Un dirigeant peut-il déduire ses frais de déplacement ??
Les conditions de déduction des frais de déplacement engagés par un dirigeant d'entreprise dépend de la nature du déplacement et du régime fiscal de l'entreprise.
Conditions de déduction des frais de déplacements professionnels
Frais remboursables
Les frais de voyage et de déplacement engagés par un dirigeant dans le cadre de ses fonctions peuvent lui être remboursés intégralement et sont déductibles des résultats de la société.
Exemples :
- rendez-vous avec un client ou un fournisseur,
- participation à un événement type congrès, salon, ou séminaire, ou à une formation,
- réunion au siège pour les entreprises multi-sites,
- réalisation d’un chantier plus ou moins éloigné géographiquement,
- ouverture d’un nouveau bureau national ou international ...
A condition d'avoir établi une note de frais, le dirigeant peut ainsi obtenir le remboursement des factures d’hôtel et de restaurant, des billets d’avion et de train, des tickets de parking, des frais d’utilisation de son véhicule personnel, des factures de taxi, etc…
Mode de remboursement des frais
Les frais engagés par le dirigeant lui sont en principe remboursés par l’entreprise pour leur montant réel et justifié.
Lorsque le dirigeant utilise son véhicule personnel (dont il est personnellement propriétaire), le remboursement des frais de véhicule peut aussi prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnités kilométriques.
Les indemnités kilométriques sont calculées à partir du nombre exact de kilomètres « professionnels » et ne doivent pas excéder le barème kilométrique publié chaque année par les services fiscaux.
Le dirigeant d'une entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés peut utiliser le même barème kilométrique que les salariés tandis que le dirigeant d’une entreprise à l’impôt sur le revenu doit utiliser le barème des frais de carburant.
Conditions de déduction des frais domicile / travail
Les conditions de déduction des frais domicile / travail sur la déclaration d'impôt sur le revenu du dirigeant dépendent du régime fiscal de l'entreprise.
Entreprise soumise à l'impôt sur les sociétés
Les frais des trajets domicile - lieu de travail du dirigeant d’une entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés ne peuvent pas être remboursés en franchise d’impôt.
En effet, ils sont déjà inclus dans la déduction de 10 % dont le dirigeant bénéficie sur sa déclaration d’impôt sur le revenu au titre des frais professionnel.
Règle des 40 km en cas d'option pour la déduction des frais réels
Le dirigeant a la possibilité de renoncer à la déduction forfaitaire de 10 % et de déduire ses frais réels.
Les frais de trajet sont déductibles à concurrence des 40 premiers kilomètres séparant le domicile du lieu de travail, sans que le dirigeant ait à justifier du caractère normal ou non de cet éloignement.
Les frais de trajet exposés au-delà des 40 premiers kilomètres ne sont admis en déduction que si l'exploitant justifie que l'éloignement résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.
Entreprise soumise à l'impôt sur le revenu
Le dirigeant d’une entreprise soumise à l’impôt sur le revenu ne bénéficie pas de la déduction forfaitaire de 10 %.
Il peut donc uniquement utiliser la déduction des frais réels de 10 % pour déduire les frais engagés au titre de ses trajets domicile - lieu de travail.
Il doit toutefois respecter la règle des 40 km. En effet, les frais de trajet entre le domicile - travail sont déductibles de plein droit jusqu’à 40 km de distance entre le domicile et le lieu de travail, soit 80 kilomètres par jour (trajets aller-retour). Au-delà de 40 km, le dirigeant doit justifier que l’éloignement n’est pas un choix personnel.