Signature électronique gratuite vs payante : Quel choix stratégique pour votre entreprise ?

Pour les entreprises, le choix entre la gratuité et l'investissement n'est pas anodin. Il peut avoir un impact significatif sur le flux de travail, le gain de temps et l'efficacité opérationnelle.

Le maintien de la sécurité, la conformité au règlement eIDAS et l’optimisation du processus de signature sont autant de facteurs à prendre en compte.

À cet égard, faut-il opter pour une solution de signature électronique gratuite ou payante ? Quelle est la valeur d’une signature électronique gratuite vs une signature payante? On vous dit tout !

Quelles sont les différences entre signature simple, avancée et qualifiée ?

Pour vous aider à mieux comprendre la différence, nous allons décomposer les différences majeures entre les trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée.

La signature électronique simple

La signature électronique simple est l'option la plus accessible et la plus simple à utiliser.

Elle n'exige pas une authentification rigoureuse du signataire et utilise généralement des données de connexion basiques comme un email ou un mot de passe.

C'est une solution idéale pour les documents informels ou les transactions qui ne nécessitent pas une sécurité maximale. Cependant, elle a une force probante limitée en cas de litige.

La signature électronique avancée

Un cran au-dessus de la signature simple, on trouve la signature électronique avancée.

Cette méthode requiert une preuve d'identité plus fiable, comme une pièce d'identité numérisée ou un certificat numérique.

La signature électronique avancée garantit que le document n'a pas été modifié après la signature, offrant ainsi un degré de sécurité plus élevé.

La signature électronique qualifiée

Enfin, la signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé de sécurité.

Pour effectuer une telle signature, il faut un certificat qualifié de signature électronique, délivré par un prestataire de service de confiance qualifié. Elle a la même force probante qu'une signature manuscrite et est reconnue dans toute l'Union Européenne, conformément au règlement eIDAS.

Entre ces trois options, il n'y a pas de choix universellement « meilleur ». Tout dépend du type de document à signer et du niveau de sécurité requis.

Quel usage avec une signature électronique gratuite ?

Une signature électronique gratuite peut se révéler un véritable atout, particulièrement pour les nouvelles entreprises ou les entrepreneurs individuels disposant d’un budget limité.

Typiquement, elle correspond à une signature électronique simple dans la plupart des cas. C'est un très bon point de départ pour ceux qui cherchent à digitaliser leurs flux de travail en douceur et s'initier aux avantages de la dématérialisation des documents.

Grâce à un logiciel de signature électronique gratuit, vous pouvez facilement "faire signer" à vos collaborateurs des documents de type courriers internes, contrats simples, comptes rendus de réunion, etc. C'est également un moyen efficace pour expérimenter le processus de signature numérique et comprendre comment cela peut contribuer à l'amélioration de votre productivité.

En effet, l'usage d’un outil de signature électronique gratuit peut vous aider à réduire les délais liés à la transmission manuelle et physique des documents. C'est un pas vers un environnement de travail sans papier, permettant un gain de temps non négligeable.

De plus, certaines solutions gratuites offrent un nombre spécifique de "documents par mois" que vous pouvez envoyer pour signature, permettant ainsi de gérer vos documents à signer de manière plus structurée et efficace.

Cependant, il est important de préciser que les offres gratuites sont généralement très limitées en termes de fonctionnalités et de capacités. Pour des besoins plus avancés, spécifiques et une utilisation de masse, une solution de signature électronique payante pourra être préférable, comme nous le verrons dans la section suivante.

Quel usage avec une signature électronique payante ?

S'il est vrai que les outils de signature électronique gratuits présentent de nombreux avantages, le passage à une option payante peut s'avérer être un investissement judicieux pour ceux qui recherchent une solution plus robuste et versatile.

En général, opter pour un logiciel de signature électronique payant vous donne accès à une gamme de fonctionnalités avancées. Par exemple, ces solutions peuvent proposer des signatures électroniques avancées et qualifiées, assurant ainsi un niveau de sécurité et de conformité bien plus élevé. Ces fonctionnalités sont essentielles pour signer des documents dotés d'une haute importance légale, comme des contrats officiels, des accords confidentiels ou des transactions financières.

Un service payant vous autorise généralement à traiter un nombre illimité de documents, améliorant ainsi le flux de travail de votre entreprise. De plus, la plupart de ces services proposent du support client, ce qui peut être précieux en cas de problèmes techniques.

Pour les entreprises visant l'efficacité et la rapidité, l’investissement dans un service payant peut significativement automatiser et accélérer le processus de signature, menant à un gain de temps et d’efficacité considérable. De plus, certains services payants peuvent même s’intégrer à votre système d’information existant, créant une expérience de signature numérique totalement fluide et transparente.

Quelle signature électronique pour une entreprise ?

Choisir l'outil de signature électronique adéquat pour votre entreprise dépend de nombreux facteurs. De la taille de votre entreprise à la nature des documents que vous souhaitez faire signer, différents livrables et situations nécessiteront des types de signatures différentes.

Si vous êtes une petite entreprise ou un indépendant qui a besoin de signer en ligne quelques documents par mois, une solution gratuite peut être suffisante. En revanche, si vous êtes une entreprise plus grande qui nécessite de nombreuses signatures électronique sécurisées chaque jour, une solution payante serait plus adaptée comme celle de Docaposte par exemple.

Le choix de la meilleure solution doit être basé sur le retour sur investissement, la facilité d'utilisation et la valeur ajoutée pour votre entreprise.