Comment réaliser le procès-verbal de l'assemblée générale d'une SCI ?

Les décisions des associés de SCI prises en assemblée ou par consultation écrite doivent faire l'objet de procès-verbaux.

Qui est responsable de l'établissement des procès-verbaux ?

Le gérant est responsable de l'établissement des procès-verbaux. Si besoin est, il peut désigner un secrétaire qui sera chargé de noter le compte-rendu des débats.

Il peut être utile d'établir un brouillon détaillé des délibérations, notamment en cas de tensions parmi les associés. Il sera signé par le gérant et si possible par un autre associé pour éviter toute contestation ultérieure.

Les copies des procès-verbaux doivent être certifiées conformes par le gérant.

Que doit contenir le procès-verbal de l'assemblée générale d'une SCI ?

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : caractéristiques de la réunion

La première partie du procès-verbal d'une assemblée générale doit contenir des éléments identifiant la SCI :

  • sa dénomination sociale ;
  • son capital social ;
  • l'adresse de son siège social ;
  • son numéro de Siren ;
  • la ville où son RCS est situé.

Exemple
... (dénomination sociale)
Société civile immobilière
Au capital de ...
Siège social : ....
(indiquer le n° SIREN) ... RCS ... (indiquer la ville)

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : participants à la réunion

Le procès-verbal de l'assemblée générale doit ensuite renseigner les noms et prénoms des associés (présents, réputés comme tels ou représentés) ainsi que le nombre de parts détenues par chacun d'eux.

Exemple Les associés de la société ..... (dénomination sociale), SCI au capital de ... euros divisés en ... parts sociales, dont le siège social est à ... , se sont réunis audit siège (ou : à ...) sur convocation qui leur a été adressée individuellement, par lettre recommandée avec accusé de réception, par la gérance. L'assemblée est présidée par M./Mme/Mlle .... (préciser ses nom, prénom(s) et qualité au sein de la société). Sont présents :
- M./Mme/Mlle ... , propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ..... à ... ;
- M./Mme/Mlle ... , propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ..... à ... ;
- M./Mme/Mlle ... , propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ..... à ... Sont régulièrement représentés :
- M./Mme/Mlle ... , propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ..... à ... ; Le président constate que l'assemblée est valablement constituée et déclare qu'elle peut délibérer et prendre les décisions à la majorité requise.
- M./Mme/Mlle ... , propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ..... à ... Soit au total ..... (nombre) associés présents ou représentés, totalisant ..... (nombre) parts.

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : ordre du jour

Il n'est pas obligatoire d'indiquer l'ordre du jour.

Sinon, il faut indiquer l'ordre du jour tel qu'il a été énoncé dans la lettre de convocation envoyée aux associés.

Exemple Le président rappelle que l'ordre du jour est le suivant : ..... (indiquer l'ordre du jour tel qu'il a été énoncé dans la lettre de convocation envoyée aux associés).

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : documents et rapports soumis à l'assemblée

Si des documents et/ou des rapports sont soumis à l'assemblée générale (lors de l'approbation des comptes annuels généralement), vous devez les énoncer. Il n'est pas nécessaire de les reproduire.

Exemple Le président dépose sur le bureau les documents suivants :
- le texte des résolutions soumises au vote de l'assemblée ;
- le rapport du gérant ;
- s'il y a lieu, les accusés réception des lettres de convocation ;
- s'il y a lieu, les pouvoirs des associés représentés ;
- s'il y a lieu, la feuille de présence, etc. Le président déclare que les documents requis ont été adressés aux associés au moins quinze jours avant la date de la présente assemblée et que ceux-ci ont pu exercer leur droit de communication et d'information dans les conditions prévues par la loi. Les associés lui donnent acte de cette déclaration. Le président donne ensuite lecture des rapports mentionnés ci-dessus.

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : résumé des débats

Le procès-verbal doit résumer les débats.

Le gérant doit donc se contenter de relater succinctement les observations des associés et les éventuels incidents, même si des associés demandent la consignation de leurs observations.

Exemple Il déclare la discussion ouverte. S'il y a lieu, M./Mme/Mlle ... intervient pour souligner que ... (retranscrire un résumé des propos).

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes

Ce sont les résolutions qui figuraient à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Quelques mots suffisent. Par exemple, si le but de la résolution est de statuer sur la nomination d'un nouveau gérant, vous devez indiquer :" Nomination d'un nouveau gérant ". Le résultat du vote doit figurer juste en dessous.

Toutes les résolutions mises aux voix doivent être consignées (et pas seulement les résolutions adoptées).

Exemple Personne ne demandant plus la parole, le président met aux voix les résolutions figurant à l'ordre du jour : Première résolution
Écrire le texte de la résolution soumise au vote des associés.
Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... (nombre) parts sociales). Deuxième résolution
Écrire le texte de la résolution soumise au vote des associés.
Cette résolution est rejetée ... Troisième résolution
L'assemblée donne tous pouvoirs à M./Mme/Mlle ... pour effectuer les formalités de publicité afférentes aux décisions ci-dessus adoptées.

Procès-verbal d'assemblée générale de SCI : La levée de la séance et la signature du procès-verbal

Les procès-verbaux doivent être signés par le gérant ou par le président de séance dans le cas d'un gérant qui n'est pas associé.

Exemple L'ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée. De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal qui a été signé par la gérance et tous les associés présents.
Signature

Comment tenir le registre des procès-verbaux ?

Les procès-verbaux doivent être réunis dans un registre spécial tenu par le gérant. Ce registre spécial doit être conservé au siège de la SCI pour pouvoir être consulté par tout associé qui en fait la demande.

Il est constitué de pages cotées (numérotées) et paraphées (signées) :

  • soit par le greffe du tribunal de commerce ou par le juge du tribunal judiciaire,
  • soit par la mairie du siège social de la société ou un adjoint au maire.

Vous pouvez aussi utiliser des feuilles mobiles, à condition qu'elles soient numérotées sans discontinuité, signées dans les mêmes conditions que celles du registre des procès-verbaux et revêtues du sceau de l'autorité. Ces feuilles peuvent être conservées en liasse, insérées dans un classeur, reliées ou collées sur un registre. Il existe dans le commerce des registres prêts à l'emploi, mais un classeur classique convient parfaitement.

Que faire si le procès-verbal a été signé par une personne non habilitée ?

La signature du procès-verbal par une personne non habilitée, par exemple par le gérant alors qu'il aurait dû l'être signé, selon les statuts, par le président de l'assemblée et le secrétaire, n'entraîne pas l'annulation de l'assemblée générale (cass. civ. 17 mai 1995, n° 92-21896).

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