Un dirigeant peut-il déduire ses frais de repas ?

Les frais de restauration engagés par un dirigeant à l'occasion d'un repas d'affaires peuvent lui être remboursés et déduits du résultat.

Quels frais de repas un dirigeant peut-il se faire rembourser ?

Les conditions de remboursement des frais de repas des dirigeants dépendent des circonstances ayant motivé le repas et du régime fiscal de l'entreprise.

L’administration fiscale distingue deux types de repas :

• les repas d'affaires où le dirigeant invite un prospect, un client ou un partenaire commercial ;
• les repas personnels au cours desquels le dirigeant déjeune seul ou avec un ou plusieurs employés.

Les repas d'affaires sont par nature systématiquement déductibles tandis que les repas personnels du dirigeant ne le sont que dans certaines circonstances.

Le dirigeant doit obligatoirement réaliser une note de frais et l'accompagner de justificatifs.

Les conditions de déduction des repas d'affaires

Les repas d’affaires peuvent être intégralement remboursés par la société, sauf abus manifeste.

Les repas d’affaires doivent avoir un caractère exceptionnel (c’est-à-dire un caractère irrégulier et limité) et comporter pour le dirigeant des frais exposés en dehors de l’exercice normal de son activité, dans l’intérêt de l’entreprise.

Jusqu’à récemment, l'administration précisait que l'abus était manifeste lorsque le dirigeant bénéficiait de plus de 1 repas d'affaires par semaine ou de 5 repas d’affaires par mois (Circulaire DSS du 19-8-2005, réputée abrogée).

Une mise à jour du BOSS du 1er août 2021 est venue assouplir cette règle. Si les seuils déterminés précédemment restent valables, le seul dépassement de ces derniers ne suffit plus à caractériser un cas d’abus manifeste.

Lorsqu'ils excèdent 6 100 € au cours de l'exercice, les frais de réception exposés lors de contacts professionnels avec des personnes extérieures à l’entreprise – dont les frais de restaurant – doivent être mentionnés sur le relevé des frais généraux 2067.

Les conditions de déduction des repas personnels

Entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés

Les dirigeants d’entreprises à l’impôt sur les sociétés peuvent se faire rembourser par l’entreprise leurs frais de repas personnels uniquement lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.

Le remboursement s’effectue en totalité, en franchise d’impôt et de charges sociales, dès lors qu’il est démontré que, compte tenu notamment de l’éloignement, le dirigeant n’était pas en mesure de rentrer chez lui pour prendre ses repas.

Entreprises soumises à l'impôt sur le revenu

Conditions de déduction

Les dirigeants d’entreprises soumises à l’impôt sur le revenu (gérant d’EURL et entrepreneur individuel, notamment) peuvent déduire du résultat leurs frais de repas personnel (appelés frais supplémentaires de repas) pris sur le lieu de travail ou à proximité.

Cette déduction n’est cependant possible que si les frais de repas sont dûment justifiés et que les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas au dirigeant de rentrer déjeuner chez lui.

Plafonnement de la déduction

Les frais de repas personnels ne peuvent cependant pas être pris en charge ou remboursés en totalité par l’entreprise.

Deux limites sont en effet applicables :

• le remboursement des frais de repas ne peut pas excéder 20,20 € (base 2023) ;
• une fraction des frais de repas n'est jamais remboursable (5,20 € pour 2023).

En conséquence, la part fiscalement déductible pour chaque repas est au maximum de 20,20 – 5,20 = 15 € (pour 2023).