Un dirigeant doit-il utiliser son véhicule personnel ou une voiture de société ?

Rédigé par Roxane Hidoux

Un dirigeant qui a besoin de se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle peut utiliser son véhicule personnel ou le véhicule de son entreprise.

Sommaire :

Le véhicule utilisé par le dirigeant est un utilitaire

Un véhicule utilitaire est un véhicule qui est conçu pour assurer le transport de marchandises et de matériaux : fourgon, camionnette, camion, camion avec benne basculante...

Comme son utilisation est uniquement professionnelle, il doit être acquis par la société ou par l'entrepreneur individuel.

Dans ce cas :

  • la TVA payée lors de l'acquisition est déductible à 100 % ;
  • le coût d'acquisition du véhicule est déductible des bénéfices professionnels (amortissements) ;
  • la TVA sur l'essence ou le gazole est déductible à 100 % ;
  • les frais d'entretien du véhicule sont des charges déductibles du résultat.

A noter : les véhicules utilitaires sont exonérés de taxe sur les véhicules des sociétés (TVS).

Le véhicule par le dirigeant n'est pas un utilitaire

Lorsque le véhicule utilisé par le dirigeant dans ses déplacements professionnels n'est pas un utilitaire, il peut être soit conservé dans le patrimoine personnel du dirigeant, soit détenu par l'entreprise.

Un dirigeant qui souhaite acheter un véhicule haut de gamme, neuf, et qui a peu de déplacements professionnels (moins de 5 000 km par an) privilégiera l’achat du véhicule par leur entreprise.

A l'inverse, un dirigeant qui acquérir un véhicule d’occasion et/ou de faible valeur, et qui réalise de nombreux déplacements professionnels aura intérêt à opter pour le versement d’indemnités kilométriques et donc pour un véhicule personnel.

Le dirigeant utilise son véhicule personnel à titre professionnel

Entreprises individuelles

Lorsqu’un entrepreneur individuel utilise son véhicule personnel à titre professionnel (sans l'inscrire à l'actif) :

  • il peut déduire ses frais de carburant, d'entretien, de vidange et de changements de pneus (mais pas le coût d'acquisition du véhicule),
  • la partie des frais afférents à l'utilisation professionnelle est déductible du résultat de l'entreprise.

A noter : les entreprises individuelles ne sont pas concernées par la taxe sur les véhicules de tourisme.

Remboursement des frais kilométriques engagés par le dirigeant
BIC et BA

Les entrepreneurs individuels qui relèvent du régime simplifié en matière de BIC ou de BA et ayant opté pour une comptabilité super-simplifiée peuvent utiliser le barème carburant.

BNC

Lorsque l'entrepreneur individuel relève des BNC, l'évaluation des frais peut se faire par référence au barème forfaitaire des indemnités kilométriques.

Cependant, lorsque l'entrepreneur individuel utilise un véhicule pris en crédit-bail ou un véhicule prêté, il peut aussi utiliser le barème carburant.

Déduction des charges au niveau de l'entreprise

L'entreprise peut déduire la partie des frais afférents à l'utilisation professionnelle du véhicule (carburant, frais d'entretien et de réparations, primes d'assurance...).

Déduction de la TVA

Aucune TVA n'est associée au remboursement des frais kilométriques en vertu du barème forfaitaire des indemnités kilométriques ou du barème carburant.

Le montant payé au dirigeant ne comprend aucune taxe ; la déduction de la TVA est donc sans objet.

Sociétés soumises à l'IS

Lorsqu’un dirigeant de société utilise son véhicule personnel (sans l'inscrire à l'actif) :

  • il peut se faire rembourser ses frais kilométriques (en indemnités kilométriques ou en frais réels),
  • la partie des frais afférents à l'utilisation professionnelle est déductible du résultat de l'entreprise,
  • la TVA peut être récupérée en cas d'option pour le remboursement des frais réels,
  • la taxe sur les véhicules de tourisme peut s'appliquer.

Remboursement des frais kilométriques engagés par le dirigeant

Un dirigeant peut se faire rembourser ses frais de véhicule soit en indemnités kilométriques, soit en frais réels.

Remboursement en frais réels

Lorsque le dirigeant de société opte pour le remboursement des frais réels, ses dépenses sont déductibles du résultat (amortissement du véhicule, frais de carburant, primes d'assurance, entretien...), à condition de pouvoir être justifiées (factures, tickets).

Remboursement des frais en indemnités kilométriques

Si le dirigeant de société est propriétaire de son véhicule, il doit utiliser le barème forfaitaire kilométrique.

Si le dirigeant de société a pris son véhicule en location ou en crédit-bail, il doit utiliser le barème carburant.

Déduction des charges au niveau de l'entreprise

L'entreprise peut déduire la portion des frais afférents à l'utilisation professionnelle du véhicule : frais d'entretien et de réparations, primes d'assurance, carburant.

Déduction de la TVA

Lorsque le dirigeant de société opte pour le barème forfaitaire des indemnités kilométriques ou le barème carburant, aucune TVA n'y est associée ; sa déduction est donc sans objet.

Lorsque le dirigeant de société opte pour le remboursement des frais réels, la TVA peut être récupérée sur le carburant, qu’il s’agisse d’essence ou de gazole : 100 % pour un véhicule utilitaire, 80 % pour une voiture particulière.

Application de la taxe sur les véhicules de tourisme

Les véhicules de tourisme affectés à des fins économiques peuvent faire l'objet de 2 taxes : une taxe sur les émissions de CO2 et une taxe sur les émissions de polluants atmosphériques dont les modalités ont été modifiées en 2024 (la taxe sur les véhicules de société - TVS - a été supprimée le 1er janvier 2022).

Ces taxes concernent les sociétés et les entreprises individuelles utilisant ou possédant des véhicules de transport de personnes dans le cadre de leur activité. Les véhicules utilitaires en sont exonérés.

A noter : les sociétés redevables de ces taxes, qu'elles soient soumises à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu n’ont pas le droit de les déduire pour le calcul de leur résultat fiscal.

Le dirigeant met le véhicule au nom de l'entreprise

Plutôt que de conserve le véhicule qu'il utilise dans son patrimoine personnel, le dirigeant peut mettre le certificat d'immatriculation au nom de son entreprise (lire ce tutoriel carte-grise-en-ligne.fr pour plus de détails).

Déduction des charges

Les dépenses liées au véhicule de société sont déductibles en totalité : entretien, réparations, primes d'assurance, carburant…

En revanche, le coût d'acquisition du véhicule n'est pas déductible en totalité. Le plafond de l’amortissement d’un véhicule particulier est en général de 18 300 € ou 9 900 € pour un véhicule polluant (20 300€ ou 30 000€ pour les nouveaux véhicules peu polluants).

A noter : lorsque la société est soumise à l'IS, la taxe sur les véhicules de tourisme n'est pas déductible.

Déduction de la TVA

L'entreprise ne peut pas déduire :

  • la TVA payée lors de l'achat du véhicule,
  • la TVA payée sur les loyers (véhicule loué ou en crédit-bail),
  • la TVA acquittée sur les dépenses de réparation et d’entretien, sauf si le véhicule est intrinsèquement liée à l’activité (exemple : auto-école).

En revanche, la TVA sur les frais de carburant est récupérable à hauteur de 80 % (100 % pour un véhicule utilitaire).

Application de la taxe sur les véhicules de tourisme

Les véhicules de tourisme utilisés à des fins économiques, immatriculés au nom d'une société, peuvent faire l'objet d'une taxe sur les émissions de dioxyde de carbone et d'une taxe relative aux émissions de polluants atmosphériques.

Mais, en pratique, ces taxes sont rarement dues car un abattement de 15 000 € est souvent pratiqué.

Avantages en nature en cas d'utilisation personnelle du véhicule

Un dirigeant qui utilise un véhicule de société à des fins personnelles bénéficie d'un avantage en nature soumis aux cotisations sociales et imposable à l’impôt sur le revenu.

Cet avantage en nature peut être évalué sur la base des dépenses réellement engagées (obligatoire pour les TNS) ou sur la base d'un montant forfaitaire.