Remboursement de frais des dirigeants : au réel ou au forfait ?

Les frais engagés par un dirigeant peuvent être remboursées de deux façons :

• Soit l’entreprise rembourse précisément le montant exact de la dépense engagée (frais réels).
• Soit elle verse une indemnité forfaitaire, calculée de manière à représenter les frais exposés de manière approximative (forfait).

Remboursement des frais à l’euro près

Lorsque l’entreprise choisit le remboursement des frais au réel, elle rembourse exactement les sommes effectivement déboursées par le dirigeant, sur justificatifs (factures, tickets, reçus…).

Ces remboursements sont exonérés d’impôt sur le revenu, conformément à l’article 81-1° du Code général des impôts, sous réserve qu’ils ne soient pas cumulés avec la déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels.

Sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés

Les dirigeants de sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, qui perçoivent une rémunération imposée dans la catégorie « traitements et salaires », bénéficient automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels.

Cette déduction est censée couvrir les dépenses professionnelles les plus courantes (déplacement du domicile au lieu de travail, frais de repas sur le lieu de travail).

Le dirigeant peut toutefois renoncer à la déduction forfaitaire pour opter, sous conditions, pour la déduction de ses frais réels (s’il estime que ses frais dépassent le montant de la déduction de 10 %). Mais, les deux mécanismes ne peuvent pas être cumulés.

Sociétés soumises à l’impôt sur le revenu

Les dirigeants dont l’entreprise est soumise à l’impôt sur le revenu (ex : entreprise individuelle, société de personnes…) ne sont pas imposés dans la catégorie « traitements et salaires », mais dans la catégorie correspondant à l’activité de l’entreprise (BIC, BA, BNC).

Leur rémunération n'est pas déductible du résultat. Elle est comprise dans les bénéfices et soumise à l'impôt sur le revenu au niveau de chaque dirigeant. Par conséquent, ils ne bénéficient pas de la déduction forfaitaire de 10 %.

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Remboursement forfaitaire des frais

Le remboursement forfaitaire consiste en l’attribution d’une allocation sous forme de forfait, destinée à couvrir les dépenses professionnelles engagées par le dirigeant.

Les dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement forfaitaire sont notamment :

• les frais de repas au restaurant, hors du lieu de travail ou sur le lieu de travail ;
• les frais de transport ;
• les frais kilométriques.

Dirigeant rémunéré en vertu d’un mandat social

En principe, les allocations forfaitaires pour frais versées à un mandataire social sont assimilées à une rémunération imposable, à l’exception des indemnités kilométriques calculées sur la base du barème de l’administration fiscale (article 80 ter du Code général des impôts).

Elles sont donc soumises à l’impôt sur le revenu, qu’elles couvrent des dépenses personnelles engagées dans l’intérêt de l’entreprise ou des frais avancés pour le compte de la société.

Ce caractère imposable a conduit à l’abandon progressif de ce mode de remboursement, au profit du remboursement des frais réels.

Dirigeant titulaire d’un contrat de travail

Lorsqu’un dirigeant cumule son mandat social avec un contrat de travail, et perçoit une rémunération spécifique à ce titre, il peut bénéficier d’allocations forfaitaires non imposables.

Ces allocations sont exonérées d’impôt à condition qu’elles soient liées à l’activité salariée, indépendantes de ses fonctions de dirigeant et que ces dernières donnent lieu à une rémunération distincte (CE 14 déc. 1984, req. no 42 356, Doc. adm. 5 F-1151, § 28, 29 déc. 1992).