Quel est le rôle du secrétaire d'une association ?

Le secrétaire peut être responsable de la tenue des divers registres (registre des membres de l’association, registre des délibérations, etc.), soit en s'en chargeant directement dans les petites associations, soit en confiant cette tâche à un salarié.

Quelles sont les missions d'un secrétaire d'association ?

Le secrétaire peut être chargé de la tenue des différents registres (registre des membres de l'association, registre des délibérations…), soit qu'il fasse ce travail lui-même, dans les petites associations, soit qu'il le fasse faire par un salarié.

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Les statuts prévoient généralement que c’est le secrétaire qui :

• se charge de la correspondance et des lettres adressées par l'association ;
• transmet à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
• tient le fichier des adhérents (nom, prénoms, coordonnées…) ;
• rédige des notes d’information à destination des adhérents ;
• déclare à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant... ;
• organise et planifie les réunions : assemblées générales, conseil d'administration, comité directeur, bureau ;
• informe tous les membres de la tenue d’une réunion (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
• veille au respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé ;
• veille au respect des statuts par l’association ;
• rédige les comptes-rendus de réunion ;
• rédige les demandes de subvention ;
• tient à jour tous les registres de l’association : le registre unique du personnel, le registre des délibérations… ;
• classe et conserve les dossiers ainsi que les différentes archives de l'association.

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Un secrétaire d'association peut-il engager sa responsabilité ?

La responsabilité civile du secrétaire

Le secrétaire de l’association peut voir sa responsabilité civile engagée dans plusieurs situations :

• Envers l’association, en cas de faute de gestion ;
• Envers les membres de l’association, en cas de faute personnelle détachable de ses fonctions ;
• En cas de cessation des paiements de l’association : si une faute imputable au secrétaire a conduit à une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire, il peut être tenu de combler le passif sur ses biens personnels. Il risque également d’être déclaré en faillite personnelle ou frappé d’une interdiction de gérer.

La responsabilité pénale du secrétaire

Le secrétaire peut également engager sa responsabilité pénale en cas d’infraction à la loi. Il n’est pas nécessaire qu’il soit l’auteur direct de l’infraction : la complicité peut suffire, sauf en cas de délits non intentionnels.

Parmi les infractions susceptibles d’engager sa responsabilité pénale, on trouve :

• Les infractions commises dans le cadre du fonctionnement de l’association ;
• Les manquements aux dispositions du Code du travail ou du Code de la sécurité sociale ;
• Les infractions fiscales, notamment celles fondées sur une manœuvre frauduleuse.