déclaration de leur chiffre d'affaires, tous les mois ou tous les trimestres, selon les cas, pour le calcul des cotisations sociales (et éventuellement du versement libératoire de l'impôt sur le revenu) ;
  • la déclaration annuelle de leur chiffre d'affaires avec les autres revenus de leur foyer fiscal, dans le cadre de la déclaration d'impôt sur le revenu.

Quels documents comptables un auto-entrepreneur doit-il réaliser ?

Le livre de recettes de l'auto-entrepreneur

Le livre des recettes mentionne le détail journalier et individualisé des recettes et d'un registre détaillant leurs achats.

Il doit être tenu sur un support qui n'est pas susceptible d'être modifié : feuilles du kit officiel, registre acheté dans le commerce ou logiciel de comptabilité. L'utilisation d'Excel n'est pas conseillée car les écritures peuvent être modifiées.

Toutes les recettes doivent être présentées par ordre chronologique et mentionner :

  • leur date d'encaissement,
  • le numéro de facture,
  • le nom ou la dénomination sociale du client,
  • la nature de la vente (prestations de services ou vente de biens),
  • le montant de la vente,
  • le mode de règlement de la facture (chèque, espèces, etc.).

Certaines souplesses sont concédées :

  • Dans le cas de la vente au détail et des services rendus aux particuliers, il est possible de regrouper toutes les ventes de la journée sur une seule ligne lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € (article 286, I-3° du CGI). Les justificatifs des ventes doivent cependant être conservés (factures, notes, tickets de caisse).
  • En cas de remise de plusieurs chèques simultanément, il est possible de n'inscrire sur le livre de recettes que le total du bordereau de remise. Il faudra cependant conserver le bordereau comme justificatif.

Le registre des achats de l'auto-entrepreneur

La tenue du registre des achats est rendue obligatoire pour les auto-entrepreneurs dont l'activité consiste principalement à vendre des marchandises, des fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d'hébergement. Sa tenue est identique au registre des recettes.

Le registre des achats comprend tous les achats effectués à titre professionnel et pour chacun d'eux mentionne :

  • la date de l'achat ;
  • la référence de l'achat (facture, ticket de caisse, note...) ;
  • le nom du fournisseur ;
  • le montant de l'achat effectué (TTC) ;
  • le mode de règlement : espèces, chèque, virement, carte bancaire.

Un auto-entrepreneur doit-il tenir sa comptabilité sur papier ou sur logiciel ?

Tenir sa comptabilité sur un logiciel présente plusieurs avantages : simplicité d'utilisation, sauvegarde des données, possibilité de réaliser des factures et devis personnalisés...

Exemples de logiciels gratuits réalisés spécifiquement pour les auto-entrepreneurs :

Un auto-entrepreneur peut aussi tenir sa comptabilité sur papier en utilisant le livre achats-recettes et le facturier fournis par le kit officiel.

Pour éviter des problèmes en cas de contrôle, il est conseillé :

  • d'assembler les feuilles du kit pour former un classeur qui sera valable durant une année,
  • de ne pas modifier les écritures comptables. En cas d'erreur, l'auto-entrepreneur doit rayer proprement la ligne de manière à ce que la valeur barrée soit encore lisible. Puis il doit ajouter à côté la bonne donnée et dater sa modification.

Il existe également des registres vendus dans le commerce, qui se présentent sous la forme de cahiers (environ 20 €).

Un auto-entrepreneur doit-il ouvrir un compte bancaire ?

La loi Pacte a supprimé l'obligation d'utiliser un compte bancaire dédié à l'activité pour les auto-entrepreneurs dont le chiffre d'affaires est inférieur à 10 000 € HT par an.

Dès lors que ce seuil de 10 000 € HT est dépassé, pendant deux années consécutives, l'auto-entrepreneur est tenu d'ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle.

Mais pas obligatoirement un compte professionnel. Un auto-entrepreneur peut ainsi utiliser son compte bancaire personnel pour encaisser le montant de ses ventes ou de ses prestations.

Un auto-entrepreneur est-il tenu de réaliser des devis ?

Avant tout achat d'un produit ou d'une prestation de service, l'auto-entrepreneur doit veiller à informer ses clients potentiels du prix à payer pour leur permettre de comparer et de choisir en connaissance de cause.

La réalisation d'un devis peut ainsi s'avérer indispensable lorsque l'auto-entrepreneur doit réaliser une prestation personnalisée ou complexe et qu'il est difficile pour le client potentiel de savoir à quoi s'attendre tant du point de vue de l'étendue des travaux que du prix à payer.

Dans certains cas, sa remise est d'ailleurs obligatoire.

Un auto-entrepreneur est-il tenu de réaliser des factures ?

Comme toutes les entreprises, un auto-entrepreneur est tenu de délivrer des factures à ses clients, qu'il s'agisse de particuliers ou de professionnels.

Plus précisément, un auto-entrepreneur doit délivrer une facture :

  • lorsque l'acheteur est une personne morale (une société ou une association, par exemple),
  • lorsque l'acheteur est une personne physique soumise à la TVA,
  • lorsque l'acheteur est un particulier et que la loi impose expressément la remise d'une facture (ventes à distance, ventes aux enchères publiques, ventes directes par les producteurs agricoles de fruits et légumes provenant de leur exploitation),
  • lorsqu'un acompte a été versé,
  • lorsque l'acheteur le demande.

Durant combien de temps un auto-entrepreneur doit-il conserver ses documents comptables ?

Tous les justificatifs associés à chaque vente ou achat doivent être conservés pendant un délai de 10 ans : bons de commandes, bons de livraison, bons de réception, factures client et fournisseur, notes, contrats, etc.

En cas de contrôle fiscal, ces documents seront systématiquement demandés à l'auto-entrepreneur.