Assemblée générale de SARL : les règles à suivre

L'adoption d'une décision dans le cadre d'une assemblée générale de SARL nécessite de suivre des règles précises, fixées par la loi et par les statuts. En effet, toute délibération prise en violation pourra être annulée en justice.

1ère étape : Respecter le mode de consultation prévu par la loi ou les statuts

Prendre une décision collective ne signifie pas obligatoirement réunir les associés physiquement.

En effet, les associés de la SARL peuvent aussi recourir à des modes de consultation moins contraignants que l'assemblée générale, comme le vote par correspondance ou par écrit.

La loi n'impose la réunion d'une assemblée générale que dans 3 hypothèses, cela même si les statuts ont prévu un autre mode de consultation :

  • pour l'approbation annuelle des comptes de la SARL ;
  • pour modifier les statuts de la SARL ;
  • lorsque la réunion a été convoquée par une portion précise d'associés de la SARL : un ou plusieurs associés représentant au moins le quart des associés et le quart des parts sociales ou encore un ou plusieurs associés représentant la moitié des parts.

Hors de ces cas, les associés peuvent remplacer l'assemblée générale par une simple consultation écrite des associés, une conférence téléphonique ou encore recourir à une visioconférence.

2ème étape : Convoquer les associés à l'assemblée générale

Chaque associé doit recevoir une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle.

La lettre de convocation à l'assemblée générale annuelle doit :

  • contenir l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle ;
  • préciser à quelle heure et à quelle adresse se tiendra l'assemblée générale ;
  • être accompagnée de l'envoi du rapport de gestion, du rapport spécial sur les conventions réglementées, du projet de résolution ainsi que des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe (sauf si le gérant préfère les communiquer préalablement ou postérieurement).

Tous ces documents doivent être communiqués aux associés au moins 15 jours avant l'assemblée annuelle, à l'exception de l'inventaire qui doit simplement être tenu à leur disposition au siège social de la SARL.

A noter : l'approbation annuelle des comptes doit être organisée dans les 6 mois de la clôture de l'exercice. Généralement, les exercices sociaux sont clôturés le 31 décembre de chaque année : l'assemblée générale annuelle doit donc avoir lieu avant le 1 juillet de l'année suivante.

3ème étape : Possibilité pour les associés de poser des questions écrites

A compter de la convocation à l'assemblée générale, les associés de SARL ont la possibilité de poser des questions écrites au gérant.

Cette faculté doit néanmoins s'exercer dans des conditions permettant au gérant de les étudier et de préparer sa réponse.

Ainsi, les tribunaux ont admis qu'un gérant, confronté à des questions complexes posées par courrier arrivé la veille de l'assemblée, puisse se contenter de fournir quelques explications orales et de renvoyer à une correspondance ultérieure comportant des explications plus complètes.

4ème étape : Signature d'une feuille de présence

Il n'est pas obligatoire de tenir une feuille de présence mais cela reste conseillé, notamment lorsqu'un quorum est requis. Cela permettra de prouver que la décision a été adoptée dans les règles.

Pour chaque associé, elle doit préciser son nom, prénom et adresse (ainsi que ceux de son éventuel mandataire), le nombre de parts et de voix dont il dispose ainsi que sa signature. Le gérant doit ensuite dater et signer la feuille de présence.

Chaque associé de SARL dispose d'un nombre de voix égal au nombre de parts sociales dont il dispose. Il est interdit d'attribuer à un associé un droit de vote plus important, même s'il s'agit du gérant.

Attention, lorsqu'une résolution portant sur une convention réglementée est portée aux voix, les associés concernés ne peuvent prendre part au vote et leurs parts ne seront pas prises en considération pour le calcul de la majorité requise

Vote par procuration au cours de l'assemblée générale d'une SARL

Un membre de l'assemblée générale d'une SARL peut voter par procuration, c'est-à-dire désigner une personne chargée de voter à sa place, même si les statuts ne le prévoient pas.

Il peut s'agir :

  • de son conjoint, même s'il n'est pas associé. Cette possibilité est cependant exclue lorsque les conjoints sont les seuls associés de la SARL ;
  • d'un autre associé, sauf si la SARL compte seulement deux associés ;
  • d'une autre personne, si les statuts autorisent une représentation par une personne autre que l'époux ou un autre associé.

L'associé doit établir une procuration par écrit et la signer. Il peut donner à son mandataire des indications sur le vote à effectuer.

5ème étape : Vérification du quorum de l'assemblée générale de la SARL

Le quorum représente la fraction minimale de parts sociales que les associés présents ou représentés à l'assemblée générale de la SARL doivent détenir, pendant toute la durée de la réunion.

Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ d'associés pendant la séance, l'assemblée générale de la SARL ne peut avoir lieu : le président de séance devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Assemblée générale ordinaire

Aucun quorum n'est exigé pour que l'assemblée générale ordinaire d'une SARL puisse valablement délibérer.

Assemblée générale extraordinaire

Une distinction est à faire entre les SARL constituées avant le 4 août 2005 et celles constituées après.

Les premières n'ont aucune condition de quorum à respecter, sauf si les associés ont opté unanimement pour le nouveau régime, tandis que les secondes doivent respecter une condition de quorum, dès lors que la décision modifie les statuts.

Il est fixé au quart des parts sociales, sur première convocation, et à 1/5 des parts, sur seconde convocation. À défaut de quorum, la deuxième assemblée générale de la SARL peut être reportée à une date postérieure de deux mois au plus à celle à laquelle elle avait été convoquée.

6ème étape : Adopter les résolutions à l'ordre du jour de l'assemblée générale

Lors de l'assemblée générale annuelle d'une SARL, les associés doivent se prononcer sur :

  • l'approbation, le rejet ou la modification des comptes annuels ;
  • l'affectation du résultat : la mise en réserves et/ou la distribution éventuelle des dividendes et les modalités de leur mise en paiement. Tous les bénéfices qui n'ont pas été affectés forment le report à nouveau,
  • fixer la rémunération du gérant,
  • répondre aux autres questions figurant à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

L'assemblée générale annuelle est également l'occasion de donner un quitus au gérant pour l'accomplissement de son mandat, de ratifier les conventions passées entre la société et l'un de ses gérants ou associés, ou de prendre toute autre décision relevant de la compétence de l'assemblée générale ordinaire des associés.

Par principe, au cours de l'assemblée générale d'une SARL, les votes ont lieu à main levée, en comptabilisant d'abord les voix "pour" puis les voix "contre". Ce n'est que si les statuts le prévoient ou qu'un associé le demande que le vote devra avoir lieu à bulletin secret.

Les associés réunis en assemblée générale prennent leurs décisions à la majorité. Mais différentes majorités s'appliquent en fonction de la nature de la décision.

La violation des règles de majorité n'est plus obligatoirement sanctionnée par la nullité. Le juge est en effet libre d'annuler ou non la décision d'assemblée qui ne respecte pas les règles de majorité.

La décision ne modifie pas les statuts de la SARL

Première consultation

Lors de la première consultation, les décisions sont en principe adoptées à la majorité de l'ensemble des parts sociales existantes (majorité absolue), même si elles sont le résultat du vote d'un seul associé. Les statuts de la SARL peuvent prévoir une majorité plus élevée (2/3, 3/4, unanimité...).

Par exception, lorsque la décision vise à autoriser la vente des parts d'un associé à un non associé de la SARL, il est exigé la majorité en nombre d'associés, représentant au moins la moitié des parts sociales existantes. Les statuts peuvent aussi prévoir une majorité plus élevée.

Seconde consultation

Si la première consultation n'a pas permis de prendre une décision, une seconde consultation est possible, sauf si les statuts de la SARL l'ont exclu.

La majorité des voix émises suffit en principe, sauf si les statuts prévoient autrement.

La décision modifie les statuts de la SARL

Majorité de plus de la moitié des parts sociales

La majorité de plus de la moitié des parts sociales est nécessaire pour :

  • la transformation en société anonyme à condition que les capitaux propres figurant au dernier bilan excèdent 750 000 euros ;
  • la révocation du gérant de la SARL, sur première convocation, même s'il s'agit d'un gérant statutaire, à moins que les statuts ne prévoient une majorité plus forte ;
  • la suppression dans les statuts de la SARL du nom du gérant après cessation de ses fonctions ;
  • la décision d'augmenter le capital de la SARL par incorporation des bénéfices ou des réserves
  • la ratification des modifications statutaires effectuées par le gérant à la suite d'une location de parts sociales.

Majorité des 2/3

La majorité des 2/3 des parts détenues par les associés présents ou représentés à l'assemblée générale est nécessaire pour prendre la majeure partie des autres décisions conduisant à modifier les statuts de la SARL.

Une majorité plus élevée (hormis l'unanimité) peut être prévue par les statuts.

Unanimité

Certaines décisions exceptionnelles doivent être prises à l'unanimité :

  • l'augmentation des engagements des associés ;
  • la transformation de la SARL en SAS, en SNC ou en société en commandite ;
  • le transfert du siège social de la SARL à l'étranger.

7ème étape : Rédiger un procès-verbal de l'assemblée générale

Le procès-verbal d'une assemblée générale d'une SARL doit comporter de nombreuses mentions :

  • les caractéristiques de la société : sa dénomination sociale, son capital social, l'adresse de son siège social, son numéro de Siren et la ville où son RCS est situé ;
  • les caractéristiques de la réunion : type d'assemblée, date et année ;
  • les noms et prénoms des associés (présents, réputés comme tels ou représentés) accompagné du nombre de parts qu'ils détiennent ;
  • le nom, le prénom et la qualité du président de séance (gérant ou autre) ;
  • l'ordre du jour l'assemblée générale, facultatif ;
  • l'énonciation des documents et rapports soumis à l'assemblée ;
  • un résumé des débats en quelques lignes (point souligné, opposition, commentaire...) ;
  • le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.

Le procès-verbal de l'assemblée générale d'une SARL doit être établi et signé par le gérant ou par le président de séance, s'il s'agit d'une autre personne que le gérant.

8ème étape : Réalisation des formalités

Publication de certaines décisions

La plupart des décisions prises par les associés d'une SARL doivent faire l'objet de deux formalités successives : l'insertion d'un annonce de la décision dans un journal d'annonces légales puis l'inscription de la modification au RCS.

Seules quatre décisions doivent être publiées :

Dépôt des comptes annuels de certaines SARL

Dans le délai d'un mois après la tenue de l'assemblée générale d'approbation des comptes annuels, c'est-à-dire au maximum 7 mois après la date de clôture de l'exercice social, les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Toutefois, lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, le gérant dispose d'un mois supplémentaire pour le réaliser, soit deux mois après l'assemblée annuelle.

Le dépôt des comptes annuels peut s'effectuer par courrier, sur place ou sur internet, via le site suivant : https://www.i-greffes.fr/

Certaines sociétés ont la possibilité de demander la confidentialité de leurs comptes annuels.

Documents à déposer :

  • les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe (sauf dispense d’établissement) ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, si la société en est dotée, éventuellement complété de leurs observations sur les modifications apportées par la collectivité des associés ou l'assemblée (ou par l'associé unique s'il s'agit d'une EURL) aux comptes qui lui ont été soumis ;
  • les documents portant sur l'affectation du résultat ;
  • une copie du procès-verbal de l’assemblée annuelle ou un extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise).

Déposer les comptes annuels avec retard constitue une infraction pénale. Cependant, il ne s'agit pas d'une faute séparable des fonctions de gérant (Cass. com. 3 mai 2018, n° 16-23627), ce qui signifie que seule la responsabilité de la société pourra éventuellement être engagée.

Refus d'approbation des comptes annuels de la SARL

En cas de refus d'approbation des comptes annuels, le gérant doit déposer deux copies certifiées conformes du procès-verbal de l'assemblée attestant de ce refus au greffe du tribunal de commerce.

Autrement, le défaut d'approbation des comptes n'a pas d'incidence sur le fonctionnement de la société. Une SARL dont les comptes n'ont pas été approuvés continue simplement son activité.

Le plus souvent, ce sont les informations contenues dans les comptes qui sont rejetées et non pas les nombres y figurant. C'est pourquoi l'assemblée générale peut statuer et approuver les comptes du ou des exercices suivants sans jamais revenir sur l'exercice non approuvé. En revanche, les anomalies détectées doivent être corrigées.