Sanction disciplinaire : procédure

Pour valablement sanctionner un salarié, l'employeur doit respecter une procédure précise. A défaut, la sanction pourra être annulée en justice.

Dans quels délais faut-il engager la procédure disciplinaire ?

S'il n'y a pas de poursuites pénales

Qu'il s'agisse d'une sanction disciplinaire mineure ou d'une sanction plus grave, l'employeur n'a que deux mois pour engager la procédure disciplinaire (et non pour prononcer la sanction), sauf si le fait fautif a donné lieu à des poursuites pénales dans ce délai.

Au-delà, il y a prescription. Le fait non sanctionné pourra simplement être invoqué à l'appui d'un nouveau fait fautif, de même nature.

Point de départ du délai de prescription

Le point de départ du délai de prescription est le jour où l'employeur ou encore le supérieur hiérarchique direct du salarié ont eu connaissance des faits fautifs.

Si des vérifications et investigations sont nécessaires, le point de départ du délai de deux mois est au jour où l'employeur dispose de l'ensemble des informations. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant.

Procédure à suivre

Lorsque la sanction est mineure (blâme, avertissement...), l'employeur a simplement pour obligation d'adresser une lettre au salarié pour lui notifier la sanction disciplinaire. La procédure est donc considérée comme engagée le jour où le salarié la reçoit (lettre simple), où le jour de la première présentation (lettre recommandée avec AR).

Lorsque la sanction disciplinaire est plus grave (mise à pied, rétrogradation disciplinaire ou licenciement), l'employeur doit respecter une procédure plus lourde avec entretien préalable. C'est alors la date de convocation à l'entretien préalable qui marque l'engagement des poursuites. La convocation ultérieure à un éventuel conseil de discipline n'y change rien.

En cas de poursuites pénales

Si des poursuites pénales sont engagées dans le délai de prescription de deux mois, celui-ci est interrompu. Le délai de deux mois court alors à compter de la décision pénale définitive (expiration du délai pour faire appel ou des voies de recours), si l'employeur est partie au procès pénal, ou de la date de connaissance de la décision, s'il n'y est pas partie.

Seules les poursuites pénales permettent d'interrompre la prescription de deux mois. Ce délai continue de courir même lorsque le salarié est en arrêt de travail pour maladie ou pour accident du travail.

L'employeur peut licencier le salarié sans attendre le résultat des poursuites pénales, mais il doit alors veiller à ce que le motif énoncé dans la lettre de licenciement ne se résume pas aux faits qui donnent lieu à ces poursuites.

La procédure disciplinaire simple : envoi d'une lettre indiquant la sanction infligée

Relèvent de la procédure simplifiée l'avertissement, une admonestation ou un blâme, sauf si la sanction est susceptible d'avoir une influence sur la carrière du salarié (inscription dans son dossier).

L'employeur est simplement tenu, dans un délai maximum de deux mois après les faits, d'adresser au salarié une lettre précisant les griefs retenus contre lui. L'entretien préalable n'est donc pas obligatoire.

Un accord, une convention collective ou une clause du règlement intérieur peuvent instaurer des obligations supplémentaires.

Que doit contenir la lettre indiquant la sanction disciplinaire ?

La lettre doit indiquer avec précision la sanction infligée et les évènements qui la justifient. Ces derniers doivent être précis et datés, afin de vérifier qu'ils ne sont pas prescrits.

Seuls les éléments figurant dans la lettre pourront être évoqués devant le juge pour apprécier la justification de la sanction et sa proportionnalité au regard de la faute commise.

Comment la lettre doit-elle être remise ?

Il est conseillé de remettre la lettre en main propre contre décharge ou de l'envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.

La procédure disciplinaire lourde : l'entretien disciplinaire et la notification de la sanction

Les sanctions disciplinaires autres que le blâme, l'avertissement et l'admonestation relèvent de la procédure disciplinaire lourde.

Mais l'employeur peut également décider de suivre la procédure lourde, alors que la sanction relève normalement de la procédure simplifiée.

Que doit contenir la lettre de convocation ?

La lettre de convocation peut être remise en main propre contre décharge, ou adressée par lettre recommandée avec AR (impératif si la sanction est un licenciement). Elle doit préciser :

  • en objet, qu'une sanction disciplinaire est envisagée ;
  • la date, l'heure et le lieu de l'entretien disciplinaire ;
  • la possibilité, pour le salarié, de se faire assister d'une personne de son choix appartenant à l'entreprise.

L'employeur qui ne procède pas à la convocation du salarié risque de voir la sanction annulée par le juge sauf s'il s'agit d'un licenciement car, dans ce cas, le salarié peut seulement prétendre à des dommages-intérêts pour irrégularité de la procédure.

Quand l'entretien disciplinaire doit-il avoir lieu ?

L'entretien disciplinaire doit avoir lieu dans les deux mois, même lorsque le salarié est en arrêt de travail. Si le salarié ne peut se rendre à l'entretien disciplinaire, l'employeur n'est pas tenu de le convoquer à nouveau et il peut poursuivre la procédure sans que celle-ci ne soit atteinte d'irrégularité.

S'il décide de reporter l'entretien disciplinaire en raison de l'empêchement du salarié, il doit impérativement envoyer une deuxième convocation dans le délai maximum de deux mois suivant la première convocation.

Il faut prévoir un délai minimum de quatre à cinq jours entre la réception de la lettre de convocation et l'entretien disciplinaire. S'il s'agit d'un licenciement, la loi impose un délai minimum de cinq jours ouvrables

Si le salarié ne se rend pas à l'entretien disciplinaire, cela n'a aucune incidence sur la procédure qui peut se poursuivre sans lui. Attention, son refus de prendre connaissance de la convocation ne peut fonder un licenciement pour insubordination.

Que doit contenir la lettre notifiant la sanction ? Quand faut-il l'envoyer ?

La lettre doit indiquer la sanction prise et les griefs reprochés au salarié, et contenir des précisions sur la date des faits reprochés afin que le juge puisse s'assurer qu'ils ne sont pas prescrits. L'employeur ne pourra jamais en invoquer d'autres devant le juge, même s'il envoie une seconde lettre postérieurement.

La sanction peut être notifiée au salarié par une lettre remise en main propre contre décharge ou par une lettre recommandée avec AR (indispensable si la sanction est un licenciement disciplinaire).

Elle doit être envoyée entre deux jours ouvrables et un mois après l'entretien disciplinaire.

Lorsque la sanction est un licenciement, la lettre ne peut être envoyée ni moins de deux jours ouvrables après l'entretien disciplinaire ni plus d'un mois après l'entretien.