Comptabiliser un règlement : virement, chèques, espèces et carte bancaire

La comptabilisation d'un règlement dépend du mode de paiement employé.

Comptabiliser un règlement en espèces

Lorsqu'un client vous règle en espèces, vous devez :

  • débiter le compte 53. Caisse
  • créditer le compte 411. Clients

Lors du dépôt des espèces à la banque, vous devez :

  • créditer le compte 53. Caisse
  • débiter le compte 512. Banques

Le compte 53. Caisse ne peut jamais être créditeur. Il est soit débiteur soit nul. L'existence d'un compte créditeur est l'indice d'une erreur ou d'une irrégularité.

La TVA a déjà été comptabilisée lors de l'émission de la facture. Elle n'apparaît donc plus lors de son règlement.

Comptabiliser un règlement par virement

Lorsqu'un client vous règle par virement, vous devez, dès que votre banque vous en informe :

  • créditer le compte 411. Clients
  • débiter le compte 512. Banques

Le virement peut supporter une commission bancaire qui doit être comptabilisée au débit du compte 627. Services bancaires et assimilés

La TVA a déjà été comptabilisée lors de l'émission de la facture. Elle n'apparaît donc plus lors de son règlement.

Comptabiliser un règlement par chèque

Lorsqu'un client vous règle par chèque, vous devez :

  • créditer le compte 411. Clients
  • débiter le compte 5112. Chèques à encaisser

Une fois que vous avez déposé le chèque à la banque, vous devez :

  • débiter le compte 512. Banques
  • créditer le compte 5112. Chèques à encaisser

La TVA a déjà été comptabilisée lors de l'émission de la facture. Elle n'apparaît donc plus lors de son règlement.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Lors de la réception du chèque
5112 Chèques à encaisser 2000
411 Clients 2000
Lors du dépôt du chèque à la banque
512 Banques 2000
5112 Chèques à encaisser 2000

Comptabiliser un règlement par carte bancaire

Lorsqu'un client vous règle par carte bancaire, vous devez :

  • débiter le compte 5112. Chèques à encaisser, pour le montant TTC
  • créditer le compte 707. Ventes de marchandises, pour le montant HT
  • créditer le compte 44571. État, TVA collectée

Une fois que le règlement est arrivé sur votre compte bancaire, vous devez :

  • débiter le compte 512. Banques, pour le montant perçu (hors commission)
  • débiter le compte 627. Services bancaires et assimilés (si une commission a été prélevée par la banque)
  • créditer le compte 5115. Cartes de crédit à encaisser, pour le montant total réglé par votre client

La TVA a déjà été comptabilisée lors de l'émission de la facture. Elle n'apparaît donc plus lors de son règlement.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Lors de la réception du règlement
5115 Cartes bancaires à encaisser 600
411 Clients 600
Lors de la réception de l'avis d'encaissement
512 Banques 595
627 Services bancaires et assimilés 5
5115 Cartes de crédit à encaisser 600

Pourquoi ne pas utiliser directement le compte 512. Banques pour les règlements par chèque et carte bancaire ?

L'utilisation directe du compte 512 pour les règlements par chèques et par carte bancaire n'est pas conseillée.

En effet, vous aurez alors beaucoup de mal à effectuer des rapprochements bancaires car les règlements reçus ne correspondent pas forcément à ceux figurant sur votre relevé bancaire :

  • Différé d'encaissement accordé au chèque d'un client.
  • Regroupement des chèques de plusieurs journées mais remis en une seule fois à la banque.
  • Frais prélevés lors d'un encaissement par carte bancaire.
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