Comptabiliser les frais de constitution

Les frais de constitution sont des frais engagés à l'occasion de la création de la société. Ceux-ci sont généralement avancés par les associés, la société n'étant pas encore constituée. Comment sont-ils comptabilisé ?

A quoi correspondent les frais de constitution ?

Les frais de constitution sont l'un des composants des frais d'établissement, avec les frais d'augmentation du capital.

Ils comprennent en principe :

• les droits d'enregistrement sur les apports (apports à titre pur et simple ou à titre onéreux),
• les honoraires des intermédiaires (notaires, conseils juridiques...),
• le coût des formalités légales (frais d'insertion, de publication),
• les frais de prospection et de publicité engagés lors d'opérations qui conditionnent l'existence ou le développement de l'entreprise, ce qui exclut les dépenses rattachables à des produits fabriqués par l'entreprise.

Les frais de constitution présentent la particularité de pouvoir être comptabilisés selon 2 méthodes :

• leur inscription en charge dans le compte correspondant à la nature de la dépense : 6354. Droits d'enregistrement et timbres, 6226. Honoraires ou 6231. Publicité – annonces et insertions
• ou leur immobilisation dans le compte 2011 "Frais de constitution".

Dans le cas où les frais de constitution ont été engagés par une société en cours de formation, il est possible de déduire ces dépenses du bénéfice de la société, sous réserve que celle-ci ait repris les engagements pris pour son compte.

Les frais de constitution constituent-ils une charge ou une immobilisation ?

Les frais de constitution peuvent, au choix de l'entrepreneur, être passés directement en charges ou comptabilisés dans les immobilisations.

Le Plan comptable général privilégie l'inscription des frais de constitution dans les comptes de charges correspondant aux dépenses effectuées. Cette méthode est conseillée lorsque les frais de constitution ne sont pas trop importants.

L'inscription des frais de constitution dans les immobilisations, c'est-à-dire à l'actif du bilan, a pour but de ne pas trop alourdir le résultat annuel de la première année. Mais elle peut être pénalisante pour l'entreprise car ces frais doivent être totalement amortis avant toute distribution de dividendes.

1. Comptabilisation des frais de constitution dans les charges

Les frais de constitution peuvent être inscrits dans les comptes de charges correspondants et être déduits intégralement du résultat du premier exercice.

Par exemple, un associé d'EURL a déboursé 50 € pour la parution de son annonce légale, 200 € pour l'immatriculation au CFE et le dépôt des statuts au greffe et enfin 80 € pour la réalisation d'un stage de préparation à l'installation.

Si plusieurs associés participent aux frais, il faut créer un compte 445 par associé (pour 2 associés, un compte 44501 et 44502, par exemple). Cela permettra de déterminer précisément ce qui doit être remboursé à chacun.

2. Comptabilisation des frais de constitution dans les immobilisations

L'entreprise peut préférer immobiliser les frais de constitution plutôt que de les passer en charges. Dans ce cas, ils doivent être amortis sur une durée maximale de 5 ans afin de permettre une répartition des frais sur le premier exercice comptable et sur les exercices ultérieurs.

L'immobilisation des frais de constitution peut être pénalisante pour l'entreprise car ils ne sont déductibles qu'au fur et à mesure des amortissements. Tant que les frais de constitution n'ont pas été totalement amortis, la distribution de dividendes est interdite (article L 232-9 du Code de commerce).

1. Immobilisation des frais de constitution

L'entreprise doit commencer par comptabiliser les frais de constitution dans les immobilisations :

• on débite le compte d'immobilisation concerné :
  2011. Frais de constitution
  2012. Frais de premier établissement
  - 20121. Frais de prospection
  - 20122. Frais de publicité
• on crédite le compte 72. Production immobilisée

2. Amortissement des frais de constitution

Une fois que les frais de constitution ont été comptabilisés dans les immobilisations, il faut les amortir.

Pour cela :

• on débite le compte 68111. Dotations aux amortissements sur immobilisations,
• on crédit le compte 2801. Amortissements des frais d'établissement, à répartir selon leur nature dans les sous-comptes.

Une fois les frais d'établissement intégralement amortis, l'entreprise doit passer une écriture le signalant :

• on débite le compte 2801. Amortissements des frais d'établissement,
• on crédite le compte 201. Frais d'établissement.

Que faire du remboursement des sommes avancées par les associés ?

Les sommes versées par les associés peuvent être remboursées sur leur compte courant d'associé.

L'écriture est très simple :

• on débite le compte 45. Associés - Comptes courants (ou celui de l'associé concerné, s'il y en a plusieurs),
• on crédite le compte 512000 - Banques du montant remboursé.