L’extrait Kbis : ce qu’un assistant juridique doit savoir

L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’existence légale d’une entreprise commerciale en France. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il synthétise les principales informations figurant au registre du commerce et des sociétés (RCS) : dénomination sociale, forme juridique, capital, siège social, identité du dirigeant, activités exercées

Qui est concerné par le Kbis ? À quoi sert-il ?

Le Kbis s’applique à toutes les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, etc) et aux entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale.
Les professions libérales, artisans ou micro-entrepreneurs non-commerçants n’en disposent pas ; ils relèvent d’autres registres (URSSAF, CMA).

Il est exigé dans de nombreuses situations : candidatures aux marchés publics, ouverture de compte professionnel, signature de baux commerciaux, ou justificatif pour un client ou fournisseur. Sa production est aussi fréquente dans les formalités courantes (modification statutaire, dépôt de comptes, etc.).

Bien que la loi ESSOC (n° 2018-727) et le décret n° 2021-300 aient instauré l’accès automatique des administrations aux données du RCS, le Kbis reste demandé dans la pratique, notamment par les acteurs privés.

Validité et renouvellement

Le Kbis n’a pas de durée de validité légale, mais on exige souvent une version datant de moins de 3 mois. Il est recommandé d’en commander un exemplaire récent pour toute démarche officielle.

Comment l’obtenir ?

• Sur infogreffe.fr (payant, 3 à 4 €)

• Sur MonIdenum.fr (gratuit pour le représentant légal)

• Via une plateforme tierce telle que PoleSocietes ou Pappers

• Directement auprès du greffe compétent

Un abonnement permet de recevoir automatiquement une version à jour du Kbis.

Bonnes pratiques pour l’assistant juridique

• Vérifier que les informations figurant sur le Kbis sont à jour avant tout usage

• Anticiper les délais d’obtention, surtout lors d’opérations urgentes

• Conserver une copie numérique récente dans les dossiers juridiques

• En cas de changement (siège, dirigeant, associés, etc.), initier rapidement la mise à jour au RCS pour éviter toute discordance