Comptabiliser les dépenses d'entretien et de réparation

Les entreprises engagent régulièrement des dépenses d'entretien et de réparation pour maintenir leurs immobilisations en bon état. La question est de savoir s'il faut les comptabiliser en charges ou en immobilisations.

Faut-il déduire ou amortir les frais d'entretien et de réparation ?

Les frais d'entretien et de réparation constituent soit des charges déductibles soit des actifs amortissables.

Dépenses de remplacement des composants

Les dépenses de remplacement d'un élément inscrit à l'actif en tant que composant d'une immobilisation doivent obligatoirement être immobilisées.

Dépenses courantes d'entretien et de réparation

Les dépenses courantes ou périodiques d'entretien ou de réparation constituent en principe des charges immédiatement déductibles, dès lors qu'elles ne consistent pas dans le remplacement d'un composant.

Ainsi, les dépenses qui se traduisent par l'apparition d'un nouvel élément d'actif, d'une augmentation de la valeur des éléments existants, ou de la prolongation notable de leur durée probable d'utilisation doivent être immobilisées.

Les entreprises qui réalisent des travaux d'entretien déductibles sur un bien en même temps qu'elles procèdent au remplacement d'un de ses composants doivent distinguer, au moyen d'une facture détaillée ou de la comptabilité analytique, les deux types de dépenses. Elles doivent inscrire séparément à l'actif le coût du nouvel élément acquis en remplacement.

Certains travaux d'entretien courant afférents aux constructions peuvent être déduits immédiatement :

• les travaux périodiques de peinture, de pose de papier peint, de vitrerie, de nettoyage et de réparation ponctuelle de plomberie, de menuiserie et d'électricité,
• les dépenses de réfection ou de remplacement des revêtements de sol, mais uniquement, dans le second cas, si le revêtement n'a pas été à l'origine inscrit à l'actif.

Le régime des travaux de réparation d'une toiture varie selon que celle-ci est comptabilisée ou non séparément à l'actif en tant que composant.

Dépenses de gros entretien et de grandes révisions

Même si cela est admis comptablement, fiscalement il n'est pas possible d'inscrire à l'actif les travaux de gros entretien et de grande révision. Il s'agit donc de charges déductibles immédiatement.

Dépenses d'installations, d'agencements et d'aménagements

Installations générales (téléphone, électricité, chauffage)

Les installations générales doivent être comptabilisées et amorties. Elles regroupent le chauffage, la climatisation, l'électricité, la plomberie, le téléphone, les systèmes de protection contre le vol...

Travaux d'agencement, d'aménagement et de transformation des locaux

Les travaux d'agencement, les travaux ayant pour objet la transformation complète des locaux (transformation d'un appartement en bureaux, modification de la distribution des pièces, création d'installations sanitaires...) ainsi que les travaux d'aménagement intérieur et de décoration (acquisition d'un tapis ou d'un placard, pose de volets roulants...) doivent obligatoirement être immobilisés et amortis.

En revanche, les travaux de protection nécessaires à l'utilisation d'un immeuble pendant la durée d'un chantier de rénovation font partie des charges d'exploitation déductibles.

Travaux d'agencement et d'aménagement de terrains

Seules les dépenses ayant pour objet la modification de la configuration d'un terrain sans lien avec une opération de construction sont déductibles. Les autres doivent être amorties.

Dépenses de mise aux normes

Les dépenses de mise aux normes de sécurité des personnes, environnementales ou autres doivent être immobilisées si :

• elles sont imposées par des obligations d'ordre légal ou réglementaire,
• et, leur non-réalisation doit entraîner l'arrêt immédiat ou différé de l'activité ou de l'installation de l'entreprise.

En revanche, les dépenses d'élimination de l'amiante peuvent être passées en charges dès lors que les opérations de désamiantage ne requièrent pas l'arrêt total de l'activité en cas de non-engagement de ces dépenses.

Comment enregistrer en comptabilité les frais d'entretien et de réparation ?

La maintenance et l'entretien courant

La maintenance et l'entretien courant sont à enregistrer au compte 61Entretien et réparations.

Il peut s'agir :

• de la mise aux normes d'une installation électrique ;
• de la réparation d'une chaudière ;
• de remise en état du gros oeuvre ;
• de la réfection d'un plancher ;
• de la mise aux normes d'une installation...

Le gros entretien et les grosses réparations

Des dépenses plus importantes comme la réfection d'une toiture ou le changement d'un moteur sont considérées comme des immobilisations et pourront être étalées sur plusieurs années.

Leur mode de comptabilisation varie selon que l'élément réparé fait ou non l'objet d'un plan d'amortissement spécifique :

• si le composant a été amorti séparément, la dépense doit être comptabilisée à sa place (compte 675. Valeur comptable des éléments d'actif cédés). En effet, sa réparation le fait sortir de l'actif ;
• si ce n'est pas le cas, la réparation doit être inscrite en charges. Mais vous pouvez anticiper cette dépense en constituant une provision pour gros entretien (compte 1572. Provisions pour gros entretien ou grandes révisions).