Comment reprendre les actes d'une société en formation ?

Les actes conclus par les associés d'une société en formation peuvent être repris par cette dernière, une fois l'immatriculation réalisée.

Que deviennent les actes accomplis pendant la formation ?

Lorsqu’elle est en cours de formation, une société n’a pas d’existence juridique car elle n'est pas encore immatriculée.

Or, tant que la société n'est pas immatriculée, elle ne dispose pas d'un patrimoine propre et ne peut donc pas signer de contrats, ni engager de frais.

Les actes préparatoires doivent être conclus et payés personnellement par les associés, au nom et pour le compte de la société. Mais ces actes n’engagent que les associés, solidairement et indéfiniment, et non la société en formation.

C'est pourquoi une procédure de reprise des actes est prévue par la loi pour que la société puisse être considérée comme ayant conclu les actes préparatoires depuis le début.

La procédure de reprise des actes d'une société en formation présente plusieurs intérêts :

  • elle dégage les associés de toute responsabilité par rapport à l'acte conclu ;
  • elle permet aux associés de se faire rembourser les frais engagés ;
  • elle permet à la société de déduire les frais engagés avant la création de l’entreprise.

Quels sont les actes pouvant être repris ?

La procédure de reprise des actes n'est possible que pour les actes nécessaires à la création de la société et réalisés au cours de la période de formation.

Actes conclus au nom et pour le compte de la société

Les actes doivent être expressément conclus « au nom et pour le compte de la société en formation » (en indiquant le nom de la société et son futur siège social).

Un acte conclu directement par une société en formation est frappé de nullité absolue, car conclu avec une société inexistante. Il n'est pas possible de le confirmer ou de le ratifier postérieurement à l'immatriculation de la société.

Actes nécessaires à la création de la société

Il n'est possible de reprendre que les actes nécessaires à la création de la société :

A noter : le changement de forme juridique d'une société en cours de formation n'affecte pas la validité de la reprise des actes accomplis pour son compte par les futurs associés (Cassation commerciale, 13 juillet 2010, n° 09-68142).

Si les associés commencent à développer une véritable activité avant cette date, la société cesse d'être en formation pour devenir une société créée de fait, avec toutes les conséquences fiscales qui en découlent.

Actes réalisés au cours de la période de formation

En pratique, la période de formation peut durer de quelques jours à plusieurs années.

L'administration fiscale estime que la période de formation a pour point de départ :

  • la date de dépôt des fonds sur un compte bloqué (ou, en cas d'apports en nature, date de désignation du commissaire aux apports), pour la SA, la SARL et la SAS,
  • la date de signature des statuts pour les sociétés de personne.

De leur côté, les tribunaux estiment que tout acte prouvant l'intention de créer une société marque le point de départ de la période de formation (ouverture d'un compte bancaire, signature d'une promesse de société...).

La fin de la période de formation est normalement fixée à la date d'immatriculation de la société.

Quelle méthode utiliser pour reprendre les actes d'une société en formation ?

Il existe 3 méthodes pour reprendre les actes accomplis par une société en formation :

  • Annexer aux statuts avant leur signature une liste des actes accomplis pour le compte de la société en formation
  • Donner, avant l’immatriculation de la société, mandat à l’un ou plusieurs des associés de s’engager pour le compte de la société en formation
  • Prendre une décision à la majorité des associés, après l'immatriculation de la société

Actes passés avant la signature des statuts

Le Code de commerce impose aux fondateurs d'annexer aux statuts un état des actes passés pour le compte de la société en formation, avec l'indication pour chacun d'eux de l'engagement qui en résulte pour la société.

La signature des statuts vaut alors reprise automatique de ces engagements par la société lorsque celle-ci sera immatriculée.

En pratique, les associés qui ont effectué des dépenses pendant la période de formation pourront se faire rembourser par la société dès le déblocage des fonds, c'est-à-dire après l'immatriculation, ou choisir de laisser les sommes sur un compte courant d'associé.

Si l'état des actes annexé aux statuts est ambigu ou que les associés ont oublié d'en rédiger un, la société peut toujours, après avoir été immatriculée, décider en assemblée générale la reprise des actes.

Modèle d'état des actes accomplis pour le compte de la société en formation à annexer aux statuts

Dénomination sociale : .................
Forme juridique : .................
Capital social : .................
Siège de la société : .................

M. ................. (nom, prénom, domicile), agissant en qualité de co-fondateur de la société, déclare avoir pris personnellement, en vue de la création de ladite société, les engagements suivants :
- Ouverture d'un compte bancaire à ........................pour dépôt des fonds constituant le capital social,
- Signature d'un bail commercial : Indiquer le nom du propriétaire, l'adresse du local, la date, la durée, le prix...)
- Achat d'un micro-ordinateur de marque ................., pour un prix de ................. Date de livraison .................

En application de l'article L 210-6 du Code de commerce, le présent état reprenant l'énumération intégrale des engagements pris par MM. ................., ................., pour le compte de la société en formation, a été communiqué aux associés préalablement à la signature des statuts.

Fait à ................., le .................
Signature de tous les associés ("lu et approuvé")


Clause à insérer dans les statuts lorsqu'un état des actes a été établi

"Un état des actes accomplis à ce jour pour le compte de la société en formation, avec l'indication pour chacun d'eux de l'engagement qui en résulte pour la société, est annexé aux présents statuts.

Cet état, dont les associés déclarent avoir pris connaissance, demeurera annexé aux présents statuts, dont la signature emportera reprise de ces engagements par la société lorsqu'elle aura été immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS)."

Actes passés entre la signature des statuts et l'immatriculation

Il s'écoule généralement un certain temps entre la signature des statuts et l'immatriculation. La société n'ayant pas encore la personnalité morale, son gérant ne dispose d'aucun pouvoir et ne peut donc conclure aucun acte au nom de la société.

C'est pourquoi les associés doivent lui donner mandat, dans les statuts ou dans un acte séparé, de prendre des engagements pour le compte de la société. Ce mandat peut être consenti postérieurement aux actes eux-mêmes, à condition qu'il soit antérieur à l'immatriculation.

Il est prudent, dans ce cas de prévoir dans le mandat que les actes conclus antérieurement seront bien repris lors de l'immatriculation de la société au RCS.

Le mandat tacite étant inefficace, il doit être formulé de manière suffisamment précise en décrivant l'acte à accomplir, son objet et ses modalités principales.

A défaut de précisions dans le mandat ou dans les statuts ou leurs annexes, l'acte n'est pas repris automatiquement par la société lors de son immatriculation (Cour de cassation, chambre commerciale, 14 novembre 2006, n°05-16527).

Lorsque cette procédure est respectée, la reprise se fait automatiquement lors de l'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Mandat donné à l'un des associés de passer des actes pour le compte de la société en formation.

"Les associés donnent mandat à Monsieur / Madame .............. de passer tous les actes nécessaires à la création de la société............... jusqu'à son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS)."

Actes passés après l'immatriculation

Les actes passés après l'immatriculation ou pour lesquels aucune des 2 procédures précédentes n'a été mise en oeuvre doivent être repris par l'assemblée des associés.

Pour statuer sur ces actes, une décision devra être prise par la majorité fixée par les statuts, ou à défaut de précision dans les statuts, à la majorité simple, lors d'une assemblée générale.

La loi n'impose aucun délai pour opérer la reprise mais une reprise tardive pourrait néanmoins être entachée de fraude, ce qui aurait pour conséquence l'annulation de la reprise.

Résolution à faire figurer dans une assemblée générale qui statue sur la reprise des actes

"La collectivité des associés, après avoir pris connaissance des actes accomplis par les fondateurs au nom et pour le compte de la société en formation ............... pendant la période de formation, déclare approuver successivement chacun de ces actes.

En conséquence, ces actes seront considérés comme ayant été accomplis par la société et seront repris dans les comptes du premier exercice social."

Que deviennent les actes n'ayant pas été repris ?

La reprise des actes est une simple faculté. Par conséquent, le défaut de reprise n'entraîne pas la nullité de l'acte mais implique seulement que seuls les associés signataires sont tenus au paiement et à son exécution.

Si l'acte a été conclu sous condition suspensive de sa reprise, l'associé signataire se trouve désengagé du fait de l'absence de reprise, normalement au bout d'un délai précisé dans l'acte.