Comment tenir une caisse ?

Tenir un journal de caisse exige un soin particulier. Des anomalies ou erreurs graves ou répétées peuvent faire perdre sa valeur probante à la comptabilité.

Quelles sont les entreprises devant tenir un journal de caisse ?

Le journal de caisse doit être utilisé par tous les commerçants, itinérants ou sédentaires, les agriculteurs et les artisans qui gèrent un commerce de détail ouvert au public. Il peut être réalisé sur papier ou via un logiciel de caisse.

Le journal de caisse permet d'enregistrer au jour le jour les opérations effectuées en espèces (entrées et sorties d'argent) ainsi que les remises à la banque.

Cependant, dans les cafés, hôtels, restaurants et chez les prestataires de services, le journal de caisse peut contenir la totalité des recettes de la journée, quelle que soit leur mode de paiement (chèque, espèces, cartes bancaires...).

Toutes les opérations doivent-elles être retranscrites dans le journal de caisse ?

Lorsque le commerçant réalise peu d'opérations journalières ou que les ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, toutes les recettes peuvent être inscrites dans le journal de caisse.

Dans le cas contraire, un support spécifique doit être utilisé pour justifier le détail des recettes (brouillard de caisse, bande de caisse enregistreuse, main courante...). Le commerçant devra seulement retranscrire la récapitulation des recettes de la journée.

Les autres entrées (prélèvements en espèces, dépenses payées en espèces par le commerçant, remises en banque) doivent être inscrites de façon détaillée.

Comment remplir le journal de caisse ?

L'entête

L'entête permet d'indiquer à quelle période le journal de caisse se rapporte : journée, semaine voire mois s'il y a très peu d'opérations.

Colonne "Nature des articles vendus"

Vous devez indiquer précisément la nature des articles vendus (marque, taille, couleur, immatriculation...).

Si vous réalisez de nombreuses opérations ou que leur ventilation est compliquée, vous pouvez n'y faire figurer que la recette du jour. Les opérations hors recettes devront être inscrites de manière détaillée.

Colonne "Recettes encaissées"

Chaque recette doit être distinguée selon son mode de paiement : espèces, chèques ou carte bancaire.

Les éventuels remboursements effectués à la clientèle doivent être enregistrés à l'encre rouge. Ils seront soustraits de la ligne "Encaissements".

Colonne "Produits vendus"

Cette colonne peut être subdivisée en une dizaine de colonnes, chacune correspondant à un compte du plan comptable. Il est aussi possible de la scinder en 4 colonnes, en fonction du taux de TVA applicable (2,1%, 5,5%, 10 % ou 20 %).

Les montants hors taxes et TTC devront être distingués en bas du journal.

Colonne "Autres recettes encaissées"

Certaines sommes entrent en caisse sans correspondre à la vente de produits : apport de l'exploitant, avances clients, remboursements des fournisseurs, virements de fonds (monnaie), cessions ou reprises de matériels, produits financiers...

Colonne "Sorties ou dépenses en espèces"

Il faut ici inscrire les dépôts d'espèces, effectués sur le compte bancaire ou postal.