Comment réaliser un fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables est un document qui regroupe l'ensemble des opérations comptables réalisées sur une période donnée. Il doit être établi et présenté à l'administration en cas de contrôle fiscal.

Qu'est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables est un document qui n'est pas utilisé au quotidien par l'entreprise mais qui doit être transmis à l'administration en cas de contrôle fiscal.

Généré automatiquement par le logiciel de comptabilité, il permet de vérifier que les déclarations fiscales de l'entreprise reflètent fidèlement la tenue de sa comptabilité.

L'administration fiscale n'est pas la seule à recourir au fichier des écritures comptables ; le vérificateur de comptabilité (commissaire aux comptes, expert-comptable) peut également être amené à utiliser ce document pour réaliser l'examen de conformité fiscale.

Quelles sont les entreprises concernées par le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables concerne toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée.

En pratique sont visées les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu (dans les catégories BIC, BNC ou BA).

Une dispense est prévue pour :

• les micro-entrepreneurs (même si leur comptabilité est informatisée) ;
• les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers.

Quand faut-il réaliser un fichier des écritures comptables ?

L'entreprise doit générer un fichier des écritures comptables dès lors qu'elle reçoit un avis de vérification de l'administration fiscale.

L'entreprise dispose d'un délai maximal de 15 jours pour transmettre ce document. C'est pourquoi il est impératif de tenir la comptabilité sur le même support tout au long de l'année pour faciliter sa création.

Le format du fichier des écritures comptables permet au vérificateur de réaliser une partie du contrôle à distance, sans avoir à se rendre dans les locaux de l'entreprise.

Quels sont les logiciels qui permettent de réaliser un fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables doit répondre à certaines normes.

C'est pourquoi il doit impérativement être généré par un logiciel de comptabilité pour les entreprises à jour et conforme aux dispositions du Plan Comptable Général.

Le fichier des écritures comptables peut être sauvegardé sur :

• un CD ou un DVD utilisant le système de fichiers UDF (user-defined function) et/ou ISO 9660 ;
• un fichier structuré, codé en XML (Extensible Markup Language), respectant la structure du fichier XSD (XML Schema Definition).

Pour s'assurer de la conformité du fichier des écritures comptables, il est possible de recourir à l'outil de test mis au point par l'administration fiscale : Test Compta Dema (disponible sur les ordinateurs équipés de Windows 7-32 bits et Windows 10-64 bits.).

Une fois utilisé par le vérificateur, il sera détruit afin d'assurer la confidentialité des données de l'entreprise.

Que comporte le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables doit inclure toutes les données et écritures comptables figurant dans les journaux comptables ainsi que les travaux d'inventaire.

Il doit ainsi présenter, dans l'ordre chronologique, les données suivantes :

• Le code journal de l’écriture comptable
• Le libellé journal de l’écriture comptable
• Le numéro de l’écriture comptable
• La date de comptabilisation de l’écriture comptable
• Le numéro de compte
• Le libellé de compte
• Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
• Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
• La référence de la pièce justificative
• La date d’émission de la pièce justificative
• Le libellé de l’écriture comptable
• Le montant au débit
• Le montant au crédit
• Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
• La date de lettrage (à blanc si non utilisé)
• La date de validation de l’écriture comptable
• Le montant en devise (à blanc si non utilisé)
• L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Le fichier des écritures comptables doit s'accompagner d'un fichier descriptif précisant les informations techniques nécessaires à l’exploitation des fichiers et les détails de la façon dont les données ont été renseignées.