Comment externaliser ses formalités juridiques ?

Plutôt que de réaliser soi-même toutes les formalités juridiques de ses clients, un notaire, un avocat ou un expert-comptable peut passer par une plateforme de formalités juridiques.

Ce type de plateforme est chargée de la réalisation des formalités juridiques auprès des organismes officiels, ainsi que la rédaction et la publication des annonces légales.

Quelles sont les formalités de création d'une entreprise ?

La création d'une entreprise impose au professionnel de respecter un grand nombre d'étapes chronophages qui limite le temps passé à conseiller son client et à lui permettre de faire les choix les plus pertinents.

Si le créateur opte pour la création d'une société du type SARL/EURL ou SAS/SASU, le professionnel devra :

• Etudier et sélectionner les meilleures options correspondant à sa situation (forme juridique, régime fiscal de la société, régime social du dirigeant…).
• Rédiger des statuts comportant toutes les mentions obligatoires imposées par la loi et adaptés à la situation spécifique du client (exercice d'une activité réglementée, société créée dans un but de transmission…).
• Ouvrir un compte professionnel et y déposer les apports en numéraire.
• Publier une annonce de création dans un journal d'annonces légales.
• Demander l'immatriculation de la société sur le Guichet unique des formalités des entreprises.

Si le créateur opte pour la création d'une entreprise individuelle, les formalités sont plus légères et les choix plus restreints. Le risque de commettre des erreurs ou de faire de mauvais choix est donc plus limité.

Dans quels cas externaliser ses formalités juridiques ?

Certaines formalités juridiques sont complexes et demandent du temps car elles nécessitent le respect de plusieurs étapes successives pour la validation du dossier.

Les risques d'omission ou d'erreurs sont alors nombreux. Par exemple :

• l'envoi d'un acte non signé ou signé par une personne n'ayant pas compétence pour le faire,
• la réalisation d'un document (statuts, procès-verbaux) dont les mentions ne sont plus à jour suite à des modifications intervenues dans la société (transfert de siège social, changement de forme juridique…),
• l'insertion de mentions ne concernant pas la forme juridique de la société, notamment lors de la publication de l'annonce légale,
• l'envoi d'une attestation de domiciliation du siège social qui n'est pas valide car datée de plus de 3 mois,
• une mauvaise gestion des signatures électroniques.

Quels risques lorsqu'une formalité est mal réalisée ?

Une pièce justificative manquante ou une case mal remplie prolonge les délais auprès du greffe de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois.

Le non-respect d'une formalités ou la réalisation d'une formalité en retard peut aussi exposer directement le dirigeant à plusieurs risques juridiques et financiers.

Exemples :

• Un changement de dirigeant qui n'a pas été réalisé dans les règles le rend inopposable aux tiers.
• Le non-respect d'un délai d'enregistrement entraîne l'application d'une pénalité et d'intérêts de retard.
• Une erreur concernant la date d'effet d'une fusion ou d'une TUP peut avoir des conséquences juridiques, sociales et fiscales importantes pour l'entreprise.