Comment fonctionne le chèque-emploi associatif ?

Le chèque emploi associatif est un service gratuit proposé par l'URSSAF qui permet à une association d'embaucher un salarié sans s'occuper des formalités administratives.

Qu'est-ce qu'un chèque-emploi associatif ?

Le chèque emploi associatif est un dispositif gratuit qui permet de payer le salarié d'une association et d'effectuer en une seule démarche les déclarations et paiements afférents aux cotisations et contributions sociales.

Avantages du chèque emploi associatif

Le chèque emploi associatif permet de remplir toutes les formalités liées à l'embauche de personnel.

Il dispense ainsi l'association :

• de procéder à la déclaration nominative préalable à l'embauche ;
• d'établir un contrat de travail (sauf exceptions);
• de déclarer les salariés au Pôle emploi et à la médecine du travail ;
• de calculer les cotisations sociales à acquitter ;
• de délivrer des bulletins de paie ;
• de tenir un registre unique du personnel.

Inconvénients du chèque emploi associatif

Les inconvénients du chèque emploi associatif résident justement dans sa simplicité.

Le contrat de travail proposé, peu détaillé, est source de conflits potentiels. De plus, le chèque emploi associatif, conçu pour gérer de l'emploi ponctuel possède l'inconvénient d'être peu adapté à la gestion de salariés sous CDI.

Enfin, le chèque emploi associatif ne dispense pas l'association de respecter le droit du travail. La non-application de la convention collective ou de la législation spécifique s'appliquant à certains salariés (femme enceinte, travailleur handicapé, par exemple) ou à certains contrats (CDD, contrats à temps partiel) fait courir plusieurs risques à l'association :

• redressement de l'Urssaf,
• requalification du CDD en CDI ou du contrat à temps partiel en temps plein,
• conflits avec le salarié sur sa rémunération et ses conditions de travail,
• contentieux devant le Conseil de Prud'hommes.

Quelles sont les associations pouvant recourir au chèque-emploi associatif ?

Associations concernées par le chèque-emploi associatif

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les associations peuvent recourir au chèque emploi associatif, quel que soit leur effectif salarié.

Le contrat de travail peut être à durée indéterminée (CDI) ou à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, intermittent ou non. Le chèque emploi associatif peut être conclu pour les salariés déjà présents au sein de l'association, du moment que le ou les salariés concernés aient donné leur accord.

Les associations situées en Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin peuvent bénéficier du chèque emploi associatif sous certaines conditions.

Le chèque emploi associatif ne s'applique pas aux salariés d'associations intermédiaires, de groupements d'employeurs et comités d'entreprise.

Salariés concernés par le chèque-emploi associatif

Le chèque emploi associatif peut être utilisé uniquement pour l'emploi de salarié relevant du régime agricole ou du régime général.

Il ne s'applique pas :

• à certains contrats de travail : contrat d'engagement éducatif, contrat à durée indéterminée de chantier ou d'opération, contrat de travail temporaire ;
• aux salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits : artistes et mannequins, stagiaires dont la rémunération est supérieure à la franchise, journalistes et colporteurs de presse, intermittents du spectacle hors Guso, personnel naviguant ...,
• aux salariés concernés par les exonérations liées à l'aide à domicile, au service civique et aux jeunes entreprises innovantes (JEI).

Le chèque emploi associatif a pour particularité d'être un dispositif exclusif : l'ensemble du personnel de l'association doit y adhérer. Cette règle sera toutefois supprimée à compter du 1er janvier 2024.

Quelle procédure l'association doit-elle suivre pour adhérer au chèque emploi associatif ?

Adhésion au chéquier emploi associatif en ligne

L'adhésion s'effectue en ligne sur le site cea.urssaf.fr.

L'association va devoir :

• indiquer son numéro Siret,

Si l'association ne dispose pas de numéro Siret, elle peut en faire la demande :

• en se connectant sur www.cfe.urssaf.fr (rubrique "déclarer une formalité"),
• en s'adressant à l'Urssaf, qui procédera à l'enregistrement de l'association en tant qu'employeur de personnel,
• en appelant le centre national Chèque emploi associatif au 0 810 19 01 00 ou en écrivant à cea@urssaf.fr.

• sélectionner sa convention collective,
• renseigner ses coordonnées bancaires,
• sélectionner son organisme de retraite,
• choisir son service de santé,
• indiquer les taux et les numéros de contrats pour la prévoyance et les soins de santé,
• renseigner quelques informations complémentaires (horaire collectif mensuel, période de référence pour la gestion des congés payés,...).

Une fois l'adhésion effectuée, l'association peut déclarer ses salariés et les salaires en ligne à partir de l'Espace employeur du site du centre national Chèque emploi associatif.

Affiliation aux organismes non gérés par le chèque-emploi associatif

Toutes les formalités sociales ne sont pas effectuées par l'Urssaf. C'est à l'association de s'affilier, préalablement à l'adhésion au chèque emploi associatif :

• aux organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire santé...),
• à un organisme de formation professionnelle continue,
• et à un service de santé au travail.

Des informations relatives à ces organismes seront demandées lors de la saisie de la demande d'adhésion. Cette démarche permet également au salarié d'être identifié comme tel par ces organismes et de garantir ses droits à prestations.

Faut-il faire signer un contrat de travail au salarié en plus du chèque emploi associatif ?

Le chèque emploi associatif vaut déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et contrat de travail.

Il dispense donc de la rédaction d'un contrat de travail en bonne et due forme sauf si :

• les modalités d'exécution du contrat de travail sont particulières : horaires, jours travaillés, lieu de travail ;
• l'association souhaite inclure des clauses particulières ;
• ou lorsqu'est conclu :
  - un contrat d'engagement éducatif,
  - un CDD de chantier ou d'opération,
  - un contrat de travail temporaire,
  - un contrat de travail intermittent.

A défaut de contrat écrit dans ces 4 derniers cas, le salarié pourra légitimement prendre acte de la rupture de son contrat de travail et lui faire produire les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Comment fonctionne le chèque emploi associatif ?

Après avoir adhéré au dispositif, l'association doit déclarer chacun de ses salariés et renseigner chaque mois les rémunérations qui leur ont été versées.

Déclaration des salariés embauchés via un chèque-emploi associatif

En cas d'embauche, l'association doit déclarer le salarié sur le site cea.urssaf.fr dans les minutes qui précèdent sa prise de fonction.

Par la suite, tous les salariés devront être déclarés de la même façon. En effet, dès que l'association adhère au chèque-emploi associatif pour un salarié, le chèque-emploi associatif s'applique à tous les salariés de la structure.

Sont cependant exclus :

• les personnes disposant d'un statut spécifique : stagiaires, volontaires en service civique ;
• les artistes et mannequins bénéficiant de taux réduits et de déductions forfaitaires spécifiques ;
• les salariés des groupements d'employeurs ;
• les intermittents du spectacle vivant occasionnel (GUSO).

Déclaration des rémunérations d'un chéquier emploi associatif

Chaque mois, l'association doit télédéclarer la rémunération de son salarié sur le site cea.urssaf.fr. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard le 5 du moins suivant.

L'Urssaf calcule ensuite, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables.

Il n'y a aucun contrôle de l'exactitude des montants déclarés. C'est à l'association de vérifier si une prime d'ancienneté est due ou encore si les taux de rémunération figurant dans la convention collective ont été modifiés.

Les décomptes de cotisations et les attestations d'emploi, valant bulletins de salaire, sont directement accessibles sur cea.urssaf.fr depuis l'espace "employeur".

L'association doit ensuite imprimer un exemplaire du bulletin de paie et le remettre au salarié, envoyer les bordereaux de déclaration des charges aux différents organismes et éditer tous les documents à la fin du contrat.

Paiement du salarié via un chéquier emploi associatif

Le paiement des rémunérations du salarié peut être effectué par tout moyen : formule de chèque spécifique chèque emploi associatif mais également chéquier classique, virement bancaire, ou espèces.

Les chèques extraits du chéquier emploi associatif se remplissent et s'encaissent comme des chèques bancaires.

Prélèvement des cotisations d'un chéquier emploi associatif

L'association effectue un seul règlement par prélèvement automatique, le 16 du mois suivant, auprès de l'Urssaf, pour l'ensemble des cotisations et contributions sociales obligatoires : Sécurité sociale, assurance chômage, retraite complémentaire, complémentaire santé, prévoyance conventionnelle.

Les cotisations et contributions suivantes doivent cependant être acquittées séparément : prévoyance non conventionnelle, service de santé au travail et formation professionnelle.

Le chèque emploi associatif prend en compte la retenue à la source, applicable depuis le 1er janvier 2019.

Rupture du contrat de travail

Lors du dernier mois d’activité, l'association devra cocher le départ définitif lors de la déclaration de salaire via le volet social.

Elle doit également fournir une attestation employeur pour Pôle emploi, ainsi qu’un certificat de travail et le solde de tout compte.

L'association doit-elle remettre des documents particuliers au salarié ?

Remise des bulletins de paie

Tous les mois, l'association doit remettre au salarié un bulletin de paie.

Les bulletins de paie sont générés par le site du chèque-emploi associatif et mis à disposition de l'association dans l'espace employeur.

Remise de l'attestation fiscale annuelle

Une fois par an, l'association doit remettre au salarié l'attestation fiscale annuelle des salaires déclarés dans le cadre du CEA.

Ce document est généré par le site du chèque-emploi associatif et mis à disposition de l'association dans l'espace employeur.

L'attestation fiscale annuelle permet au salarié de vérifier sa déclaration d'impôt sur le revenus.

Quelle différence entre le chèque-emploi associatif et le dispositif Impact Emploi Association ?

Le dispositif Impact Emploi est un outil payant mis au point par l'Urssaf qui permet aux associations de déléguer l'établissement des bulletins de salaire et de diverses formalités liées à l'embauche d'un salarié à un "tiers de confiance".

Il s'adresse en priorité aux associations ne disposant pas d'un logiciel de paie ou ne recourant pas à un expert-comptable.

Définition du dispositif Impact Emploi Association

Le dispositif Impact Emploi est applicable aux associations comptant moins de 20 salariés (équivalent temps plein) relevant du régime général (associations culturelles, organisateurs de spectacle...). Il permet de prendre en charge toutes les formalités liées à l'embauche, les bulletins de salaire et l'ensemble des déclarations sociales et fiscales.

Mais dispositif Impact Emploi Association va plus loin et apporte également conseil (par exemple, en matière de législation sociale, dont la subrogation), veille juridique, assistance et formation aux dirigeants associatifs. C'est donc un dispositif plus complet que le chèque emploi associatif.

En pratique, le dispositif Impact emploi Association présente 3 différences par rapport au chèque emploi associatif :

• il est réservé aux associations comptant moins de 20 salariés et relevant du régime général, alors que le chèque emploi associatif n'a plus de limitation en termes d'effectifs depuis le 1er janvier 2019 ;
• il permet de sous-traiter toutes les formalités (sociales, fiscales et juridiques) alors que le chèque emploi associatif ne permet de sous-traiter que les formalités sociales ;
• il est payant tandis que le chèque emploi associatif est gratuit.

Coût du dispositif Impact Emploi Association

Le dispositif est censé être très peu coûteux pour l'association. Mais depuis quelques années, des dérives ont été constatées, les tiers de confiance facturant toujours un peu plus les prestations.

L'association doit privilégier les tiers de confiance qui proposent une tarification forfaitaire. Par exemple, 250 € par an pour moins de 3 salariés.

Certains tiers se chargent uniquement de l'établissement des bulletins de salaire et facturent le plus souvent une dizaine d'euros par bulletin et par mois.

Modalités d'adhésion au dispositif Impact Emploi Association

Afin d'adhérer au service et bénéficier du dispositif Impact Emploi Association, l'association doit sélectionner un tiers de confiance parmi ceux se trouvant sur la liste établie par l'Urssaf.

L'association doit ensuite signer une convention avec le tiers de confiance. Cette convention peut prévoir une participation financière de l'association au fonctionnement du service, dans une limite fixée par la convention entre l'Urssaf et le tiers de confiance.

Fonctionnement du dispositif Impact Emploi Association

Le dispositif Impact Emploi Association se matérialise par un logiciel régulièrement actualisé et mis gratuitement à la disposition du tiers de confiance par l'Urssaf.

Le tiers de confiance, souvent membre d'une fédération associative (réseau "Profession sports et loisirs", Mouvement sportif -CNOSF-, Fédération des familles rurales, fédération sports pour tous, Ligue de l'enseignement....), comprend des professionnels de la législation sociale du monde associatif à même de conseiller l'association.