Faut-il faire sa comptabilité en ligne ?

La comptabilité en ligne simplifie au maximum vos obligations, qu'il s'agisse de catégoriser vos dépenses, de calculer votre TVA sans effort, d'identifier les montants à déclarer ou encore de centraliser toutes vos factures dans un seul espace. Souvent plus rapide, plus immédiate, elle vous libère de vos obligations et simplifie le suivi de votre comptable.

Celui-ci est plus disponible et réactif pour se consacrer à l’essentiel : vous accompagner pour la bonne réussite de vos projets entrepreneuriaux. A condition de choisir une bonne solution en ligne, c’est-à-dire une prestation vraiment adaptée à vos besoins !

Comment fonctionne la comptabilité en ligne ?

La comptabilité en ligne vous offre la possibilité de gérer votre comptabilité directement sur internet, sans besoin d'installer de logiciel spécifique.

Ce service fonctionne en mode ASP (Applications Hébergées) ou SaaS, ce qui signifie que tout se fait à distance, via des serveurs sécurisés.

En général, vous pouvez choisir entre des abonnements mensuels ou annuels, dont le coût varie en fonction du volume des opérations comptables.

Les données ne sont pas conservées au sein de l'entreprise, mais sont hébergées en ligne et sécurisées.

Quels sont les avantages de la comptabilité en ligne par rapport aux cabinets comptables traditionnels ?

Réduisez vos coûts

En optant pour une solution de comptabilité en ligne, vous pouvez réduire vos dépenses.

Contrairement à l'acquisition d'une licence pour un logiciel comptable traditionnel, les outils SaaS sont plus économiques.

De plus, l'automatisation de la saisie vous permet de vous passer des services d'un comptable, ce qui vous permet de réaliser des économies supplémentaires.

Gérez votre comptabilité sans avoir à maîtriser les notions comptables

La comptabilité utilise un vocabulaire spécifique, avec des termes techniques adaptés aux différentes opérations de l’entreprise.

A l’inverse, les logiciels de comptabilité en ligne sont conçus pour être très intuitifs et ne requièrent pas de formation particulière en comptabilité pour être utilisés efficacement.

Gagnez du temps

Évitez les saisies répétitives que demande une comptabilité réalisée sur Excel, par exemple. Rappelons au passage que si de tels tableaux sont encore de l’ordre du possible pour les entrepreneurs qui ont choisi le statut de la micro-entreprise et ne sont pas obligés à la tenue d’une comptabilité, un tableur Excel ne répond pas aux normes imposées en la matière. Pour rappel en effet, toutes les entreprises doivent pouvoir disposer d’un fichier électronique normalisé ou FEC (fichier des écritures comptables). Celui-ci recense toutes les écritures comptables. Il vous sera demandé par l’Administration fiscale en cas de contrôle.

Avec les outils mis à disposition par les cabinets de comptabilité en ligne, vos données sont enregistrées automatiquement, et l'outil se charge de simplifier les tâches récurrentes. Vous n'aurez plus à ressaisir toutes vos informations lors de chaque nouvel exercice comptable.

Réduisez les risques d’erreur

Grâce à l’intégration entre les différents logiciels de gestion (comptabilité, facturation, notes de frais, etc.) et les comptes bancaires de l’entreprise, les données peuvent être automatiquement transférées d’un système à l’autre.

Les montants sont directement enregistrés dans le journal comptable, sans intervention humaine, réduisant ainsi les risques d’erreurs ou d’omissions. Moins de saisie signifie moins de risques d’erreurs.

Vous vous libérez de toutes ces microtâches chronophages qui augmentent les risques d’irrégularités dans vos comptes.

Accédez à votre comptabilité en permanence

Une simple connexion internet vous permet d'accéder à votre tableau de bord comptable ou de suivre votre trésorerie en temps réel. C'est une solution idéale pour les dirigeants souvent en déplacement dans le cadre de leur activité professionnelle.

En outre, contrairement à un cabinet comptable plus traditionnel, où vous ne disposez pas toujours d’un accès immédiat à vos données financières, un outil de comptabilité en ligne vous offre la possibilité de générer des rapports instantanément, à la demande.

Attention toutefois, que vous ayez choisi une solution de comptabilité en ligne ou un cabinet comptable de proximité, si vous devez établir un bilan intermédiaire pour les besoins d’une demande de prêt par exemple, vous devrez solliciter une situation intermédiaire auprès d’un comptable. Les rapports d’un outil de suivi en ligne ne sont en effet la plupart du temps pas suffisants pour satisfaire ce type de demande.

Sécurisez vos données

Si vous n’avez pas choisi de solutions de comptabilité, la gestion des données de votre entreprise vous incombe. Ce qui nécessite dans ce cas du personnel dédié générant des coûts importants.

La complexité de la mission comptable conduit logiquement la plupart des entrepreneurs à externaliser leur comptabilité. En optant pour une solution SaaS de comptabilité en ligne, vous faites le choix de solutions comprenant des niveaux de sécurité optimaux pour vos données, avec des prestataires qui vous garantissent la sécurité et la sauvegarde de vos données.

Les informations sensibles sont hébergées sur les serveurs du fournisseur, et non sur le disque dur de votre ordinateur ou un serveur local. En cas de panne, c'est l'éditeur du logiciel qui s'occupe de l'assistance technique et de la récupération des données comptables.

Vous pouvez ainsi continuer à gérer votre comptabilité de manière simplifiée, sans avoir à vous soucier de la protection de vos informations. Si votre ordinateur est volé, personne ne pourra y accéder.

Possibilité de partager vos données avec un expert-comptable en ligne

Avec la comptabilité en ligne, vous pouvez :

• Gérer votre comptabilité de manière autonome grâce à un outil en ligne.
• Faire appel à un expert-comptable uniquement pour la présentation de vos comptes annuels.

Pour un coût généralement plus faible, vous bénéficiez d’une qualité des services équivalente à l'expertise comptable traditionnelle. Formés et basés en France, les experts-comptables en ligne sont des professionnels aussi qualifiés et expérimentés que leurs homologues exerçant en cabinet.

Tout dépendra de la solution de comptabilité en ligne choisie. Tous les cabinets en ligne ne fonctionnent pas de la même manière ! Selon la prestation, vous ne disposerez pas forcément des mêmes avantages :

• Conseiller dédié qui suit votre entreprise de manière personnalisée,
• Points d’étapes régulier pour le suivi de votre gestion,
• Conseils pour l’optimisation de vos résultats,
• Mise en relation au gré des besoins avec des spécialistes en matière de gestion Paie RH, investissements, choix patrimoniaux…
• Etc.

Au-delà de l’impératif du bilan annuel, votre expert-comptable a un rôle de consultant, voire même de coach. Il est là pour vous aider à analyser les performances de votre entreprise et prendre les bonnes décisions en temps utiles pour vous permettre de voir plus loin encore, à la fois pour des questions fiscales, comptables ou stratégiques.

Les logiciels de comptabilité en ligne facilitent également la communication en permettant à votre expert-comptable d'accéder directement à vos données pour un échange d'informations et de documents simplifié.

Mais encore une fois, il faut prendre le temps de comparer les offres et de vérifier ce que comprend véritablement la lettre de mission (le contrat d’expertise comptable) communiquée par les cabinets. D’un cabinet en ligne à l’autre, les prestations peuvent varier très sensiblement.

Pour vous assurer un suivi adapté à vos besoins en tant qu’entrepreneur mais aussi aux spécificités de vos projets, prenez le temps d’un échange avec les cabinets que vous envisagez. Vous comparez ainsi précisément ce que recouvre les tarifs affichés sur leurs sites.

C’est l’occasion d’échanger et de vous faire une idée de la relation que vous allez pouvoir tisser sur le long terme. L’accompagnement à la gestion, notamment dans les premières années d’une entreprise, est en effet un gage de réussite stratégique à ne pas négliger !