Comment tenir une caisse ?

Tenir un journal de caisse exige un soin particulier. Des anomalies ou erreurs graves ou répétées peuvent faire perdre sa valeur probante à la comptabilité.

Quelles sont les entreprises devant tenir un journal de caisse ?

Le journal de caisse doit ĂȘtre utilisĂ© par tous les commerçants, itinĂ©rants ou sĂ©dentaires, les agriculteurs et les artisans qui gĂšrent un commerce de dĂ©tail ouvert au public. Il peut ĂȘtre rĂ©alisĂ© sur papier ou via un logiciel de caisse.

Le journal de caisse permet d'enregistrer au jour le jour les opérations effectuées en espÚces (entrées et sorties d'argent) ainsi que les remises à la banque.

Cependant, dans les cafés, hÎtels, restaurants et chez les prestataires de services, le journal de caisse peut contenir la totalité des recettes de la journée, quelle que soit leur mode de paiement (chÚque, espÚces, cartes bancaires...).

Toutes les opĂ©rations doivent-elles ĂȘtre retranscrites dans le journal de caisse ?

Lorsque le commerçant rĂ©alise peu d'opĂ©rations journaliĂšres ou que les ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, toutes les recettes peuvent ĂȘtre inscrites dans le journal de caisse.

Dans le cas contraire, un support spĂ©cifique doit ĂȘtre utilisĂ© pour justifier le dĂ©tail des recettes (brouillard de caisse, bande de caisse enregistreuse, main courante...). Le commerçant devra seulement retranscrire la rĂ©capitulation des recettes de la journĂ©e.

Les autres entrĂ©es (prĂ©lĂšvements en espĂšces, dĂ©penses payĂ©es en espĂšces par le commerçant, remises en banque) doivent ĂȘtre inscrites de façon dĂ©taillĂ©e.

Comment remplir le journal de caisse ?

L'entĂȘte

L'entĂȘte permet d'indiquer Ă  quelle pĂ©riode le journal de caisse se rapporte : journĂ©e, semaine voire mois s'il y a trĂšs peu d'opĂ©rations.

Colonne "Nature des articles vendus"

Vous devez indiquer précisément la nature des articles vendus (marque, taille, couleur, immatriculation...).

Si vous rĂ©alisez de nombreuses opĂ©rations ou que leur ventilation est compliquĂ©e, vous pouvez n'y faire figurer que la recette du jour. Les opĂ©rations hors recettes devront ĂȘtre inscrites de maniĂšre dĂ©taillĂ©e.

Colonne "Recettes encaissées"

Chaque recette doit ĂȘtre distinguĂ©e selon son mode de paiement : espĂšces, chĂšques ou carte bancaire.

Les Ă©ventuels remboursements effectuĂ©s Ă  la clientĂšle doivent ĂȘtre enregistrĂ©s Ă  l'encre rouge. Ils seront soustraits de la ligne "Encaissements".

Colonne "Produits vendus"

Cette colonne peut ĂȘtre subdivisĂ©e en une dizaine de colonnes, chacune correspondant Ă  un compte du plan comptable. Il est aussi possible de la scinder en 4 colonnes, en fonction du taux de TVA applicable (2,1%, 5,5%, 10 % ou 20 %).

Les montants hors taxes et TTC devront ĂȘtre distinguĂ©s en bas du journal.

Colonne "Autres recettes encaissées"

Certaines sommes entrent en caisse sans correspondre à la vente de produits : apport de l'exploitant, avances clients, remboursements des fournisseurs, virements de fonds (monnaie), cessions ou reprises de matériels, produits financiers...

Colonne "Sorties ou dépenses en espÚces"

Il faut ici inscrire les dépÎts d'espÚces, effectués sur le compte bancaire ou postal.