Guide pratique de l'association
Le chèque emploi associatif est un dispositif gratuit de simplification de gestion des emplois proposé par l'Urssaf.
Il permet de payer le salarié d'une association et d’effectuer en une seule démarche les déclarations et paiements afférents aux cotisations et contributions sociales.
Le chèque emploi associatif permet à l'association d'embaucher un salarié sans s'occuper des nombreuses formalités administratives habituellement nécessaires.
Il dispense ainsi l'association :
Les inconvénients du dispositif résident justement dans sa simplicité.
Le contrat de travail proposé, peu détaillé, est source de conflits potentiels. De plus, le dispositif, conçu pour gérer de l'emploi ponctuel est peu adapté à la gestion de salariés sous CDI.
Enfin, le chèque emploi associatif ne dispense pas l'association de respecter le droit du travail. La non-application de la convention collective ou de la législation spécifique s'appliquant à certains salariés (femme enceinte, travailleur handicapé, par exemple) ou à certains contrats (CDD, contrats à temps partiel) fait courir plusieurs risques à l'association :
Depuis le 1er janvier 2019, toutes les associations peuvent recourir au chèque emploi associatif, quel que soit leur effectif salarié.
Le contrat de travail peut être à durée indéterminée (CDI) ou à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel. Le chèque emploi associatif peut être conclu pour les salariés déjà présents au sein de l'association, du moment que le ou les salariés concernés aient donné leur accord.
Les associations situées en Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin peuvent bénéficier du chèque emploi associatif sous certaines conditions.
Le chèque emploi associatif ne s'applique pas aux salariés d’associations intermédiaires, de groupements d’employeurs et comités d’entreprise.
Le chèque emploi associatif peut être utilisé uniquement pour l’emploi de salarié relevant du régime agricole ou du régime général.
Il ne s'applique pas :
Le chèque emploi associatif a pour particularité d'être un dispositif exclusif : l'ensemble du personnel de l'association doit y adhérer.
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L'adhésion s'effectue en ligne sur le site cea.urssaf.fr.
L'association va devoir :
Si l'association ne dispose pas de numéro Siret, elle peut en faire la demande :
Une fois l'adhésion effectuée, l'association peut déclarer ses salariés et les salaires en ligne à partir de l'Espace employeur du site du centre national Chèque emploi associatif.
Toutes les formalités sociales ne sont pas effectuées par l'Urssaf. C’est à l’association de s’affilier, préalablement à l'adhésion au chèque emploi associatif :
Des informations relatives à ces organismes seront demandées lors de la saisie de la demande d’adhésion. Cette démarche permet également au salarié d’être identifié comme tel par ces organismes et de garantir ses droits à prestations.
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Après avoir adhéré au dispositif, l'association doit déclarer chacun de ses salariés et renseigner chaque mois les rémunérations qui leur ont été versées.
En cas d'embauche, l'association doit déclarer le salarié sur le site cea.urssaf.fr dans les minutes qui précèdent sa prise de fonction. Par la suite, tous les salariés devront être déclarés de la même façon.
Le chèque emploi associatif vaut déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et contrat de travail. Il dispense donc de la réduction d'un contrat de travail en bonne et due forme sauf si l'association souhaite inclure des clauses particulières ou dans le cas :
A défaut de contrat écrit, le salarié pourra légitimement prendre acte de la rupture de son contrat de travail et lui faire produire les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Chaque mois, l'association doit télédéclarer la rémunération de son salarié sur le site cea.urssaf.fr. L'Urssaf calcule ensuite, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables.
Il n'y a aucun contrôle de l'exactitude des montants déclarés. C'est à l'association de vérifier si une prime d’ancienneté est due ou encore si les taux de rémunération figurant dans la convention collective ont été modifiés.
Les décomptes de cotisations et les attestations d'emploi, valant bulletins de salaire, sont directement accessibles sur cea.urssaf.fr depuis l'espace "employeur".
L'association doit ensuite imprimer un exemplaire du bulletin de paie et le remettre au salarié, envoyer les bordereaux de déclaration des charges aux différents organismes et éditer tous les documents à la fin du contrat.
Le paiement des rémunérations du salarié peut être effectué par tout moyen : formule de chèque spécifique chèque emploi associatif mais également chéquier classique, virement bancaire, ou espèces.
Les chèques extraits du chéquier emploi associatif se remplissent et s’encaissent comme des chèques bancaires.
L'association effectue un seul règlement par prélèvement automatique, le 16 du mois suivant, auprès de l’Urssaf, pour l’ensemble des cotisations et contributions sociales obligatoires : Sécurité sociale, assurance chômage, retraite complémentaire, complémentaire santé, prévoyance conventionnelle.
Les cotisations et contributions suivantes doivent cependant être acquittées séparément : prévoyance non conventionnelle, service de santé au travail et formation professionnelle.
Le chèque emploi associatif prend en compte la retenue à la source, applicable depuis le 1er janvier 2019.
Le dispositif Impact Emploi est un outil payant mis au point par l'Urssaf qui permet aux associations de déléguer l'établissement des bulletins de salaire et de diverses formalités liées à l'embauche d'un salarié à un "tiers de confiance".
Il s'adresse en priorité aux associations ne disposant pas d'un logiciel de paie ou ne recourant pas à un expert-comptable.
Le dispositif Impact Emploi est applicable aux associations comptant moins de 10 salariés (équivalent temps plein) relevant du régime général (associations culturelles, organisateurs de spectacle...). Il permet de prendre en charge toutes les formalités liées à l’embauche, les bulletins de salaire et l’ensemble des déclarations sociales et fiscales.
Mais dispositif Impact Emploi Association va plus loin et apporte également conseil (par exemple, en matière de législation sociale, dont la subrogation), veille juridique, assistance et formation aux dirigeants associatifs. C’est donc un dispositif plus complet que le chèque emploi associatif.
En pratique, le dispositif Impact emploi Association présente trois différences par rapport au chèque emploi associatif :
Le dispositif est censé être très peu coûteux pour l'association. Mais depuis quelques années, des dérives ont été constatées, les tiers de confiance facturant toujours un peu plus les prestations.
L'association doit privilégier les tiers de confiance qui proposent une tarification forfaitaire. Par exemple, 250 € par an pour moins de 3 salariés.
Certains tiers se chargent uniquement de l'établissement des bulletins de salaire et facturent le plus souvent une dizaine d'euros par bulletin et par mois.
Afin d'adhérer au service et bénéficier du dispositif Impact Emploi Association, l'association doit sélectionner un tiers de confiance parmi ceux se trouvant sur la liste établie par l'Urssaf.
L’association doit ensuite signer une convention avec le tiers de confiance. Cette convention peut prévoir une participation financière de l’association au fonctionnement du service, dans une limite fixée par la convention entre l’Urssaf et le tiers de confiance.
Le dispositif Impact Emploi Association se matérialise par un logiciel régulièrement actualisé et mis gratuitement à la disposition du tiers de confiance par l’Urssaf.
Le tiers de confiance, souvent membre d’une fédération associative (réseau "Profession sports et loisirs", Mouvement sportif -CNOSF-, Fédération des familles rurales, fédération sports pour tous, Ligue de l’enseignement....), comprend des professionnels de la législation sociale du monde associatif à même de conseiller l'association.
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