Comment convoquer l'assemblée générale d'une SCI ?

Les décisions des associés d'une SCI sont prises, en principe, en assemblée. Les statuts déterminent librement les personnes habilitées à convoquer une assemblée.

Qui peut convoquer l'assemblée générale d'une SCI ?

Les statuts déterminent librement la personne habilitées à convoquer les assemblées générales. En l'absence de dispositions spécifiques, c'est au gérant qu'il appartient de convoquer les assemblées générales appelées à statuer sur l'approbation annuelle des comptes ou sur toute autre décision.

D'autre part, la règlementation autorise tout associé à adresser au gérant une lettre recommandée avec accusé de réception lui demandant de convoquer une assemblée générale pour débattre d'un point particulier.

Le gérant doit alors procéder à la consultation des associés (en assemblée générale ou par consultation écrite) ou s'engager à inscrire cette question à l'ordre du jour lors de la prochaine assemblée générale.

Toutefois, si la question posée porte sur le retard qu'a pris le gérant pour satisfaire à l'une de ses obligations (convocation de l'assemblée générale annuelle, par exemple), il est tenu de consulter immédiatement les associés.

Si le gérant refuse ou garde le silence plus d'un mois, l'associé pourra demander un tribunal la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale en lieu et place du gérant.

Les statuts de la SCI peuvent aussi prévoir la possibilité pour l'associé de convoquer lui-même l'assemblée si, à l'expiration d'un délai déterminé, le gérant n'y a pas procédé.

Qui peut être convoqué à l'assemblée générale d'une SCI ?

Tout associé a le droit de participer aux assemblées générales. Aucune clause statutaire ou contractuelle ne peut limiter ce droit.

Certaines situations peuvent susciter des difficultés :

  • si les parts sont démembrées, le nu-propriétaire peut participer à toutes les assemblées générales, même lorsque le droit de vote revient à l'usufruitier. Ce dernier ne participe qu'aux décisions pour lesquelles le droit de vote lui est réservé, sauf si les statuts prévoient le contraire ;
  • si les parts sont détenues en indivision, tous les copropriétaires ont le droit de participer aux assemblées générales,
  • si l'époux commun en biens d'un associé n'est pas lui-même associé, il ne peut pas participer aux assemblées générales.

La validité de l'assemblée n'est pas subordonnée, sauf clause contraire, à la présence d'associés possédant un nombre minimal de parts, un tel quorum statutaire ne se justifiant qu'en présence d'un grand nombre d'associés.

Quels modes de convocation peut-on utiliser ?

Convocation écrite

Il est préférable de procéder par lettre recommandée en cas de tension ou de mésentente entre les associés, afin d'éviter d'éventuelles contestations sur la validité de la convocation.

La convocation doit être adressée à chaque associé 15 jours au moins avant la date de la réunion. Le délai de convocation court à compter de la date d'expédition de la lettre recommandée (cass. ch. mixte, 16 décembre 2005, n° 04-10986). Ainsi, si la lettre de convocation est expédiée (cachet de La Poste) le 1er d'un mois, l'assemblée peut se tenir dès le 16 du mois.

Convocation verbale

Il est possible de convoquer les associés verbalement et sans délai, pourvu que tous les associés soient présents ou représentés lors de la réunion.

En effet, bien que le défaut de convocation soit normalement une cause de nullité des délibérations, une délibération ne peut pas être annulée lorsque tous les associés étaient présents ou représentés à l'assemblée.

Que doit contenir la lettre de convocation à une assemblée générale ?

La lettre de convocation doit indiquer la date, l'heure et le lieu de l'assemblée ainsi que son ordre du jour. Les questions inscrites à l'ordre du jour doivent être rédigées de façon explicite. A défaut, les délibérations prises par l'assemblée générale risquent d'être annulées à la demande d'un associé.

Il en va différemment de l'assemblée générale ordinaire annuelle. Il n'est pas nécessaire de préciser qu'aura lieu l'audition du rapport du gérant, l'approbation des comptes de l'exercice écoulé, le quitus à la gérance et l'affectation des résultats, des questions qui reviennent obligatoirement chaque année.

Mais des questions plus épisodiques, telles que la nomination d'un nouveau gérant ou la cession d'un actif social doivent être mentionnées distinctement. Si les associés doivent statuer sur le renouvellement du mandat du gérant, l'ordre du jour l'indiquera dans les termes suivants : renouvellement du mandat du gérant, nomination d'un nouveau gérant, fixation de la rémunération de la gérance.

Si l'objet de l'assemblée générale porte sur une opération nécessitant l'accord des associés, l'ordre du jour ne pourra se limiter à une mention générique : « autorisation à donner », il devra expliciter la nature de l'opération telle que : autorisation de se porter caution, vente d'un immeuble sis à...

Bien que ce ne soit pas obligatoire, la lettre de convocation peut aussi contenir des précisions relatives aux possibilités de représentation des associés ainsi que l'énumération des documents joints. Il est aussi d'usage d'y faire figurer la dénomination sociale, la forme de la société, le montant du capital social, l'adresse du siège social et le numéro d'immatriculation de la société au RCS.

Qui détermine l'ordre du jour de l'assemblée générale ?

C'est l'auteur de la convocation, et donc le plus souvent le gérant, qui fixe et rédige l'ordre du jour. Si un associé a posé une question déterminée en vue de provoquer une délibération, le texte de la question devra être inscrit dans l'ordre du jour.

Où l'assemblée peut-elle être organisée ?

Les statuts déterminent librement le lieu de réunion des assemblées : siège social, domicile d'un associé...

Ils peuvent aussi laisser au gérant le soin de fixer le lieu de la réunion lors de la tenue de chaque assemblée. Mais il ne doit pas abuser de cette faculté pour empêcher certains associés de participer à l'assemblée ou d'influencer les votes.

Si les statuts n'ont rien prévu, l'assemblée peut se tenir en n'importe quel lieu fixé par l'auteur de la convocation pourvu que ce lieu soit aisément accessible à tous les associés.

Dans quel délai la convocation doit-elle être adressée aux associés ?

La convocation doit être adressée aux associés 15 jours avant la date de l'assemblée générale. Elle doit être accompagnée du texte des résolutions soumises à l'approbation des associés et des documents nécessaires à leur information (comptes rendus techniques, pièces comptables...). Sauf si les statuts prévoient le contraire, cette durée de 15 jours doit être calculée sans tenir compte du jour de la réunion.

Cependant, il est possible de convoquer les associés verbalement, et même sans respecter de délai, si tous les associés sont déjà présents ou représentés. C'est le mode de convocation qui est généralement utilisé dans les SCI familiales.

Quels documents joindre à la convocation ?

Assemblée générale annuelle

S'il s'agit de l'assemblée générale ordinaire annuelle, le gérant doit adresser à chacun des associés, dans la convocation ou par lettre séparée :

  • un rapport d'ensemble sur l'activité de la société avec indication des bénéfices réalisés ou prévisibles et des pertes encourues ou prévues ;
  • le texte des résolutions proposées ;
  • tous les autres documents dont les associés doivent avoir connaissance pour pouvoir porter un jugement éclairé sur la question, les résultats de l'exercice écoulé (comptes sociaux, notamment) et les perspectives d'avenir.

Ces mêmes documents doivent aussi être tenus à la disposition des associés au siège social où ces derniers pourront en prendre connaissance ou en faire des copies.

Autres assemblées

Dans les autres cas, le texte des résolutions proposées et tout document nécessaire à l'information des associés (note de la gérance explicitant les raisons de la décision à prendre et l'intérêt qui y attaché pour la société, par exemple) sont tenus à leur disposition au siège social, où ils peuvent en prendre connaissance ou copie.

Les associés peuvent demander que ces documents leur soient adressés soit par lettre simple, soit à leurs frais par lettre recommandée (décret 78-704 du 3 juillet 1978, art. 40). Ce droit de communication ne s'applique pas lorsque tous les associés sont gérants.

Un quorum est-il requis ?

La loi n'impose pas de quorum, c'est-à-dire un nombre minimal d'associés présents ou représentés (ou de parts sociales détenues par ces mêmes associés) pour que l'assemblée puisse se tenir valablement.

Sauf si les statuts prévoient le contraire, l'assemblée peut donc valablement prendre des décisions même si très peu d'associés sont présents ou représentés.

Si le quorum prévu par les statuts n'est pas atteint, les associés ne peuvent pas délibérer et une nouvelle assemblée générale devra être convoquée avec le même ordre du jour. Idéalement, les statuts doivent imposer un quorum sensiblement moins important pour cette deuxième assemblée.

Faut-il remplir une feuille de présence ?

La tenue d'une feuille ou d'un registre de présence n'est pas obligatoire, sauf si les statuts prévoient le contraire.

Si les statuts ont fixé un quorum pour la validité des décisions, il est toutefois recommandé de faire signer une feuille ou un registre par les personnes présentes à l'assemblée afin d'apporter la preuve de la régularité des délibérations de l'assemblée.

Un associé peut-il voter par procuration ?

Un associé ne peut se faire représenter à l'assemblée générale que si les statuts le permettent.

Si cette faculté est prévue sans autre précision, l'associé ne peut se faire représenter que par un autre associé. Dans le cas contraire, le choix du mandataire dépend de ce qu'autorisent les statuts ; ceux-ci peuvent valablement exclure la représentation par un tiers.

La procuration doit être donnée par écrit et signée par l'associé qui la donne. En pratique, lorsque les statuts prévoient la faculté de voter par procuration, une formule de procuration est jointe à la lettre de convocation.

Faut-il désigner un bureau de l'assemblée ?

Les statuts peuvent prévoir la désignation d'un bureau de l'assemblée constitué par un président et un ou deux scrutateurs, dont l'un d'eux peut faire fonction de secrétaire.

Les statuts confient généralement la présidence de l'assemblée à l'associé le plus âgé ou à celui qui possède ou représente le plus grand nombre de parts, au gérant associé et, en cas de pluralité de gérants, au gérant présent le plus âgé.

Qui dirige les débats ?

C'est normalement le président de l'assemblée, souvent le gérant, qui dirige les débats et veille au respect de l'ordre du jour.

Cependant, une question ne figurant pas à l'ordre du jour pourra être évoquée si les statuts le prévoient ou si tous les associés sont présents ou représentés et en acceptent le principe.

Par ailleurs, tout associé est en droit de demander des précisions et éclaircissements sur des sujets inscrits à l'ordre du jour. Il a aussi le droit de critiquer un acte de gestion, une initiative ou un projet du gérant, tant qu'il ne fait pas obstruction au bon déroulement des débats (injures, attaques personnelles ou violents à l'encontre du gérant).

Sur quelles questions l'assemblée peut-elle délibérer ?

L'assemblée ne délibère que sur les questions à l'ordre du jour, mais l'assemblée peut, au titre des questions diverses, débattre d'un sujet accessoire ou d'une importance minime, surtout lorsque tous les associés sont présents ou représentés.

Par ailleurs, lorsque l'ordre du jour porte sur la gestion du gérant et que les associés ont exprimé leur désaccord sur la politique suivie par le gérant, la suite de la discussion pourra déboucher sur le vote d'une résolution ayant trait à la révocation du gérant.

Quel mode de scrutin utiliser ?

Le vote sur chacune des résolutions a généralement lieu de façon informelle ; chaque associé exprime son accord, ou son désaccord, oralement ou en levant la main.

Mais le vote peut aussi être effectué au scrutin secret lorsqu'il est prévu par les statuts ou lorsqu'il en est décidé ainsi par l'assemblée. Il est conseillé de prendre au scrutin secret toutes les décisions liées aux personnes (retrait d'un associé, agrément, exclusion).

Qui dispose du droit de vote ?

Tout associé a le droit de voter aux assemblées générales. Aucune clause statutaire ou contractuelle ne peut limiter ce droit.

Certaines situations peuvent susciter des difficultés :

  • si les parts sont démembrées, le droit de vote appartient au nu-propriétaire, sauf pour les décisions ayant trait à l'affectation des bénéfices. Les statuts peuvent toutefois étendre le droit de vote de l'usufruitier, à condition de ne pas priver le nu-propriétaire de son droit de vote pour les décisions affectant directement ses parts (par exemple, la décision de dissoudre la société) ;
  • si les parts sont détenues par un mineur non émancipé, son administrateur légal ou son tuteur doit voter en son nom sans avoir demandé une quelconque autorisation ;
  • si les parts sont détenues en indivision, les copropriétaires doivent être représentés par un mandataire unique choisi parmi les indivisaires ou en dehors d'eux (il doit alors s'agir d'un associé), sauf clause contraire des statuts. En cas de désaccord, le représentant devra être nommé par le président du tribunal judiciaire, à la demande d'un des indivisaires ;
  • si l'époux commun en biens d'un associé n'est pas lui-même associé, il ne peut pas participer aux assemblées générales.

Des conventions de vote entre associés sont-elles possibles ?

Des associés ont la possibilité de s'engager à l'avance à voter dans un sens déterminé ou à ne pas participer au vote. Le plus souvent, cet engagement se limite à des décisions déterminées : affectation du résultat, agrément de nouveaux associés, choix du gérant, etc.

Pour être valable, la convention de vote doit respecter diverses conditions :

  • ne pas avoir pour seule contrepartie le versement d'une rétribution, de quelque nature et sous quelque forme qu'elle soit ;
  • ne pas être conclue pour une durée illimitée ou considérée comme telle. Les conventions de vote à durée indéterminée sont valables, mais peuvent être résiliées par les associés concernés à tout moment sous réserve d'un préavis raisonnable ;
  • ne pas conduire à des votes contraires à l'intérêt social ;
  • ne pas être motivée, ni appliquée, dans le but de nuire, auquel cas elle pourrait constituer un abus du droit de vote ;
  • ne pas être la conséquence d'un trafic de voix, qui est pénalement sanctionné.

La convention de vote n'engage que les associés qui l'ont conclue. En cas de violation, il sera possible de demander le versement de dommages et intérêts à l'associé défaillant, mais pas d'invoquer la nullité d'une délibération.