Comptabiliser les factures à cheval sur deux exercices (charges et produits constatés d'avance)

Il est possible qu'une facture ait été émise alors que la prestation n'a pas encore été exécutée ou payée. Il faut alors ajuster les charges et produits pour en retirer les éléments qui concernent l'exercice suivant. On le fait au moyen des charges/produits constatés d'avance.

Les charges constatées d'avance

Les charges constatées d'avance sont les charges enregistrées au cours d'un exercice mais qui, en réalité, concernent l'exercice suivant.

On y enregistre notamment :

  • les factures pour lesquelles les achats ou les prestations de services n'ont pas été intégralement livrés ou exécutées ;
  • les abonnements, les loyers, les primes d'assurance et les intérêts dont une partie ou la totalité concerne l'exercice à venir.

Comment déterminer l'exercice comptable auquel rattacher la charge ? Les critères de rattachement sont assez simples :

  • Date du voyage pour des frais de transport.
  • Date de livraison pour un achat de biens.
  • Période de couverture pour une prime d'assurance.
  • Date de la formation pour des frais de formation.
  • Date de réalisation de la consultation ou de l'étude pour des honoraires d'experts.

Pour comptabiliser une charge constatée d'avance :

  • débit du compte 486. Charges constatées d'avance (montant HT) ;
  • crédit du compte de charge concerné (montant HT).

Au début de l'exercice suivant, il faut annuler cette écriture, c'est-à-dire l'enregistrer dans le sens inverse.

Une entreprise paie ses factures trimestriellement. Au mois de décembre, elle comptabilise une charge de 3000€ HT concernant les mois de décembre, janvier et février. L'exercice comptable se clôturant le 31 décembre, le paiement relatif aux mois de janvier et février doit être transféré dans les charges constatées d'avance.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
486 Charges constatées d'avance 2000
613 Locations 2000

Les produits constatés d'avance

Si la situation est inverse, la comptabilisation est identique excepté qu'il faut utiliser le compte 487. Produits constatés d'avance.

Pour comptabiliser un produit constaté d'avance :

  • débit du compte 487. Produits constatés d'avance (montant HT) ;
  • crédit du compte de produit concerné : 707. Vente de marchandises ou 706. Prestations de services (montant HT).