Comptabiliser les frais publicitaires

Les frais de publicité sont généralement comptabilisés en charge mais certains peuvent être immobilisés.

A quelles conditions les frais publicitaires sont-ils déductibles ?

Les frais de publicité peuvent être valablement déduits du bénéfice imposable dès lors que ces derniers sont engagés dans l'intérêt de l'entreprise qui les supporte et pour les besoins d'une gestion normale.

Ils comprennent traditionnellement les frais d'annonces, d'insertions publicitaires, de catalogues et imprimés ainsi que les dépenses supportées à l'occasion de salons, foires ou expositions, assortis des justifications correspondantes.

Ne sont, en revanche, pas déductibles :

• les frais de publicité prohibés par le Code des débits de boissons ;
• les dépenses engagées à des fins de propagande politique, même si l'action exercée est dissimulée sous le couvert de publications à caractère professionnel ou technique.

Comptabilisation des annonces et des insertions publicitaires

Les frais d'annonces et d'insertions publicitaires doivent être débités du compte 6231. Annonces et insertions, l'année de réalisation de la prestation (publicité). Il en va de même si l'action est renouvelée régulièrement.

Les frais payés ou facturés lors d'un exercice mais dont l'utilisation intervient pendant l'exercice suivant peuvent être comptabilisés en charges constatées d'avance (frais de conception d'une affiche, achat d'un espace publicitaire sur internet ou dans un journal).

Comptabilisation des frais de réalisation d'imprimés et de catalogues publicitaires

Les frais de réalisation d'imprimés et de catalogues publicitaires s'enregistrent au débit du compte 6236. Catalogues et imprimés. Si les imprimés et catalogues n'ont pas encore été distribués à la fin de l'exercice, ils peuvent être enregistrés en charges constatées d'avance.

Fiscalement, la règle est un peu différente. Les frais de réalisation sont immédiatement déductibles même si une partie importante des imprimés et catalogues n'a pas été distribuée et est susceptible de générer du chiffre d'affaires sur l'exercice suivant.

Comptabilisation des frais d'échantillons

Les échantillons sont de petites quantités de marchandises distribuées à un grand nombre d'acheteurs potentiels.

Lorsqu'ils sont achetés par l'entreprise, ils doivent être inscrits au débit du compte 6232. Échantillons.

Lorsqu'ils sont fabriqués ou produits par l'entreprise, ils doivent d'abord être inscrits dans le compte de charges correspond à leur nature puis être transférés dans le compte 6232. Échantillons par le crédit du compte "Transfert de charges".

Si à la clôture de l'exercice, certains échantillons n'ont pas encore été distribués, ils ne peuvent pas figurer dans les stocks car ils ne sont pas destinés à la vente.

Comptabilisation des frais de produits gratuits

Il est aussi possible que l'entreprise achète ou fabrique des produits pour les remettre gratuitement.

Les produits gratuits doivent être enregistrés en 2 étapes :

• lors de l'achat ou de la fabrication. S'ils sont achetés et destinés à être revenus en l'état, ils doivent être comptabilisés au débit du compte 607. Achats de marchandises. S'ils sont fabriqués par l'entreprise elle-même, ils doivent être inscrits dans les comptes de charges habituels ;
• lors de leur remise aux bénéficiaires. S'ils sont offerts lors d'une vente, ils peuvent être considérés comme une réduction du prix de vente (s'ils figurent comme tels sur la facture) ou comme un produit offert en plus de celui vendu.
  Dans le premier cas, le produit vendu est comptabilisé pour son prix réduit et le produit offert au compte 708. Produits des activités annexes.
  Dans le second cas, le produit vendu est comptabilisé normalement et le produit offert ne fait pas l'objet d'une seconde écriture comptable. Cette règle s'applique aussi lorsque l'article offert n'est pas lié à une vente particulière.

Comptabilisation des frais de participation à des foires ou expositions

Les frais dépensés à cette occasion (frais d'inscription, frais de transport et frais de montage des stands) peuvent être comptabilisés au débit du compte 6233. Frais de foires et d'expositions.

Pour ce qui concerne le matériel d'abord utilisé à fin de démonstration puis destiné à être revendu :

• Si le matériel est destiné à être utilisé durablement (au moins 1 an), il doit être comptabilisé dans les immobilisations (cuisine d'exposition, par exemple).
• S'il est destiné à être revendu, il doit être considéré comme faisant partie du stock.

Comptabilisation des frais de parrainage

Le sponsoring ou parrainage consiste pour l'entreprise à apporter son soutien matériel à une manifestation, une organisation, un produit ou une personne, en vue d'en retirer un bénéfice direct. Il s'agit d'une véritable opération commerciale durant laquelle :

• le logo de l'entreprise sera affichés ;
• des messages publicitaires seront diffusés ;
• des opérations de promotion seront réalisées (présentation, démonstration...).

Dépenses de sponsoring déductibles

Les dépenses de parrainage s'entendent des dépenses exposées dans le cadre de manifestations de caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Il peut s'agir d'opérations ponctuelles ou d'opérations de parrainage à plus long terme, à caractère pluriannuel ou continu.

Plus précisément, sont déductibles :

• les versements aux associations, clubs, comités, etc., qui organisent les manifestations parrainées par l'entreprise ;
• les frais et charges supportés à l'occasion de ces manifestations, par exemple les charges résultant de la mise à disposition de moyens techniques ou de personnel ;
• les rémunérations ou remboursements de frais versés à des personnalités du monde sportif, culturel ou artistique qui participent directement aux manifestations.

Peuvent être déduites au titre des dépenses de parrainage celles qui se rapportent à des biens dits « somptuaires » (bateaux et voitures de course, par exemple).

Conditions de déduction des dépenses de sponsoring

Les dépenses de sponsoring doivent satisfaire aux conditions générales de déductibilité des charges, et notamment être exposées dans l'intérêt direct de l'exploitation.

Cette condition est considérée comme remplie lorsque :

• l'identification de l'entreprise qui entend promouvoir son image de marque dans le cadre du parrainage est assurée. Peu importe à cet égard le support qui permet cette identification (affiches, annonces de presse, effets médiatiques, etc.) ;
• les dépenses engagées sont en rapport avec l'avantage attendu par l'entreprise. Celle-ci doit être en mesure de justifier que les charges supportées à l'occasion d'une action de parrainage ne sont pas excessives eu égard à l'importance de la contrepartie attendue.

En tout état de cause, les dépenses afférentes aux publicités prohibées par le Code des débits de boissons demeurent non déductibles.

Comptabilisation des dépenses de sponsoring

Les frais exposés à cette occasion (versement à l'organisateur de la manifestation, frais divers, rémunérations ou remboursements de frais des personnalités participant à la manifestation...) peuvent être comptabilisés en frais de "Publicité, publication, relations publiques", au débit du compte 623.

Attention, lorsque l'entreprise met à disposition ses moyens propres (matériel, personnel, locaux...), ces frais doivent être déduits dans leur compte d'origine.

Si l'entreprise réalise également des opérations de mécénat, elle doit prendre soin de subdiviser le compte 623 (par exemple 6231 pour le parrainage et 6232 pour le mécénat), ces dépenses étant soumises à 2 régimes fiscaux différents.

Comptabilisation des frais de mécénat

Le mécénat consiste pour l'entreprise à apporter son soutien matériel à une association ou à une personne pour l'exercice d'activités présentant un caractère d'intérêt général, sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire. Ce dernier devra se contenter de mentionner l'existence de l'entreprise mécène.

Si les dépenses de mécénat sont récurrentes, elles peuvent être débitées du compte 623. Publicité, publication, relations publiques.

En application du principe de connexion entre la comptabilité et la fiscalité, des dépenses courantes de mécénat ayant fait l'objet d'une comptabilisation en charges d'exploitation sont donc déductibles de la valeur ajoutée servant d'assiette à la cotisation minimale de taxe professionnelle, sans qu'il y ait lieu de rechercher si elles présentent ou non une contrepartie.

Si elles sont exceptionnelles, elles peuvent être passées en charges exceptionnelles (compte 6713).

En contrepartie, l'entreprise pourra bénéficier d'une réduction d'impôt sur les bénéfices égale à 60 % du montant des versements effectués, imputable sur l'IS dû au titre de l'exercice au cours duquel les dépenses ont été réalisées, dans la limite unique de 5 p. mille du chiffre d'affaires.

Comptabilisation des cadeaux d'affaires

Les cadeaux d'affaires peuvent être compris dans les charges de l'entreprise s'ils relèvent d'une gestion normale, c'est-à-dire s'ils sont faits dans l'intérêt de l'entreprise. L'administration exige en outre qu'ils aient une cause licite et ne soient pas exagérés.

Les échantillons et menus objets publicitaires constituent des charges déductibles. Toutefois, si une entreprise utilise comme cadeaux publicitaires des articles de même nature que ceux qu'elle fabrique ou revend en l'état, ils doivent être inclus dans les stocks, à moins qu'ils ne comportent des caractéristiques ou marques permanentes les rendant impropres à la commercialisation.