Comment convoquer une assemblée générale de SARL ?

Convoquer une assemblée générale nécessite de suivre de nombreuses règles, en particulier celles qui sont fixées par les statuts. En effet, toutes les irrégularités constatées lors de la procédure de convocation peuvent entraîner l'annulation des décisions prises lors de l'assemblée générale.

Qui peut convoquer l'assemblée générale d'une SARL ?

Convocation par le gérant de SARL

Il appartient au gérant de convoquer l'assemblée générale de la SARL. S'il existe plusieurs gérants, chacun d'eux peut procéder à la convocation sans que l'autre ne puisse s'y opposer, sauf si les statuts leur imposent de le faire ensemble.

Et si le gérant refuse de convoquer l'assemblée ?

Tout associé non gérant peut demander en référé, au président du tribunal de commerce, la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de fixer son ordre du jour.

Le président fera droit à l'associé si les deux conditions suivantes sont réunies :

  • s'il a auparavant demandé au gérant de réunir l'assemblée, par lettre recommandée et que celui-ci s'y est opposé ou n'a pas réagi ;
  • si les questions mises à l'ordre du jour sont conformes à l'intérêt général de la société.

Convocation par un associé de la SARL

Si, pour quelque cause que ce soit (décès, démission, révocation, etc.), la société se trouve dépourvue de gérant ou si le gérant unique est placé sous tutelle, tout associé peut convoquer l'assemblée à seule fin de procéder, le cas échéant, à la révocation du gérant unique et, dans tous les cas, à la désignation d'un ou de plusieurs gérants (article L 223-27, al. 8 du Code de commerce).

C'est la seule hypothèse dans laquelle un associé peut convoquer une assemblée générale. En dehors de ce cas, le Code de commerce ne reconnaît pas aux associés (individuellement ou en groupe) le droit de convoquer eux-mêmes une assemblée générale.

Demande de convocation d'une assemblée générale

L'article L 223-27, al. 4 du Code de commerce permet à une certaine portion d'associés de demander la réunion d'une assemblée générale au gérant ou, à défaut, au commissaire aux comptes s'il en existe un.

La convocation d'une assemblée générale peut être demandée :

  • Soit par un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales,
  • Soit par un ou plusieurs associés détenant seulement le dixième des parts sociales lorsqu'il(s) représente(nt) au moins le dixième des associés.

Malheureusement, cette disposition ne permet pas à ces associés de procéder eux-mêmes à la convocation de l'assemblée (CA Paris 15-12-1995 n°94-11516).

En cas de refus du gérant ou du commissaire aux comptes, les associés doivent s'adresser au président du Tribunal de commerce pour obtenir la désignation d'un mandataire qui sera chargé d'effectuer cette convocation (Cass. com. 4-3-1974 n°73-10.284).

Quand convoquer l'assemblée générale d'une SARL ?

Les associés d'une SARL doivent être consultés au minimum une fois par an. Dans le mois de la clôture de l'exercice comptable de la SARL, le gérant doit en en effet soumettre à leur approbation, lors d'une assemblée générale, les comptes de l'exercice ainsi qu'un rapport de gestion exposant la situation de la SARL durant cette période.

Une décision collective des associés de SARL est également obligatoire :

  • pour remplacer le gérant ;
  • pour modifier les statuts de la SARL ;
  • pour approuver les contrats intervenus entre la SARL et le gérant ou un associé ;
  • pour prendre une décision qui excède les pouvoirs reconnus au gérant de la SARL par les statuts ;
  • pour agréer un nouvel associé ;
  • lorsqu'une partie des associés demande la convocation d'une assemblée générale.

Qui peut être convoqué à l'assemblée générale d'une SARL ?

Tous les associés

Chaque associé a en principe le droit de participer aux décisions collectives de la SARL. Les statuts ou un acte séparé ne peuvent pas limiter ses droits.

C'est pourquoi tous les associés doivent être convoqués à l'assemblée générale de la SARL. A défaut, les délibérations pourront être annulées en justice sauf si tous les associés ont malgré tout été présents ou représentés à l'assemblée.

Les usufruitiers et les nu-propriétaires

Certaines des parts sociales de la SARL peuvent être en indivision ou grevées d'un usufruit, généralement parce qu'un parent a transmis l'usufruit de ses parts à ses enfants ou que les héritiers d'un associé décédé se sont retrouvés copropriétaires des parts en indivision à l'issue de la succession.

Lorsque les parts d'une SARL sont détenues en indivision, tous les copropriétaires ont le droit de participer à l'assemblée générale pour donner leur avis mais pour voter, ils doivent se faire représenter par un mandataire unique. Ce peut être l'un des copropriétaires de la part indivise ou une autre personne.

Lorsqu'une des parts d'une SARL est grevée d'un usufruit, le droit de vote à l'assemblée générale de la SARL est réservé à l'usufruitier, sauf si les statuts prévoient le contraire. Le nu-propriétaire ne peut qu'émettre des avis.

Quel mode de convocation peut-on utiliser pour convoquer les associés ?

Convocation par courrier ou verbalement

En principe, une convocation doit être adressée à chaque associé de la SARL, par lettre recommandée et au moins 15 jours avant l'assemblée générale.

Toutefois, il est possible de convoquer verbalement les associés, sans aucun délai, dès lors qu'ils sont présents ou représentés lors de l'assemblée générale et ont été mis en mesure d'exercer leurs droits de communication sur les documents laissés à leur disposition.

Convocation par email

Depuis le 1er juin 2015, il est possible de convoquer les associés par email. Il est pour cela nécessaire de demander préalablement à chaque associé de se positionner sur la question, soit par voie postale, soit par voie électronique.

L'associé peut communiquer sa réponse par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée générale de la SARL :

  • En cas d'accord, la convocation et les documents doivent être transmis à l'adresse indiquée par l'associé. L'accord de l'associé vaut également pour les assemblées suivantes. Mais l'associé a toujours la possibilité de revenir sur sa décision en demandant, par voie électronique ou par lettre recommandée, le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.
  • En l'absence d'accord de l'associé, la SARL doit continuer à recourir à un envoi postal.

Comment rédiger la lettre de convocation à une assemblée générale de SARL ?

La lettre de convocation doit préciser :

  • la date et l'heure de la réunion ;
  • le lieu de l'assemblée ;
  • les questions inscrites à l'ordre du jour. Elles doivent être libellées explicitement, de façon à ce qu'il ne soit pas nécessaire de se reporter à d'autres documents pour les comprendre. A défaut, les décisions adoptées en assemblée pourront être annulées en justice ;
  • les documents joints à la convocation ;
  • qu'un associé qui ne pourrait se rendre à l'assemblée peut s'y faire représenter.

Il est aussi possible de prévoir une rubrique "questions diverses" afin d'aborder les questions d'importance minime (délégations de pouvoirs...).

Détermination de l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une SARL

C'est l'auteur de la convocation à l'assemblée générale, c'est-à-dire le gérant de la SARL, qui détermine normalement l'ordre du jour.

Un associé ne peut normalement pas exiger l'inscription d'un projet de résolution à l'assemblée générale d'une SARL, sauf si les statuts prévoient le contraire.

Les associés qui représentent individuellement ou ensemble au moins 5 % des parts sociales ont toutefois la possibilité de faire inscrire des points ou des projets de résolution à l'ordre du jour l'assemblée générale d'une SARL (article L 223-27, alinéa 5 du Code de commerce).

La demande doit être adressée à la société, par lettre recommandée ou par email, 25 jours au moins avant la date de l'assemblée.

Lieu de réunion de l'assemblée générale de la SARL

Ce sont les statuts de la SARL qui déterminent les lieux de réunion des assemblées générales : au siège social de la société, au domicile d'un associé, dans une ville déterminée...

Si les statuts ne fixent pas de lieu, l'auteur de la convocation peut choisir n'importe quel endroit, du moment que tous les associés peuvent facilement y accéder.

Documents à joindre à la convocation à l'assemblée générale d'une SARL

S'il s'agit d'une assemblée générale annuelle, le gérant doit communiquer aux associés de la SARL, en même temps que la convocation ou par acte séparé :

  • les comptes annuels ;
  • le rapport établi par le gérant sur la gestion de la société ;
  • le texte des résolutions proposées ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, s'il en existe un.

Dans les autres cas, le gérant doit se contenter de leur communiquer :

  • le texte des résolutions proposées ;
  • son rapport sur ces résolutions ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, s'il y en a un.