Toutes les sociétés sont concernées : SNC, SCS, SARL, SA, SCI...
Les formes individuelles de ces sociétés sont aussi visées.
Le registre des assemblées générales se présente sous la forme d'un cahier ou d'un classeur vendu dans les papeteries spécialisées, telles qu'Office Depot.
Le registre doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal judiciaire, ou par le maire de la commune du siège social.
La plupart des sociétés utilisent un classeur comportant des feuilles mobiles pour dresser leurs procès-verbaux. Celles-ci peuvent être conservées indépendamment du registre dès lors qu'elles sont numérotées sans discontinuité, cotées et paraphées dans les conditions évoquées ci-dessus.
En revanche, il est interdit de coller un procès-verbal qui aurait été imprimé sur une feuille vierge. En effet, il ne serait ni coté ni paraphé, ce qui permettrait à une personne mal intentionnée de décoller ce document pour le remplacer par un autre.
Chaque procès-verbal inséré dans le registre doit être signé :
Quelques conseils à suivre :
Il est important de tenir à jour ce registre. En effet, l'administration fiscale et les organismes sociaux ont le droit de le consulter à tout moment.
Le registre doit être conservé au siège social pendant au moins 6 ans à compter du procès-verbal de la dernière assemblée ou délibération qui y est relatée.
En effet, le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale peut s'exercer sur 6 ans.
Il est toutefois conseillé de conserver le registre de façon illimitée, ce dernier pouvant être utile dans les situations où il serait nécessaire de prouver les conditions d'adoption d'une décision.
Le défaut de tenue du registre des assemblées générales, n'est pas spécifiquement sanctionné, sauf dans le cas des sociétés anonymes.
Toute personne intéressée peut, en effet, demander au président du Tribunal de commerce d'enjoindre la SA de transcrire les procès-verbaux de ses assemblées, au moins sur un registre spécial tenu au siège social.
