Comptabiliser les frais de constitution

Les frais de constitution sont engagés à l'occasion de la création de la société. Ceux-ci sont généralement avancés par les associés, la société n'étant pas encore constituée.

A quoi correspondent les frais de constitution ?

Les frais de constitution sont l'un des composants des frais d'Ă©tablissement, avec les frais d'augmentation du capital.

Ils comprennent en principe :

  • les droits d'enregistrement sur les apports (apports Ă  titre pur et simple ou Ă  titre onĂ©reux),
  • les honoraires des intermĂ©diaires (notaires, conseils juridiques...),
  • le coĂ»t des formalitĂ©s lĂ©gales (frais d'insertion, de publication),
  • les frais de prospection et de publicitĂ© engagĂ©s lors d'opĂ©rations qui conditionnent l'existence ou le dĂ©veloppement de l'entreprise, ce qui exclut les dĂ©penses rattachables Ă  des produits fabriquĂ©s par l'entreprise.

Les frais de constitution prĂ©sentent la particularitĂ© de pouvoir ĂȘtre comptabilisĂ©s selon 2 mĂ©thodes :

  • leur inscription en charge dans le compte correspondant Ă  la nature de la dĂ©pense : 6354. Droits d'enregistrement et timbres, 6226. Honoraires ou 6231. PublicitĂ© – annonces et insertions
  • ou leur immobilisation dans le compte 2011 "Frais de constitution".

Dans le cas oĂč les frais de constitution ont Ă©tĂ© engagĂ©s par une sociĂ©tĂ© en cours de formation, il est possible de dĂ©duire ces dĂ©penses du bĂ©nĂ©fice de la sociĂ©tĂ©, sous rĂ©serve que celle-ci ait repris les engagements pris pour son compte.

Les frais de constitution constituent-ils une charge ou une immobilisation ?

Les frais de constitution peuvent, au choix de l'entrepreneur, ĂȘtre passĂ©s directement en charges ou comptabilisĂ©s dans les immobilisations.

Le Plan comptable général privilégie l'inscription des frais de constitution dans les comptes de charges correspondant aux dépenses effectuées. Cette méthode est conseillée lorsque les frais de constitution ne sont pas trop importants.

L'inscription des frais de constitution dans les immobilisations, c'est-Ă -dire Ă  l'actif du bilan, a pour but de ne pas trop alourdir le rĂ©sultat annuel de la premiĂšre annĂ©e. Mais elle peut ĂȘtre pĂ©nalisante pour l'entreprise car ces frais doivent ĂȘtre totalement amortis avant toute distribution de dividendes.

1. Comptabilisation des frais de constitution dans les charges

Les frais de constitution peuvent ĂȘtre inscrits dans les comptes de charges correspondants et ĂȘtre dĂ©duits intĂ©gralement du rĂ©sultat du premier exercice.

Par exemple, un associĂ© d'EURL a dĂ©boursĂ© 50 € pour la parution de son annonce lĂ©gale, 200 € pour l'immatriculation au CFE et le dĂ©pĂŽt des statuts au greffe et enfin 80 € pour la rĂ©alisation d'un stage de prĂ©paration Ă  l'installation.

Si plusieurs associĂ©s participent aux frais, il faut crĂ©er un compte 445 par associĂ© (pour 2 associĂ©s, un compte 44501 et 44502, par exemple). Cela permettra de dĂ©terminer prĂ©cisĂ©ment ce qui doit ĂȘtre remboursĂ© Ă  chacun.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Parution de l'annonce légale
623100 Annonces et insertions 64,32
44566 TVA déductible 15,68
455 Associés - Comptes courants 80
CFE
622700 Frais d'acte 200
455 Associés - Comptes courants 200
Stage de préparation à l'installation
618500 Frais de colloques, semin., confer 80
455 Associés - Comptes courants 80

2. Comptabilisation des frais de constitution dans les immobilisations

L'entreprise peut prĂ©fĂ©rer immobiliser les frais de constitution plutĂŽt que de les passer en charges. Dans ce cas, ils doivent ĂȘtre amortis sur une durĂ©e maximale de 5 ans afin de permettre une rĂ©partition des frais sur le premier exercice comptable et sur les exercices ultĂ©rieurs.

L'immobilisation des frais de constitution peut ĂȘtre pĂ©nalisante pour l'entreprise car ils ne sont dĂ©ductibles qu'au fur et Ă  mesure des amortissements. Tant que les frais de constitution n'ont pas Ă©tĂ© totalement amortis, la distribution de dividendes est interdite (article L 232-9 du Code de commerce).

1. Immobilisation des frais de constitution

L'entreprise doit commencer par comptabiliser les frais de constitution dans les immobilisations :

  • on dĂ©bite le compte d'immobilisation concernĂ© :
    2011. Frais de constitution
    2012. Frais de premier Ă©tablissement
    - 20121. Frais de prospection
    - 20122. Frais de publicité
  • on crĂ©dite le compte 72. Production immobilisĂ©e

2. Amortissement des frais de constitution

Une fois que les frais de constitution ont été comptabilisés dans les immobilisations, il faut les amortir.

Pour cela :

  • on dĂ©bite le compte 68111. Dotations aux amortissements sur immobilisations,
  • on crĂ©dit le compte 2801. Amortissements des frais d'Ă©tablissement, Ă  rĂ©partir selon leur nature dans les sous-comptes.

Une fois les frais d'établissement intégralement amortis, l'entreprise doit passer une écriture le signalant :

  • on dĂ©bite le compte 2801. Amortissements des frais d'Ă©tablissement,
  • on crĂ©dite le compte 201. Frais d'Ă©tablissement.

Que faire du remboursement des sommes avancées par les associés ?

Les sommes versĂ©es par les associĂ©s peuvent ĂȘtre remboursĂ©es sur leur compte courant d'associĂ©.

L'Ă©criture est trĂšs simple :

  • on dĂ©bite le compte 45. AssociĂ©s - Comptes courants (ou celui de l'associĂ© concernĂ©, s'il y en a plusieurs),
  • on crĂ©dite le compte 512000 - Banques du montant remboursĂ©.